どの企業も抱える課題が業務の効率化。コンプライアンスも厳しくなっている昨今だらだらと時間がかかる業務を残業して取り組むのは時代遅れです。ビジネスツールはさらなる企業成長のための社員の満足度アップの一環として、多くの企業でオフィスや作業現場へ導入が進行中です。
今みなさんが請け負っている仕事も様々だと思います。そこで、どのような種類の業務効率アップのビジネスツールが存在し、どのサービスが導入・利用しやすいか、厳選した1１種類のサービスを比較します。生産性やコスト、働き方、サステナブルなどの観点から、業務効率化ツールの新規導入を検討してみましょう。
業務効率化ツールとは？
手作業による入力業務や紙ベースの情報管理の手間、コミュニケーションの行き違いといった無駄を減らすITソリューションは、業務効率化ツールと呼ばれます。ビジネスに業務効率化ツールを導入する最大のメリットは、「生産性アップ」と「コストの削減」です。
業務効率化ツールがあれば、単調な「作業」に費やすマンパワーがセーブされるので、生産的な「仕事」のための時間を確保することができます。つまり、ソフトウェアにできる作業を業務効率化ツールに任せれば、人間ならではである創造性をより発揮することが可能になり、ビジネスのブラッシュアップや新事業の創出に取り組むことが可能です。
また、業務効率化ツールの導入により、働く人のやりがい向上や働き方の改善も期待できるでしょう。同時に、資料を印刷する紙などの消耗品費や単純作業のためのコスト効率アップにもつながります。
業務効率化ツールの種類をまとめてみました
業務効率化ツールは、効率化したい作業カテゴリーごとに豊富なソリューションが提供されています。その中でも特に、多くの企業で共通してニーズの高い業務効率化ツールは以下の７種類です。
ビジネスチャット
業務における手軽なコミュニケーションを実現するビジネスチャットは、ビジネスのアクセルとなる業務効率化ツールです。インターネットを介したテキストの送受信と通話機能を持ち、プライベートのコミュニケーションアプリを使う要領で、他部署やリモートワーカー、海外のチームメンバーなど広範囲で情報共有やコミュニケーションを活性化できます。
近年では、災害など緊急時の社内統制や安否確認の手段としても、ビジネスチャットの有用性が再認識されています。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
ロボットを使って業務を自動化するRPAは、事務などのパソコン作業に特化した業務効率化ツールです。紙の発注書の内容をエクセルなどのデジタルフォームに入力する、指定した法則にしたがってWebサイトを更新するといった単純作業をRPAが担うことで、限られたマンパワーを有効活用し業務効率化を図ります。
名刺管理
従来、名刺から得た情報は名簿に手入力して管理することが一般的でしたが、誤入力、
セキュリティ、引き継ぎの非効率などの課題がありました。
名刺管理の業務効率化ツールを導入すると、デジタルのデータベースに情報が一元化され、情報管理や引き継ぎが非常にスムーズになります。部署間での情報共有やアクセス権の管理もでき、顧客情報を有効かつ安全に活用できます。
タスク・プロジェクト管理
社内で個人が抱える仕事量や案件の進捗状況を把握するのは、同じオフィス内であっても容易なことではありません。タスクやプロジェクトを管理する業務効率化ツールを導入すると、ToDoリストやスケジュール管理の機能を使い、一つのツールで従業員やチームの状況を見える化できるため、複数のタスクやプロジェクトの管理が容易になります。
SFA（セールス・フォース・オートメーション）
SFAは、営業活動のサポートを行う業務効率化ツールです。顧客情報、商談の履歴、進行中の案件リストなどを可視化することで、営業活動の全体を見渡して分析でき、受注までのプロセスを最適化できます。従来は営業担当者個人が管理していた情報が共有されることで、後進の教育にも役立ちます。
ペーパーレス化
会議資料や稟議書といった社内の書類から、契約書、請求書といった外部向けの書類まで、従来は紙を介して行われていた手続きを電子化するペーパーレス化ツール。郵送や保管に伴うコストと手間を減らし、かつ紙という資源の節減にも役立つため、業務効率化とサステナビリティに貢献するツールです。
日程調整
日程調整を完全に自動化するツールです。ビジネスにおいて人と関わるという事はどのような業種でも避けては通れないと思いますが日程調整にかかる時間はできるだけ省きたいですね。社内ミーティングはもちろん社外の商談、複数人との日程調整もでき地味に時間を費やしていたスケジュールの調整を１STEPにする便利なツールです。
