スピード命！できるビジネスマンは日程調整がスムーズ
ビジネスにおいて、日程調整は非常に重要な要素です。日程調整がスムーズに行かないと、商談や打ち合わせが遅れたり、中止になったりしてしまうことがあります。また、日程調整に時間がかかると、他の業務に支障をきたすこともあります。
日程調整をスピード感を持って行うためのポイント
できるビジネスマンは、日程調整をスピード感を持って行います。日程調整をスピード感を持って行うためには、以下のポイントに注意する必要があります。
日程調整の必要性を早めに認識する
日程調整を行う相手と連絡を取り合う
日程調整の候補日程を複数提示する
日程調整の期限を設定する
日程調整の必要性を早めに認識することで、日程調整にかける時間を短縮することができます。また、日程調整を行う相手と連絡を取り合うことで、相手方の都合を把握することができます。日程調整の候補日程を複数提示することで、相手方に選択肢を与えることができます。日程調整の期限を設定することによって、相手方に日程調整の締め切りを意識させることができます。
日程調整をスピード感を持って行うことで、ビジネスを効率的に進めることができます。また、相手方からの信頼を得ることもできます。日程調整はビジネスにおいて重要な要素です。日程調整をスピード感を持って行うことで、ビジネスの成功につながります。
日程調整ツールを活用する
日程調整をスピード感を持って行うためには、日程調整ツールを活用することをおすすめします。日程調整ツールには、以下のようなものがあります。
日程調整ツールを活用することで、日程調整を行う相手と連絡を取り合う必要がなくなります。また、日程調整の候補日程を複数提示したり、日程調整の期限を設定したりすることもできます。
日程調整ツールを活用することで、日程調整にかかる時間を大幅に短縮することができます。また、日程調整のミスを防ぐこともできます。日程調整ツールを活用することで、ビジネスを効率的に進めることができます。
日程調整の心得
日程調整を行う際には、以下の点に注意してください。
- 相手方の都合を尊重する
- 日程調整の期限を守る
- 日程調整の変更があった場合は、相手方に連絡する
日程調整の際には、相手方の都合を尊重することが大切です。相手方の都合が悪い日程を無理に提案することは避けましょう。日程調整の期限を守ることも大切です。期限を守らないことで、相手方からの信頼を失う可能性があります。日程調整の変更があった場合は、相手方に連絡するようにしましょう。連絡することで、相手方の負担を軽減することができます。
日程調整はビジネスにおいて重要な要素です。日程調整を行う際には、上記のポイントを参考にして、スピード感を持って、相手方の都合を尊重しながら行うようにしましょう。
日程調整は主に３つの種類。
日程調整ツールは、大きく分けると3つの種類があります。
候補提案型
候補提案型は、日程候補を主催者側でピックアップし、空いている日時を提案します。調整相手が、提案された日程候補の中から日時を選択すると、自動的にカレンダー（多くの日程調整ツールが外部カレンダー連携可能）に入り、日程が確定する方法です。日程候補を主催者側で選択する必要があるので、少し主催者側での作業も発生します。
予約受付型
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部カレンダーツールと連携してる場合、自分の空いている日程候補が日程調整用のカレンダーに自動的に抽出し反映されます。相手先は、調整用カレンダーの中から、好きな日程を選択すると、自動的に自分のカレンダーと相手先のカレンダーに予定が入り日程が確定されます。これはよく使われる調整方法だといえます。
投票型
投票型は、「調整さん」や「伝助」などビジネスシーンよりも、忘年会や飲み会などの調整に利用されている昔ながらの日程調整です。カレンダーとの連携は特になく、主催者は、候補日を複数あげて参加者に「〇」「△」「✕」で答えてもらい、日程を決める方法です。
ビジネス利用なら最初から法人向け日程調整サービスから選ぼう
現在日程調整サービスは数多くあり一体何がいいの？できるならば無料がいいけど…という方がとても多いと思います。
無料だとよく聞くのがTimeRex、eeasyあたりですね。0円から使える日程調整サービスなのでとりあえずどんなものなんだろうと使ってみたい方にはおすすめです。
ですが無料を謳っているものでもビジネスシーンで使うとなるとこの機能もっと欲しいな…などオプションをどんどん追加していったら結局有料のサービスと最終的な価格は変わらなかった、などの口コミが多いのでビジネスにおいては完全無料だとカバーしきれないということがほとんど。
