全社導入することで日程調整業務を可視化、チームでの共有がラクに。

株式会社iCAREは、企業の健康管理を効率化し、従業員の健康から生まれる労務リスクを可視化するクラウドサービスを運営する会社です。

今回は、採用面接で利用している溝呂木様から採用での利用方法、全社利用での導入方法や実際にご利用いただいた感想をお聞きしました。

事業内容:

企業の健康管理を効率化し、従業員の健康から生まれる労務リスクを可視化するクラウドサービスを運営

弊社サービスのご利用用途:

採用管理
カスタマーサクセスやインサイドセールス、フィールドセールスの日程調整

よく使っている便利機能:

1. 管理画面で担当者の日程確定状況のチーム共有
3. Slack通知

利用プラン:

ビジネスプラン

社員数:

101-300人

目次

全社導入することで日程調整業務を可視化、チームでの共有がラクに。

waaq Linkをどのようなシーンでお使いいただいていますか?

弊社では主に2通りの利用シーンで利用しています。1つは採用の場面において、候補者さんとの日程調整、もう1つはインサイドセールスでの商談やカスタマーサクセスチームでも、利用しています。

アカウントはどのように管理していますか?

基本的に日程調整を行うメンバーはアカウントを保有しています。そういった背景もあり、今は100名以上がwaaq Linkにアカウント登録しています。

それぞれどういった使い方をされているか把握はされていますか?

waaq Linkの管理画面で、調整ページ一覧の「全体」タブからそれぞれの利用状況が確認できるので、全体を通して動きが見える化されています。「今後の確定」というタブを押すと、個々人がどういうシーンで利用しているのかも見え、面白いです。

全社導入してみて、全体を通して見えることでよかった点はありますか?

特に採用の場面で工数の削減ができました。候補者さんに連絡するメールの中にwaaq LinkのURLを埋め込んで利用しています。採用担当者は2名おり、候補者さんごとに次回の選考が確定しているのかがわかるので、採用状況を管理、共有するときに役立てていますね。

以前と比べて、どのような改善があったか教えていただけますか?

これまでは候補者さんに選考の候補日程を頂くメール、候補者さんからの返信、その後確定させるまでの3ターンが必要でした。メール上にwaaq LinkのURLを埋め込んでからは、最短で1ターンで日程調整が完了します。リアルタイムで確認が出来るため、やりとりをしている最中に「埋まってしまいました・・・」となってしまうことはなくなりました。

やはりメールのやりとりが多くなってくると管理するのも大変ですよね・・
採用ツールなどwaaqLinkを用いた日程調整の前後ではどのように利用されていますか?

弊社では採用管理ツール(ATS)を利用しており、候補者さんに送るメッセージテンプレートの中にwaaq LinkのURLを埋め込んで送信するようにしています。

waaq Link上の日程が確定すると担当者のカレンダーに自動登録がされ、メールでの通知、管理画面の「今後の確定」にも予定が入るので、いずれかで確認が取れたタイミングで、ATS上の担当者のカレンダー予定と、候補者さんにも「確定しました」と通知をするようにしています。

全社導入にあたっては、どのような工夫をされましたか?

弊社の担当者がマニュアルを作成し、部門ごとに導入レクチャーを実施しました。社内のナレッジ管理ツールに簡易的にFAQを作成し、少しずつ知見を増やしていましたね。それでも解決しない場合は、waaq Linkの担当者にチャットで問い合わせをし、解決しています。

また、全社利用をする上で、人数が多いため権限の付与範囲にも気をつけました。具体的には、情シス(情報システム部門)やコーポレートの一部のメンバーのみが管理者権限を保有するようにルールを決めています。

最後に他社様におすすめするとしたらどういった企業におすすめですか?

採用の日程調整を手動で行っている方は、是非利用を検討したほうがいいと考えています。例えば、社長や役員の方々は採用関連でスケジュールを仮押さえされてしまうと、その他の重要な予定が入れられず困ってしまうことが多いです。そういった点を解決しますし、自動調整のため日程調整のミスも少なくなります

全社導入をする場合、最終的にはコストパフォーマンスと効率化が大事だと思います。弊社でも以前は個人が様々な無料の日程調整ツールを利用していましたが、会社としてまとめて導入したため、一元管理ができました。

本日はインタビューありがとうございました!

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この記事を書いた人

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