こんにちは！ｗaaqBLOGです！ビジネスにおいて、効率的な日程調整とスケジュール管理は不可欠ですよね。
最近では多くの人々がGoogleカレンダーを日常的に使用しています。Googleカレンダーは日程調整ツール代わりに活用することができるのか？日程調整ツールとは何が違うのか？どちらがビジネスに最適かを今回は考察していきましょう(^^)/
Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のオンラインカレンダーサービスです。ユーザーは個人用のカレンダーを作成し、予定を追加、編集、共有できます。また、他のユーザーからのカレンダーの共有も可能で、スケジュールの調整やイベントの計画に役立ちます。
Googleカレンダーの基本的な使い方
Googleカレンダーは非常に使いやすいとビジネスマンから学生まで多くの人が利用しています。初めての方はもちろんもう利用している方も基本的な使い方を一緒におさらいしましょう。
カレンダーの作成と共有
- Googleアカウントにログインし、カレンダーアプリにアクセスします。
- 新しいカレンダーを作成し、その名称と色を設定します。
- カレンダーを共有するユーザーのメールアドレスを入力し、アクセス権限を設定します。
イベントの作成と編集
- カレンダー内の特定の日付を選択し、新しいイベントを作成します。
- イベントの詳細情報、場所、通知設定などを追加します。
- イベントの日時を調整し、必要に応じて編集します。
通知とリマインダーの設定
- イベントの通知設定をカスタマイズし、事前に通知を受ける方法を設定します。
- リマインダーを使用して、特定のイベントに関連するタスクやメモを追加します。
Googleカレンダーをビジネスに活用する
会議のスケジュール管理
Googleカレンダーは、会議やチームメンバーとのスケジュールの共有に最適です。特定の日程を提案し、他の参加者がその中から選択できる「提案の作成」機能も利用できます。
プロジェクト管理とタスクリスト
Googleカレンダーを使用してプロジェクトのスケジュールを管理し、タスクリストを作成できます。
出張計画と予定調整
個人の予定や出張計画を管理する際には、Googleカレンダーが十分に役立ちます。
ここまでざっくりとGoogleカレンダーのメリットを説明していきました！誰でも使いやすく誰かと予定も共有しやすいGoogleカレンダーはビジネスだけでなく日常生活にもぜひ取り入れていきたいツールです。詳しく知りたい方はこちらもあわせて御覧ください。
ここまでざっくりとGoogleカレンダーのメリットを説明していきました！
が！ビジネスにおいてはやはり日程調整ツールの導入は不可欠なのです。
Googleカレンダーでは日程調整の代わりはできません。
どっち？というタイトルの疑問をもうここで断言してしまいました。笑
その理由はこのあと説明しましょう！
日程調整ツールとGoogleカレンダーの決定的な違い
ここでわかりやすく日程調整ツールとGoogleカレンダーの決定的な違いをまとめてみました。
柔軟性と多機能性
日程調整ツールは、通常、カレンダー管理の機能に加えて、複数の人との調整、リマインダー、予約のカスタマイズ、通知、連絡先情報の統合など、多くの追加機能を提供します。
チーム協力
日程調整ツールは、複数のユーザー間で協力して日程を調整できるように設計されています。複数のユーザーが共通のカレンダーを持ち、予定を調整しやすくします。これはビジネスやチームでの協力に非常に役立ちます。
予約機能
日程調整ツールは、クライアントや顧客が予約をスケジュールするのに便利です。特定のサービス提供者や担当者の予定を表示し、予約を入れることができます。これは予約ベースのビジネスに適しています。
リマインダーと通知
日程調整ツールは通常、予定の前にリマインダーや通知を送信する機能を提供します。これにより、重要な予定を見逃すことが少なくなります。Googleカレンダーでもリマインダー機能あるって言ってたよね？と思う方もいるでしょう。日程調整ツールは文面を相手によって編集できたり送るタイミングを変えたりなど柔軟にリマインドができるのがGoogleカレンダーとの違いです。
