「今度のミーティングの日程がまだ決まっていない…」「イベントの参加者全員のスケジュールを把握するのが大変だ…」
「研修のために大勢の日程を合わせるのに膨大な時間がかかる」このような悩みを抱えたことはありませんか？
この声は実際日程調整ツールを運営するWaaqLinkに寄せられた声です。
こんな時、日程調整ツールがあれば、あなたが抱えるスケジュール調整に関するストレスから解放されるかもしれません。
今回は日程調整ツールについての実情をリアルな声と共にご紹介していきます！
社会の働き方がガラリと変わった２０２０年
こちらは弊社のアンケート調査の結果です。アンケートは2022年4月から2023年5月半ばまでのデータとしてご覧ください。
オンライン・オフライン問わずミーティングが少しでも増えたと答える人が７０％以上という結果が。
コロナパンデミック以降、世界中の多くの企業や団体がオンラインでのミーティングに移行しました。これは主に以下の理由によるものと考えられます。
社会的距離の必要性
コロナウイルスの感染拡大を防止するため、社会的距離を保つ必要がありました。これにより、多くの企業や団体がオフィスでの対面ミーティングを中止し、オンラインでのミーティングに切り替えることが必要になりました。
コスト削減のため
オンラインミーティングは、従来の対面ミーティングよりもコストが低い場合があります。会場や交通費用が不要で、参加者がリモートから参加できるため、企業は費用を節約できます。
リモートワークの普及
コロナパンデミックの影響により、多くの企業や団体がリモートワークを導入しました。このような状況下では、オンラインでのミーティングが必要不可欠になります。
グローバルなビジネス環境の変化
コロナパンデミック以前から、ビジネスのグローバル化が進んでおり、オンラインでのミーティングが一般的になっていました。パンデミック以降、この傾向は加速し、オンラインでのミーティングがますます必要不可欠になっています。
以上のような理由により、コロナパンデミック以降、オンラインのミーティングが増えたと考えられます。
実際には、コロナパンデミック以降、オンラインミーティングが増えた一方で、オフラインでのミーティングは減少した傾向にあります。ただし、一部の業界や企業では、オンラインでのミーティングには不向きな事情があるため、オフラインでのミーティングが増えたという報告もあるかもしれません。
たとえば、製造業や建設業など、現場に出向いての作業や打ち合わせが必要な業界では、現場でのミーティングが必要不可欠です。また、オンラインでのミーティングには適さない、機密性の高い情報共有や、複雑な意思決定プロセスを伴う場合も、オフラインでのミーティングが必要になることがあります。
以上のような事情により、一部の業界や企業では、コロナパンデミック以降においてもオフラインでのミーティングが増えたという報告があるかもしれません。ただし、全体的なトレンドとしては、オンラインでのミーティングが増加しており、オフラインでのミーティングは減少していると言えます。
実際社外の方とのWebミーティングに限ってアンケートを取りましたが８５％以上の方がオンラインでのミーティングが増えたと回答。社内に限定した場合でも実に75％以上の方がWebミーティングが増えたと回答されています。重ねてお伝えしますが直近1年のデータです。世界的にコロナが落ち着いてきた現在でもWebミーティングが増えていると回答されています。
コロナパンデミックにより、社会的距離の必要性や外出自粛の要請が出されたことにより、多くの企業や団体がリモートワークやオンラインミーティングに切り替える必要性が生じました。これにより、オンラインツールの利用頻度が増加し、社外の方とのWebミーティングも増加したと考えられます。そしてこのパンデミックをきっかけにWebミーティングのメリットが世界中のビジネスマン達に知られることになりました。
オンラインミーティングは、時間や場所を問わずに参加できる利点があります。
例えば、海外に出張している社員や、遠隔地に住む関係者でも、オンラインミーティングを通じて参加することができます。これにより、業務効率化やコミュニケーションの改善が図られることが期待され、オンラインミーティングの利用が増加したと考えられます。
さらに、オンラインツールの進化により、ビデオ会議や画面共有機能などが利用可能となり、オンラインミーティングがよりリアルな対面ミーティングに近い形で行われるようになったことも、オンラインミーティングの利用増加につながった要因の一つと考えられます。
