スケジュール調整はチームの協力と調和が欠かせません。日程調整ツールの機能の一部、投票制日程調整機能を使えばチーム全体が参加し、各々の意見を尊重しながら、最適な日程を選択することができます。
このツールは、スケジュールのシンクロニシティを実現し、さまざまな人の意見が融合する中で、協力と共感が育まれ、チームメンバー同士の結束力が高まります。今回の記事では、WaaqLinkの投票制日程調整がもたらす一体感の魅力と、どのようにスケジュールの調整を円滑に進めるかを詳しくご紹介していきますね！
日程調整ツールは、大きく分けると3種類
候補提案型
候補提案型は、日程候補を主催者側でピックアップし、空いている日時を提案します。調整相手が、提案された日程候補の中から日時を選択すると、自動的にカレンダー（多くの日程調整ツールが外部カレンダー連携可能）に入り、日程が確定する方法です。日程候補を主催者側で選択する必要があるので、少し主催者側での作業も発生します。
予約受付型
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部カレンダーツールと連携してる場合、自分の空いている日程候補が日程調整用のカレンダーに自動的に抽出し反映されます。相手先は、調整用カレンダーの中から、好きな日程を選択すると、自動的に自分のカレンダーと相手先のカレンダーに予定が入り日程が確定されます。これはよく使われる調整方法だといえます。
投票型
投票型は、「調整さん」や「伝助」などビジネスシーンの印象より、忘年会や飲み会などで利用されている方も多いのではないでしょうか。調整に利用されている昔ながらの日程調整ですね。主催者は、候補日を複数あげて参加者に「〇」「△」「✕」で答えてもらい、日程を決める方法です。
ちなみにこのWaaqBLOGを運営しているWaaqLinkの日程調整ツールでは3種類すべてのパターンで日程調整ができるうえにアンケートフォームの活用も可能です。その機能について詳しく知りたい方はこちらの記事も御覧ください
複数人からの投票制で決まる日程調整ツールにはこんなメリットがある
効率的な調整
参加者が自身の予定を確認し、希望日程を投票することで、煩雑なメールのやり取りや電話での調整が不要となり、迅速なスケジュール合意が可能です。
透明性と公平性
参加者全員が提案された日程を確認できるため、誰もが透明な情報を得て、適切な日程を選択できます。これにより、スケジュールの公平性が保たれます。
主体性の促進
参加者が自身の都合を考慮して投票するため、自主的な行動と主体性が促進されます。これにより、協力度や満足度が向上します。
柔軟性の確保
複数の日程候補を提案し、投票を通じて最適な日程を選ぶことができるため、参加者のスケジュールの柔軟性を確保できます。
時間節約
参加者全員の意見を一度に集約し、多数決や選択肢の一致に基づいて迅速に日程を決定できます。これにより、時間を節約できます。
遠隔ワーカーへの対応
遠隔で作業するチームや参加者にとっても、地理的制約を超えてスケジュールを合意する手段として有効です。
自動化と追跡
多くのツールは自動で日程候補を集計し、最適な日程を算出してくれるため、手間を省きながら効率的なスケジュール調整が可能です。また、過去の日程調整履歴を追跡できることもあります。
日程調整ツール使った場合と使わなかった場合の具体例
ここではストーリー仕立て（笑）で日程調整ツールを導入している場合としてない場合、どのような違いがあるかをご紹介していきます！
登場人物: サラ・ウィリアムズ
職業: プロジェクトマネージャー
経歴と特徴: サラは30代半ばのキャリアウーマンで、プロジェクトマネージャーとして多くのプロジェクトを成功に導いてきました。彼女は組織内でリーダーシップのポジションにあり、チームをまとめ上げる力に優れています。クリエイティブな問題解決能力と協調性を持ち、チームメンバーやステークホルダーと円滑なコミュニケーションを取ることが得意です。
現在の課題: サラは新たな大規模プロジェクトのリーダーに任命され、チームメンバーとの効果的なコラボレーションが不可欠です。しかし、チームメンバーは地理的に離れており、個別のスケジュールを調整するのが難しい状況です。彼女は効率的な日程調整方法を模索しています。
サラが日程調整ツールを使わなかった場合のストーリー
状況: サラは新しいプロジェクトのリーダーとして、チームメンバーとの協力が必要です。プロジェクトの進行には定期的な会議が不可欠で、メンバーは異なる地域に住んでおり、訪問が必要です。
課題: サラがプロジェクトのスケジュールを調整しようとする際、メンバーの忙しいスケジュールを考慮する必要があります。メンバーは個別のカレンダーやメールを使ってスケジュールを調整しようとしますが、各メンバーが異なるタイミングで反応し、互いに合意するのが難しい状況です。
