日程調整ツールがどんどん浸透してきていますがあなたの会社では取り入れていますか？取り入れたいけどどのような日程調整ツールがいいか迷っていてまだ踏み出せない…そんな方もいるでしょう。
多くのビジネスマンが望んでいるのは時間の短縮、工数の削減、でしょう。
WaaqLinkの日程調整ツールではZoomと連携しオンラインでの商談、社内ミーティングに活用されています。
今回はZoom設定が柔軟な日程調整ツールを選ぶメリット、どのような機能がついているのかに焦点を当ててWaaqLinkの日程調整ツール機能の一部をご紹介します。
Zoom設定が柔軟な日程調整ツールを選ぶメリット
担当者の変更に対応
Zoom設定が柔軟な日程調整ツールでは、担当者が変更になっても、同じZoomリンクを使い続けることができます。ユーザーは新しいリンクを受け取る手間を省くことができます。
ユーザビリティ向上
ユーザーは特定のZoomアカウントを指定せずに参加できるため、シームレスなユーザ体験が実現します。特に繁忙なスケジュールを持つビジネスパーソンにとって便利です。
セキュリティ強化
担当者のZoomアカウントでリンクが発行されることにより、セキュリティが向上します。他のアカウントがリンクを誤って利用するリスクを低減します。
WaaqLinkではこんな事ができます！
WaaqLinkでは
①共有のZoomアカウントを設定し、日程確定時に空いているZoomアカウントより会議URL自動発行
②各担当者のZoomアカウントを設定し、日程確定時に割り当てられた担当者のZoomアカウントより会議URL自動発行
このような形でただ自動で発行するだけではなく設定に合わせた形でZoomURL作成をします。
複数のZoomアカウントを使用しているような企業ですと、日程調整時に空いているzoomを自動で振り分けて発行してくれるツールというのはとても便利です。自動振り分け機能については後述でしっかり解説していきましょう。
WaaqLinkの日程調整ツールを利用すればいちいち空いているZoomを探したり、手動でURLを発行して相手にメールで送る手間が省かれる点はもちろんご自身の外部カレンダー、Zoomアカウントを連携しておけば日程確定をしている時間帯にZoomアカウントがダブルブッキングのような状態になることはありません。
こういった人為的ミスも防げる部分がWebミーティングを活用する企業は重宝しているようです。
Zoomを使っている企業が多いですがTeamsやGooglemeetでのWebミーティングにも対応しています。
担当者でグループを作り会議URLを発行するZoomアカウント担当者に自動振り分けできる！
先述した日程調整ツールにおいて担当者を自動振り分けできるとなにがいいの？これについて詳しく解説していきましょう。
日程調整ツールにおいて担当者を自動振り分けできると、以下のようなメリットがあります
効率的なスケジュール管理
担当者の手動での振り分け作業を省略できるため、スケジュール管理が効率的になります。時間と手間を節約できます。
均等な負荷分担
チーム内でのスケジュール調整が均等に分担されるため、担当者間の負担を公平に配分できます。
エラーの防止
自動的な振り分けにより、担当者のミスや漏れがなくなり、スケジュールの正確性が向上します。
柔軟な変更への対応
担当者が変更になった場合でも、自動振り分けにより新しい担当者が適切にアサインされます。参加者に新しい担当者の連絡をする手間を省けます。
チームコラボレーションの強化
複数の担当者が関与するプロジェクトやイベントのスケジュールを調整する場合、自動振り分けによりチームのコラボレーションが円滑になります。
自動振り分け機能がある日程調整ツールは、特に多忙な状況でのスケジュール調整や複数の担当者が関与するプロジェクトにおいて非常に便利です。チーム全体の生産性とスケジュールの正確性を向上させることができます。
日程調整ツールで発行されたZoomURLのまま担当者変更ができる！
日程調整ツールにおいて、すでに発行されたZoomURLのまま担当者変更ができるとなにがいいの？どんな場面で助かるの？
突然の担当者変更
急な都合で元の担当者がミーティングに参加できなくなった場合、新しい担当者に変更できます。たとえば、プロジェクトのリーダーや担当者が体調不良などで急な変更が必要な際に便利です。
【具体例】あるプロジェクトの進捗報告会議が予定されているとします。元々Aさんが担当者として設定されていましたが、Aさんが突然他の重要な会議に参加する必要が生じました。そこで、新たにBさんがAさんの代理としてミーティングに参加することになります。日程調整ツールを使って、ZoomURLは変更せずに新しい担当者のBさんを追加設定し、ミーティングがスムーズに進行することができるでしょう。このような場面でZoomURLをそのまま利用できることは、参加者にとって便利であり、効率的なスケジュール管理を実現する上で重要です。
柔軟性と利便性を持つ日程調整ツールは、特にこんな業種の人におすすめ
営業職
業務の都合で多忙なスケジュールを抱えるビジネスパーソンは、スムーズなスケジュール調整が重要です。柔軟な日程調整ツールは効率的な時間管理を支援します。
イベントプランナー
イベントの参加者のスケジュールを調整するのは挑戦的な課題です。柔軟な日程調整ツールは、イベントプランナーにとって時間と手間を節約します。
教育機関
講師と参加者の都合を合わせることは重要です。日程調整ツールが担当者変更に対応することで、オンライン講座やセミナーの運営が円滑になります。
チームリーダー
プロジェクトの進捗をスケジュール管理するチームリーダーにとって、柔軟な日程調整ツールはチームの生産性向上に貢献します。
これらの業種に属する方々は、柔軟な日程調整ツールを選ぶことで、ビジネスの効率化とコラボレーションの改善に役立てることができます。
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他にも日程調整ツールに関する記事を載せていますのでWaaqBLOGを見て日程調整ツールについて理解を深めていきましょう。
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