それに沢山のサイトでおすすめの日程調整サービス比較をされていますがそもそもの比較数が多すぎて比べきれない！
それならば最初からビジネスシーンで使うことに着目して開発されている日程調整サービスを比較するのがおすすめです。
ここでは実際に多くの上場企業やベンチャー企業がシェアしていて企業シェア率が上位である人気の日程調整サービスを厳選ピックアップしてご紹介します。
これから使いたい！多機能日程調整サービス厳選４選
waaq Link（waaq株式会社）
（出典：waaq Link公式Webサイト）
料金の公開はないですがハイスペックだと口コミで人気を博し大手企業からベンチャー企業まで様々な業種で使われている日程調整ツールです。提案型、予約型、投票型の基本の３つの日程調整方法を提供。日程調整が開始されてから出席者の応答がない場合、自動的にリマインドメールが送信されるため、日程調整の漏れを防ぐことができます。担当者自動割り当て機能では、ゲストからの予約が入ると、スケジュールの空き状況や割当の設定に応じて適切なホストを自動でアサインします。
進捗管理機能もあり、リモートワークやテレワーク中でもチームの調整進捗を把握しやすい。また、日程調整フォームはカスタマイズが可能な上、自社の問い合わせや無料相談などのページ内に埋め込んで表示することもでき自由度がかなり高いです。
- 料金：要問い合わせ
TimeRex（ミクステンド株式会社）
（出典：TimeRex公式Webサイト）
無料版でも一般的に知られている「調整さん」を提供するミクステンドが開発したツールです。リマインドメールや日程調整完了のメール、メッセージなどのフォロー機能、「商談で聞きたいこと」など設問項目のカスタマイズを設定できる点が特徴的です。日程調整方式は、1:1 、全員が参加、誰か1人が参加、など様々なシーンで利用できます。
日程調整APIがあるため、よりこだわった日程調整ができそうです。
※API…「アプリケーション・プログラミング・インターフェース（Application Programming Interface）」の略称
- 料金：月額750円/ID（ベーシックプラン）〜 ※無料プランからあり
スケコン（株式会社TIME MACHINE）
（出典：スケコン公式Webサイト）
オンライン名刺交換に強みを持つ日程調整ツールです。名刺交換ができると売りなので商談に強いのがウリ。スケジュール調整をしたメンバーとは自動で名刺交換がされて、情報はアドレス帳に登録されます。登録された情報はCSV出力も可能で、営業に利用しやすいと人気の日程調整。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーにも連携可能。回答を自動更新してくれたり、予定が決定されると自動で反映されたりなど余計な手間もかかりません。また、定期的なツールの脆弱性検査やAWSでのデータベースの暗号化などセキュリティ対策も万全。
※AWS…Amazonが提供するサーバー、ストレージ、データベースなど200以上のフル機能サービスをクラウド上で管理することができるサービス
- 料金：月額600円（スタンダードプラン）〜 ※無料プランあり
Jicoo（ジクー株式会社）
（出典：Jicoo公式Webサイト）
jicooは「チームで使える」をコンセプトに開発された日程調整ツールです。Google カレンダーやOffice365予定表といった外部カレンダーツールを含め、様々なアプリと連携が可能なのも魅力の一つ。1on1からグループ間の調整までビジネスで想定される幅広い日程調整に対応しています。カレンダーへの反映や、Web会議の作成、管理者への共有まで自動化できる基本機能はもちろん予約ウィジェットの埋め込みやロゴの変更、メッセージのカスタマイズなど、フォームを自由に設定できる点も強み。
- 料金：月額980円（税込）/ID（Startup）〜 ※無料プランあり
日程調整ツールを使って仕事をよりスムーズにしよう
今回は、法人向け日程調整ツールを４社に絞ってピックアップしました。
それぞれの会社でフォームの作り方や機能が違ったりするのでまずは資料請求してみると良いでしょう。
日程調整ツールを導入すれば、ほとんどのタスクを自動化できます。ダブルブッキングやヒューマンエラーも減らせることを踏まえると、多少のコストをかけても導入するメリットは大きいです。有料ツールの中には無料トライアルを用意している会社が多いのでまずは試してみるのもいいかもしれませんね。
WaaqLinkではアンケートに答えるだけで日程調整サービス３０項目を比較できる比較表をプレゼントしているので見てみるとより日程調整ツールへの理解が深まるかもしれません。