ビジネスチャットツール
Chatwork
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| Chatwork | ・個人チャット/グループチャット ・社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとにグループチャットが可能 ・チャットをタスク化できる ・ファイルのアップロード ・音声/ビデオ通話が可能 ・メッセージを検索できる | 【ビジネス】 ・月額500円/ユーザー （年間契約） 【エンタープライズ】 ・月額800円/ユーザー （年間契約） | あり ※機能制限あり |
ビジネスに特化したコミュニケーションツール。チャット中に発生したToDoを、タスク化する機能が標準搭載されており、自分が担当するタスクの一覧表示や期限設定が可能です。APIで他のツールと連携したり、社外の人をグループに追加したりできます。
有難いことに無期限でフリープランを利用することもできます。しかし、グループチャットは7つまでという制限や、音声/ビデオ通話は1対1となり複数人での通話は不可など使用制限があります。ビジネスの場面での主なコミュニケーションツールとして利用する場合は有料プランを契約すると使用可能機能の幅が広がり、便利に活用できます。
slack
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| slack | ・個人チャット/グループチャット ・社内外のユーザーと案件ごとや部署ごとにグループチャットが可能 ・動くスタンプ(GIF)やオリジナルスタンプを作成できる ・ファイルのアップロード ・音声/ビデオ通話が可能 ・メッセージやファイルを検索できる | 【プロ】 ・月額850円/ユーザー （年間契約） 【ビジネスプラス】 ・月額1,600円/ユーザー （年間契約） 【Enterprise Grid】 要問合せ | あり ※機能制限あり |
チームやプロジェクト、顧客企業など、テーマごとにチャンネルを作成し、自由度の高いコミュニケーションができるツールです。2200以上の外部サービスと連携できるので、情報を集約して業務効率化ができることが特徴です。また、多くの企業でテレワークの導入が進んでいる中で、オリジナルのスタンプが作成できたりするため、社内のコミュニケーションツールとしても役立ちます。
フリープランでは直近1,000件までのメッセージが閲覧可能ですが、1,000件を超えてしまうと表示されず、古い情報が見れなくなってしまうため、ビジネスで利用する際は特に注意が必要です。フリープランは有償利用前のトライアルで利用することをおすすめします。
RPAツール
RoboTANGO
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| RoboTANGO | ・直観的にロボ作成ができる ・録画機能で簡単操作/Shiftボタン1つでロボ作成が可能 ・複数人利用が可能（フローティングライセンス） ・充実したサポート体制 ・月単位での契約が可能 | 【初期費用】 10万円 【1ライセンス】 5万円/月 | あり ※期間制限あり |
PC操作を録画してロボットを作成できるので、SEやエンジニアだけでなく、プログラミングの知識がない初心者にも安心のRPAツールです。1つのライセンスを切り替えて、複数のパソコンで利用でき部署を跨いだり拠点間での利用もできるので、会社全体で業務効率化を目指す場合におすすめです。
サポート体制が充実しており、RPA導入に不安を感じている方にも安心してご利用いただけます。トライアル時や本契約後にご活用いただける無料のサポートサイトや、有償で操作画面を共有しながらリモートレクチャーができる「リモレク」や、業務診断やロボ設計のサポートを行い、いち早く業務にRPAを定着させたい方向けに「導入支援サービス」などもあります。
RPAの導入を検討している方はまずは無料トライアルを試してみましょう。
WinActor
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| WinActor | ・国内シェアNo.1 ・ライブラリの充実 ・録画機能でロボ作成が可能 ・充実したサポート体制 ・年間契約 | 【初期費用】 なし 【フル機能】 90万8千円/年 【実行版】 24万8千円/年 | あり ※期間制限あり |