カスタマイズ
日程調整ツールは、カスタマイズ性が高く、ビジネスの要件に合わせて設定できます。特定の予約ルール、営業時間、予定の種類などを設定できます。
Googleカレンダーは一般的に個人の日程管理に適しており、基本的な予定管理機能を提供しますが、チームやビジネスの協力、予約管理、高度なカスタマイズには向いていない場合があります。一方、日程調整ツールは、ビジネスの要件に対応するために設計されているので複数人いるビジネスの場合は日程調整ツールのほうが断然便利なのです。
法人向け日程調整ツールｗaaqLinkとグーグルカレンダーの合せ技
Googleカレンダーは優れたツールですが、大規模なチームや多くの参加者が関与する場合、日程調整ツールの方が効果的という話は先程お話しましたね。
日程調整ツールで決定したスケジュールが勝手にGoogleカレンダーに入ってくれれば楽なのに…って思いませんか…？
それが日程調整ツールｗaaqLinkで簡単にできてしまいます。
Googleカレンダー×日程調整ツールｗaaqLinkを活用すべき理由3つ
Googleカレンダーの日程調整にツールを活用すべき理由として、以下の３つがあげられます。
１ステップで日程調整を完了できる
日程調整ツールを活用すれば、短時間で楽に日程調整を完了できます。
手作業で行う日程調整は、時間と手間のかかるものです。
例えば、以下のような作業があげられます。
・個別にメールで対応する
・日程候補を複数提示する
・メンバー全員の空き予定を見つける
・日程をGoogleカレンダーに追加する
・リマインドメールを送る
上記のように、日程調整は作業工数が多くなります。
日程調整ツールを導入すれば、日付確定しフォーム入力さえすればスケジュール調整完了です。
使いやすいデザインにカスタムすることもできますしGoogleカレンダーに日程を反映する機能などにより、作業工数を時間を大幅に短縮できるのです。
空き時間を自動でリストアップし提示できる
日程調整ツールは、空き時間を自動リストアップする機能があります。
調整したい相手の全員の予定から、都合の良い空き予定を見つける作業は、かなりの労力がかかります。
例えば、一般的なメールでの日程調整には、以下の手順があげられます。
・複数の候補日を提示する
・メンバーからの返信を待つ
・返信を1つずつ確認する
・全員の空き時間を見つける
・予定が合わなければ別の候補日を提示する
カレンダーツールと連携できる日程調整ツールを活用すれば、上記の作業の効率化が可能です。
カレンダーの予定をツールに読み込むことで、都合の良い日程をリストアップしてくれます。
日程候補の自動リストアップにより、全員の空き時間を見つける作業を省けるのです。
ダブルブッキングを防止できる
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを活用すれば、ダブルブッキングを防止できます。
手作業でスケジュール管理していると、ダブルブッキングするという初歩的ミスも起こりかねません。
相手に迷惑が掛かり、企業や個人のイメージダウンにつながってしまいます。
日程調整ツールでスケジュール管理を自動化のためにGoogleカレンダーと連携できれば、すでに予定のある日程は候補にリストアップされることはないので日程調整ツールに任せておけばダブルブッキングされることはないのです。
日程調整を自動化することで、作業のミスをなくせます。
ここまで読んで日程調整ツールに興味が湧いてきた方も多いでしょう。改めて日程調整ツール×Googleカレンダーがどのようにリンクしてスケジュール管理ができるのかをWaaq株式会社のWaaｑLinkを例に説明していきましょう。
ｗaaｑLink×Googleカレンダー利用例
こちらの画面はGoogleカレンダーを利用しているとある社員の一日の予定です。
ぎっしりいろいろな予定が詰まっていますね。この中から自身で空いている時間を見つけて日程を調整をするのはとても大変な作業ですね。