以上のような背景があったため、パンデミックが終わった後でもWebミーティングが増加していると考えられます。
Webミーティングの増加と日程調整ツールの関係性
Webミーティングの増加は、参加者の物理的な場所や時間的制約を解消するために、オンラインでの会議を活用することが増えたことが主な理由の1つです。このような状況下で、複数の参加者のスケジュールを調整する必要がある場合、日程調整ツールが非常に役立ちます。
日程調整ツールは、複数の人々のスケジュールを自動的に調整し、最適な日時を提案することができます。これにより、参加者が参加できる最適な日時を迅速かつ簡単に見つけることができます。また、日程調整ツールは、メールや電話などの手動での調整作業を大幅に減らすことができるため、時間と手間を節約することができます。
Webミーティングの増加とともに、日程調整ツールの需要も増加していると言えます。実際に、多くの企業や個人が日程調整ツールを採用していることから、Webミーティングと日程調整ツールの関係性は密接であると言えます。
日程調整ツールはどんな職業の人が求めている？
人材サービス業やコンサル業は、クライアントとの打ち合わせや面接、プロジェクトの進捗確認など、様々なミーティングを頻繁に行うことが多い職種です。特にコンサル業界では、クライアント先に出向いてミーティングを行うことが多かったため、出張の時間や移動時間が省けるオンラインミーティングの導入が必要不可欠になりました。また、人材サービス業では、求職者との面接や企業との打ち合わせを行うため、日程調整が頻繁に必要となるため、日程調整ツールの導入が有効となります。そのため、人材サービス業やコンサル業界では、日程調整ツールの導入が積極的に進められていると考えられます。
そして残り７割をみると限定的ではなく様々な業種で日程調整ツールの導入を検討していることがわかります。
アメリカではどの業種でも日程調整ツールの導入が一般的です。2019年にアメリカの調査会社Statistaが実施した調査によると、アメリカのビジネスパーソンのうち約67%が日程調整ツールを使用しており、またパンデミックの翌年である2021年にはその数値が74%に増加したと報告されています。
さらに、2023年にアメリカの調査会社Blissfullyが実施した調査では、小規模ビジネスにおいては95%が日程調整ツールを利用しているという結果が報告されています。このように、アメリカでは日程調整ツールの導入率が非常に高いことがわかります。こちらの記事に日本のDX促進の実態や業務効率化を最重視している欧米での日程調整ツールの導入のことも書いていますので気になる方は御覧ください。
もっと深堀り！どんな部署、部門で使いたい？
この円グラフでは4分の1が営業で使いたいという結果が出ました。残り4分の3は部署は様々。
【その他】の中には個人医院、留学エージェントや塾などの教育関係、心理カウンセラー、フリーランスで活動していて自身で多数の会社との窓口にしたい方など多種多様でした。
ここでわかるのが日程調整ツールはB2B企業だけではなくどんな人でもどんな職種でもどんなシーンでも利用できる、ということ。
オンライン商談ツールと何が違う？という声もたまに見かけますがここが大きく違う点です。
商談獲得ツール
営業活動において見込み客とのコミュニケーションを円滑に進め、商談を獲得するためのツールです。また、見込み客に向けたメール配信やダイレクトメールなどのマーケティング活動にも利用されます。例えば、見込み客が自社のウェブサイトを訪れた際に、自動でチャットボットが応答し、見込み客の問い合わせやニーズを把握することができます。また、見込み客に向けたメール配信やダイレクトメールなどのマーケティング活動にも利用されます。
日程調整ツール
複数人のスケジュールを調整することができるツールであり、主にミーティングや打ち合わせなどで利用されます。日程調整ツールは、複数の参加者の空き時間を調べ、スケジュールが合う日時を自動で提案することができます。これにより、手動での調整作業を大幅に減らし、時間と手間を節約することができますよ、というものです。
ただ日程調整ツールを商談ツールとして利用することももちろんできますので営業部での利用を検討している方も多いのが実態です。
マルチなビジネスツールなので導入するツールはまずは１つでいいと言う場合は日程調整ツールがおすすめです。
