10工程あった日程調整フローの半分以上を自動化。人為的なミスを削減

2020 10/20
10工程あった日程調整フローの半分以上を自動化。人為的なミスを削減

関内イノベーションイニシアティブ株式会社は、人材育成事業 成長支援事業 調査研究事業 コンサル事業 以上4つの事業を通して、地域や社会・まちの未来を作るさまざまなソリューションをご提案しています。

今回同社は、横浜市芸術文化振興財団からの委託を受けて、横浜市の新型コロナウイルス対策事業の一環で実施する文化芸術創造都市横浜・臨時相談センター(通称:YES!)の事務局サポートを行っています。YES!は、新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受けた個人事業主の方々や企業様(相談者様)の相談窓口で、同社は相談者と士業の先生方とのマッチングを担当しています。

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文化芸術創造都市横浜・臨時相談センター(通称:YES!)

今回は、そのマッチング事業でwaaq Linkをご利用いただいている田中様、水島様にお話を伺ってきました。

事業内容:

横浜市の臨時相談センターのオンライン相談のマッチング

弊社サービスのご利用用途:

Googleカレンダー連携し、士業の先生方9人を「または」でつなぎ、相談可能時間を相談者様へ日程候補提供。

よく使っている便利機能:

1. Zoom会議URLの自動発行
2. 前日のリマインドメール
3. 複雑な条件での対応可能時間の自動抽出(複数人のAND/OR検索、特定キーワードの空き時間反転)
4. 文章のテンプレート
5. チャット機能

利用プラン:

ライトプラン

社員数:

1-100人

目次

作業工程が10以上と多く、人為的なミスやリスケが重なり調整工数に課題感を持っていた

waaq Linkの導入に至った経緯をお聞かせください

日程調整サービスはいくつかありましたが、今回のマッチング事業で利用できそうなサービスを探していました。話を聞いてみたら、導入しやすそうと思い、まずはトライアルからできるとのことでご利用を開始しました。

日程調整を行うフローはどのくらいの量ありますか?

日程調整ツールを利用せず、手作業でしていたときは大きくわけて10工程あり、すごいやることがありました。すべてのフローをこなしていくと、自分たちでマニュアルでやっているとミスが発生していました。

今までの業務で、どういった点がミスを起こしやすかったですか?

確定した日にちを間違えてメールをしてしまったこともありました。また結構リスケ(リスケジュール)があったので、その都度カレンダーに入れた予定を削除して、相談者さんと士業の先生方にメールを送り直して・・同じ工程をもう一度やり直さないといけないので、どうしてもミスが発生しやすかったです。

Zoomの会議室の日時を間違えたり、IDを間違えたりもありました。

作業工程の半分以上を自動化した(メール自動送信からZoom自動URL発行、リスケの容易さ)

waaq Linkを利用をし始めてから改善はありましたか?

はい、上記の作業工程の半分以上を自動化でき便利になりました。特に、日程調整が確定したときに相談者さんに送られるメールと、確定した日程の前日にリマインドのメールが自動で送られるため、「あ、そうだ、月曜の朝だから相談者さんにリマインドを送らないと」と言った焦りみたいなものがなくなり、安心感がありました。

また、リスケがされたら、自動でカレンダーの予定が消えるので、手間も省けました。

確定した日程の前日にリマインドのメールが自動で送信!
リスケされたら、自動でカレンダーの予定が消えるので変更の手間不要!

進捗管理の見える化でチーム共有(引き継ぎ)がスムーズになった

他にもwaaq Linkを使って改善された点はありますか?

日程調整を行っているメンバーが複数人いるので、どこまでやったかを交代でやっていると確認する作業にすごい時間がかかっていました。waaq Linkを使うことで、相談者さんが今どこまで進んでいるのかがわかるようになったので共有がスムーズになりました。

進捗管理、チームでの情報共有がラクに!

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写真左 田中様、写真右 水島様

9人のカレンダーを「AND/OR」でつないだカレンダーで日程を自動抽出

御社のwaaq Linkの使い方を教えていただけますか?

調整カレンダーでマックスで税理士・会計士・中小企業診断士の先生方のカレンダーを9人つないでいます。この中で当日可能な先生を見つけるのですが、従来でしたら空いている日程を確認するまで早くて30分はかかっていました。さらに、希望日時から合う日程がない場合はもう一度メールで聞き直して「ご希望の日時がありませんでした」というフローから始まるので、さらに時間がかかってしまっていました。

こうやってメールで発生すると、相談者さんに今バトンがどこにあるのかがわからなくなり、流れが止まってしまうこともありました。私たちからするといつ予定を教えてくれるのかなってずっと待ってしまっていたり・・

waaq Linkを使うことで、1つは進捗を管理できるので、メールを開いているのか、日程を探しているのかを可視化することができるようになりました。

さらに相談者さんが日程を選んで確定するので、能動的に「自分で選んだ」という意思が働いて、覚えていてくれやすくなりました。

10人まで「または」でつなぎ、効率よく日程を提示!

チャットは話した内容がまとまっていて、メールでのやりとりが不要になった

相談者さんとはチャットもご利用いただいてましたか?

確定したあとに、用意しておいたテンプレートを使って、お礼の連絡を入れています。当日の担当の先生の情報など伝えていました。メールで行ったり来たりするより、チャットはオンラインだったから早いし、話した内容がそこでまとまっているので、メールで読むよりわかりやすかったです。チャットを利用し始めて、相談者さんとはメールでやりとりすることはなくなりました

チャット機能でメール不要!
チャットやメール内容はテンプレートを作成しておけるので、毎回作成不要!

インタビューありがとうございました!

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