NTTグループが開発した国産のRPAツール。Windowsで操作できるソフトに幅広く対応しており、業務効率化を加速させます。ExcelのマクロやVBAを活用すれば、より複雑な仕事も処理できるので、自動化範囲を拡大したい会社にも適しているでしょう。
WinActorユーザーフォーラムというユーザー同士がお互いの知識やノウハウを共有するコミュニティサイトがあります。ロボ作成に行き詰った際に他の人のノウハウを参考にでき、RPAの活用が捗ります。
名刺管理ツール
Sansan
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| Sansan | ・スマートフォンやスキャナーで名刺をデータ化 ・精度99% ・多言語でのデータ化対応 ・オンライン名刺 ・コンタクト管理が可能 | 【Lite】 要問い合わせ 【standard】 要問い合わせ 【DX】 要問い合わせ 【Sansanスキャナー】 月額費用 10,000円/台 | あり ※機能制限あり |
スマホやスキャナーで名刺データを取り込むツールです。名刺をデータ化することで、管理する手間を効率化できます。部署や役職などの情報が変わっても、最新情報に書き換えて社内で共有することが可能です。
タスク管理ツール
Backlog
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| Backlog | ・タスク、プロジェクト管理が可能 ・チームメンバーの作業状況など閲覧可能 ・課題ごとに分けて複数のタスクを管理できる ・バグ管理システムを搭載 ・プロジェクトの進捗を一目で把握可能 | 【スタータープラン】 月額費用 2,640円 【スタンダードプラン】 月額費用 12,980円 【プレミアムプラン】 月額費用 21,780円 【プラチナプラン】 月額費用 55,000円 | あり ※期間制限あり |
プロジェクトごとのタスクを管理するツールで、担当者や期限、優先順位を設定できます。タスクの進行状況を可視化することで、プロジェクト管理が容易に行えるので、業務効率化を目指すチームにおすすめです。
社内外で活用ができるため、社外と連携してプロジェクトを進行させることも可能です。直観的に活用できるので、導入後すぐに使いこなすことができます。
Trello
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| Trello | ・タスク、プロジェクト管理が可能 ・チームメンバーの作業状況など閲覧可能 ・プロジェクトボードの自動化機能あり ・目標設定が可能 ・外部アプリケーションと連携が可能 ・海外ツール | 【STANDARD】 月額費用 $5 USD 【PREMIUM】 月額費用 $10 USD 【ENTERPRISE】 月額費用 $17.50 USD | あり ※機能制限あり |
タスクをカードという形で、直感的に管理するツール。ガントチャートを利用すれば、プロジェクトやタスク全体のスケジュールを可視化できます。工数管理には、予定時間と実績時間を記録する機能を活用すると良いでしょう。
営業支援ツール（SFA）
Salesforce
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| Salesforce | ・顧客管理システム ・マーケティング、営業、コマース、ITなどさまざまな分野で活躍 ・無料で機能の活用方法を学べる ・分析やレポーティングが可能 ・高度なセキュリティ | 【Essentials】 ・月額費用 3,000円/ユーザー 【Professional】 ・月額費用 9,000円/ユーザー 【Enterprise】 ・月額費用 18,000円/ユーザー 【Unlimited】 ・月額費用 36,000円/ユーザー ※年間契約 | あり ※期間制限あり |
顧客管理をして営業活動を支援するツールです。基本情報のほか、商談状況や金額、提案書などのあらゆる情報を一元管理することができます。売上の目標設定、予測を一覧表示することも可能です。
ペーパーレス化ツール
CLOUDSIGN
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| CLOUDSIGN | ・国内シェアNo.1 ・日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス ・契約作業をオンラインで完結 ・安心のセキュリティ ・外部サービスとの連携が可能 | 【Light】 月額11,000円 【Corporate】 月額30,800円 【Enterprise】 要お問い合わせ | あり ※機能制限あり |