現にアンケート結果でも利用したい部署は【全部署】という回答が12％を占めています。実際のお声でもまずは1つの部署から使い始めてゆくゆくは全部署で利用したいというお問い合わせや要望が多いのです。
実際に愛車サブスクリプションサービスKINTOさんは日程調整ツールを自社サイトに埋め込み見込み顧客とのオンライン相談ツールとして利用しています。こちらの記事でKINTOの例をあげて詳しく紹介しています。
塾や学校も多くの人を繋ぐ場所。今後どんどん日程調整ツールの導入が進むでしょう。
外部カレンダーを使ってのスケジュール管理
こちらは外部カレンダーツールの利用についてもアンケートです。
この結果からは、外部カレンダーアプリの利用において、グーグルカレンダーが最も一般的で広く使用されていることがわかります。アンケートの参加者のうち約60％がグーグルカレンダーを利用していると回答したことから、その人気と普及度が窺えます。
また、マイクロソフトのカレンダーアプリが約2５％の利用率で2番目に多かったことも注目すべきです。マイクロソフトはOffice 365やOutlookなどのビジネス向けツールを提供しており、それらのツールに統合されているので併せてカレンダーアプリの利用が広まっているのでしょう。
さらに、少数ですが様々な会社のカレンダーアプリが使用されていることから、個々の参加者によって異なるニーズや好みが存在していることがわかります。これは、異なる業種や組織によって、特定のカレンダーアプリが重視されたり、統合されたりしている可能性を示唆しています。
一番人気のグーグルカレンダーの基本についてはこちらをどうぞ
まだまだ伸びる日程調整ツール
現在日程調整ツールを導入しているかに対して半数以上は日程調整ツールや外部カレンダーを利用しています。今回は個人に対してのアンケートなので個人では使っているが企業としての利用はまだしていないという声が多数でした。
日程調整ツールの個人利用が広まっている一方で、企業としての導入がまだ進んでいないという状況があるかもしれません。しかし、日本でも企業として日程調整ツールの導入が増えていくと予想されます。以下に、その背景をいくつか挙げます。
効率化と生産性向上の追求
日程調整はビジネスにおいて重要な要素ですが、従来の手動の調整方法では時間や手間がかかり、ミスや調整のズレも生じることがあります。日程調整ツールの導入により、効率的かつ正確な調整が可能となり、業務の生産性向上が期待できます。
デジタルトランスフォーメーションの推進
多くの企業がデジタルトランスフォーメーションを進めており、業務プロセスの効率化やデジタル化を図っています。日程調整ツールの導入はその一環として位置付けられ、より効率的で柔軟な業務遂行を支援する要素として重要視されています。
国内外での導入実績の増加
日程調整ツールは国内外で広く利用されており、その効果や利点が実証されています。企業が他の企業やパートナーとの協力関係を強化し、効果的なコミュニケーションと調整を実現するために、日程調整ツールを導入する動きが広まっています。
これらの背景から、日本でも企業として日程調整ツールの導入が増えていくと考えられます。
日程調整はビジネス上不可欠な要素ですが、多くの人がその調整作業に苦労しています。アンケート結果からも明らかになったように、個人や企業の多くが日程調整ツールの導入を検討しています。
これからの日本のビジネス環境において、企業としての日程調整ツールの導入が増えていくことが予想されます。効率化と生産性向上の追求、柔軟な働き方の普及、デジタルトランスフォーメーションの推進などが背景にあります。
日程調整に悩む人々にとって、日程調整ツールは貴重な解決策となるでしょう。効率化とストレスの軽減に繋がるこのツールを上手に活用し、より効果的なスケジュール管理とビジネスの成功に向けて前進しましょう。
もっと日程調整ツールについて知りたい方はこちら
WaaqBLOGではビジネスの基礎知識、業務効率アップにつながるビジネスツールについて誰でもわかるようになる！をテーマに発信しています(^^)/これから導入が進むであろう日程調整ツールの解説はこちらの記事もおすすめです
WaaqBLOGを運営しているWaaqLinkではアンケートに答えるだけで日程調整サービス３０項目を比較できる比較表をプレゼントしているので見てみるとよりビジネスツールの一つである日程調整ツールを利用することのメリットが実感できるでしょう。
WaaqBLOGでは日程調整ツールに関する記事やビジネスに役立つ記事を今後も更新していきます！
次回の記事もお楽しみにー♪