対応策: サラは最初に各メンバーに連絡し、予定の候補日を尋ねます。しかし、メンバーそれぞれの忙しさや優先事項が異なるため、調整には複数のメールや電話が必要です。その後も何度か往復のコミュニケーションが行われ、適切な日程を見つけるのに時間がかかります。
結果: 日程調整にかかる時間と労力が増え、プロジェクトの進行が遅れる可能性があります。メンバーは個別のスケジュールを調整するために多くの時間を費やし、作業の妨げになることがあります。また、選択肢が限られるため、特定のメンバーが会議に参加できない場合もあります。
サラが日程調整ツールを使った場合のストーリー
状況: サラは新しいプロジェクトを率いることになりました。チームメンバーは地理的に異なる場所にいるため、定期的なミーティングの日程調整が課題でした。通常のカレンダーでは調整が難しく、メールやチャットでのやり取りも手間でした。
挑戦: プロジェクトの進行には定期的なチームミーティングが欠かせませんが、メンバーのスケジュールの都合を考慮しなければなりません。特に異なるタイムゾーンにいるメンバーの間で適切な日程を見つけるのは難しい課題でした。
対応策: サラはWaaqLinkという日程調整ツールを導入することにしました。ツールの中に組み込まれている投票制機能を活用することで、チームメンバー全員に候補日程を提案し、各自が最適な日程を選択できるようにしました。また、バッファ機能を使用して、ミーティングの前後に余裕を持たせ、準備や移動時間も確保しました。
結果: チームメンバーは投票制機能を通じて、自分のスケジュールに合った日程を選択することができ、誰もが参加しやすい日程が決定されました。バッファの設定により、ミーティングの準備や往復の移動時間を計画する余裕も生まれ、効果的なコミュニケーションとタスクの遂行が可能になりました。結果として、プロジェクトは円滑に進行し、メンバー間の協力と連携が強化されました。
このストーリーからわかるように、日程調整ツールの投票制機能は、異なる場所やタイムゾーンにいるチームメンバーのスケジュールを調整する際に非常に効果的であり、円滑なコラボレーションを実現する手段となります。
時間差の推測: 日程調整ツールを使った場合、往復のコミュニケーションや調整にかかる時間が最大で数日から数週間短縮される可能性があります。これにより、プロジェクトの進行が最大限に効率化されます。
※バッファ設定をよく知りたい方はこちらもチェック
このストーリーから見る日程調整ツールの投票制の利点
投票制の利点は、チームメンバーの声を尊重しながら、最適な日程を選択することができる点にあります。サラがこの機能を活用した際には、チーム全体が協力してスケジュールを調整し、プロジェクトの成功に寄与することができました。
例えば、チームメンバーAはリモートワーカーであり、特定の曜日にオフィスに出勤することが難しいという制約があります。一方で、チームメンバーBは毎週同じ曜日に別のプロジェクトのミーティングが入っており、その時間帯は避けたいと考えています。このような個々の制約や優先事項を考慮しながら、投票制を通じて最適な日程を選び出すことができるのです。
サラはチーム全体に投票を呼びかけ、各メンバーが自身の予定や制約を考慮して選択肢を投票しました。その結果、オンラインツールを用いて参加可能な日程が選ばれ、リモートワーカーのAも、他のプロジェクトに関わるBも無理なく参加できる日程が確定しました。このように、投票制を通じてメンバーの声を集約し、多様な制約を調整することで、最適な日程を選択できるのです。
投票制機能によって、距離を超えたチームの連携が強化され、各メンバーの負担が軽減されました。この結果、プロジェクトの進行がスムーズに行われ、成果物の品質向上にも寄与しました。サラとチームは、投票制の利点を活かして、効率的かつ協力的なスケジュール調整を実現し、プロジェクトの成功に導いたのです。
投票制の利点は、チームメンバーの声を尊重しつつ、多様な制約を考慮した最適な日程を選ぶことができる点です。
投票制日程調整でスケジュールの一体感、チームの結束を高める
サラの成功体験からも明らかなように、WaaqLinkの投票制日程調整は単なるスケジュールの調整以上の効果をもたらしています。チームの一致した声で日程が選ばれることで、全員が自分の貢献が尊重され、プロジェクトの成功に繋がる一環として感じることができます。スケジュールの一体感は、チームの結束を高め、共通の目標への向かい合う意欲を醸成します。
WaaqLinkの投票制日程調整は、個々の声を大切にしながらも、チーム全体でのスケジュール調整を円滑に行える優れたツールです。シンプルな使い方で、より効率的なスケジュール管理が可能です。ぜひWaaqLinkを活用し、チームの一体感を高めながら、プロジェクトの成功へ歩みを進めてみませんか？
WaaqLinkの日程調整をもっと知りたい方はこちらで資料請求が可能です。
WaaqLinkではアンケートに答えるだけで日程調整サービス３０項目を比較できる比較表をプレゼントしているので見てみるとより日程調整ツールへの理解が深まるかもしれません。