クラウド上で契約が締結でき、契約書を一元管理できるツール。事前に合意済みの契約書や発注書などに電子署名をして、書類を保管できます。印紙税が不要で、書類の持参や郵送、保管にかかるコストを削減するのに効果的です。
一般企業だけでなく、官公庁や金融機関も利用しておりセキュリティ面では安心できます。
フリープランは月5件まで、1ユーザーまでという制限がありますが、社内で利用している外部サービスと連携が可能か調べるためにフリープランを利用してみることをお勧めします。
DX Suite
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| DX Suite | ・AI-OCR市場シェアNo.1 ・書類を電子データ化 ・高い識字率 ・AIの学習機能で識字率向上させることが可能 | 【DX Suite Lite】 ・初期費用 0円 ・月額費用 30,000円～ ・無料枠 18,000円 【DX Suite Standard】 ・初期費用 200,000円 ・月額費用 100,000円～ ・無料枠 50,000円 【DX Suite Pro】 ・初期費用 200,000円 ・月額費用 200,000円～ ・無料枠 200,000円 【Elastic Sorter】※オプション ・月額費用 200,000円～ ・Standard、Proプランの仕分け処理費 1円/画像 ・Liteプランの仕分け処理費 3円/画像 | なし |
AIが手書き書類を読み取り、データ化するツールです。AIの活用で、文字のつなぎ目や切れ目を判別して、正しく読み取ることができます。
DX SuiteはAI-OCR市場シェアNo.1の実力を持ちます。従来のAI-OCRではAIに学習させるため、大量の書類などのデータを読み込ませる必要がありますが、DX Suiteはすでに多くのユーザーを抱えており、AIへの学習が済んだ状態で使用開始できます。そのため、導入後すぐに高い識字率で利用できるという利点があります。
また、RPAと組み合わせることで、書類入力の業務効率化が加速します。
日程調整ツール
WaaqLink
| ツール名 | 特徴 | 料金 | 無料プランの有無 |
| WaaqLink | ・利用者数1000社以上 ・細かい設定が可能なフォーム作成 ・1対１でも複数人との日程調整も可能 ・安心のセキュリティ ・外部サービスとの連携が可能 | 要お問い合わせ | なし ※無料体験期間あり |
ハイスペックだと口コミで人気を博し大手企業からベンチャー企業まで様々な業種で使われている日程調整ツールです。提案型、予約型、投票型の基本の３つの日程調整方法を提供。日程調整が開始されてから出席者の応答がない場合、自動的にリマインドメールが送信されるため、日程調整の漏れを防ぐことができます。担当者自動割り当て機能では、ゲストからの予約が入ると、スケジュールの空き状況や割当の設定に応じて適切なホストを自動でアサインします。
進捗管理機能もあり、リモートワークやテレワーク中でもチームの調整進捗を把握しやすいです。また、日程調整フォームはカスタマイズが可能な上、自社の問い合わせや無料相談などのページ内に埋め込んで表示することもでき自由度がかなり高いです。
2023年注目されているのは日程調整ツール
2020年から感染症対策が一気に広まりこの3年間で色々なビジネスツールが開発されましたが、特に爆発的に伸びたビジネスツールは日程調整ツールです。オンラインでのミーティングや説明会など一気に増え需要が高まりました。
実際にスケジュール管理のすり合わせに多くの時間を費やしている企業も多く2020年を機に様々な企業が導入しています。さまざまなビジネスツールがある中で取り入れやすいというのも人気の秘訣でしょう。
他のビジネスツールも導入すれば、短期間で業務効率化が実現できるメリットがあります。日程調整ツール以外にもコミュニケーションやRPA、名刺管理など幅広いツールがあるので、業務効率化したい内容に合わせて使い分けられたらいいですね。解決したい課題をりしっか明確にし、目的を達成できる業務効率化ツールを導入していきましょう。
最後にご紹介したビジネス向け日程調整ツール№１のWaakLinkでは資料請求ができるのでビジネスツールを検討している方はこちらからどうぞ。
これからもWaaqBLOGではビジネスに有益な情報を更新していきます！(^^)/