そしてこちらは日程調整ツールｗaaｑの編集画面です。
まずｗaaｑLinkのカレンダーにGoogleのカレンダーを紐つけます。
外部カレンダー連携をONにするとｗaaｑLinkのカレンダーにGoogleカレンダーの予定が反映されます。
※事前にｗaaqLinkにアカウント登録は必要です。
こちらはGoogleカレンダーの予定が反映されたｗaaｑLinkの表示画面です。
縦表示でひと目見て空き時間がわかりやすいですね。
カレンダー連携できたら実際に日程調整をしてみましょう！
日程調整ツールで実際の日程調整をしてみよう
Googleカレンダーと日程調整ツールを連携をしたあとどうすればいいの？という方もいると思いますので簡単にご紹介します♪
まず日程調整用のページを作成し先程Googleカレンダーを反映させたカレンダー（以下、調整カレンダー）を連携させます。
ｗaaｑLinkの調整ページでは様々な設定のカスタムが可能です。
メールの文言やフォームの質問の回答数なども相手によって変更できるので様々なシーンで活用可能です。
調整ページで様々な設定をする際にどのカレンダーを使用するかも選べます。
A社担当、B社担当、など担当のカレンダーも調整ページごとに設定ができるということです。とても便利ですね！
６日のもともとあった予定は表示されないように空いている時間をこのように自動で抽出してくれるのが日程調整ツールの魅力です。では作成した日程調整ページはどのように表示されているのでしょうか？
お相手に見えているｗaaｑLinkの画面
先程設定した調整カレンダーが反映されてカレンダーから日付を選択できる画面が表示されています。
お相手が日程を決めて進めていくとこのようなフォーム画面に入ります。
下の画像にある質問は削除もできますし増やすことも可能です。必須選択画面や任意の質問など作成者側がカスタムできます。
日程確定し完了した場合メールでもこのような日程確定メールが送られる仕様です。
お相手側の画面でも日付、時間はもちろんのこと再調整やキャンセル依頼、Web会議の場合はZoomURLも自動発行されます。お相手側が使ってる外部カレンダーへの登録もできるので両者ともに面倒が省けて時間の節約になりますね。
もちろん作成者側にはお相手が日程確定したら自動でGoogleカレンダーに登録されています。
Googleカレンダー×日程調整ツールは最強
いかがでしたか？今回は法人向け日程調整ツールでは人気№１であるを例にご紹介させていただきました。
Googleカレンダーで予定の管理をし日程調整ツールでスケジュールの調整をする…これが最強の組み合わせだと思いませんか？
日程調整ツールについては有料、無料や投票型、提案型など色々な種類のものがありますがオールマイティーに利用できてページ作りも簡単である事、機能が豊富にありアフターサービスも充実している点でｗaaｑLinkはベンチャー企業、中小企業から多くの社員との日程調整が日々行われている大企業まで利用者は多岐に渡ります。
上記でご紹介した機能は一部であり、どの業種の方も使いやすいように利用者の声を聞きながら開発されているので使いやすいと評判になりさまざまな会社が導入しはじめています。
この記事では外部カレンダー連携も便利な機能としてご紹介していますが社内で外部カレンダー利用していない場合は？という方だったり連携はしたくない、という方はこのｗaaq内だけでも利用できます。
WaaqLinkて他にどんな機能があるの？と気になる方は資料請求ができるのでまずはお気軽にお問い合わせしてみてくださいね♪
どんな運用の仕方がある？うちの会社ではどのように使っていける？どんな質問もお答えします。
これからもっとスムーズなスケジュール調整が重要視されていくことでしょう。現在、日程調整ツール導入していないのであればぜひ検討してみましょう。
まずは資料請求ができるので早速導入したい方はこちらから資料請求して詳しく見てください(^^)
他のｗaaqLinkの機能をまとめた記事もご興味あればぜひご覧ください！使いたくなる、ビジネス効率がアップする機能が満載です(^^)/
