就職候補者との面接日程の調整は、煩雑ですが採用担当者にとっては大切な業務のひとつです。
打ち間違い、日程の勘違いなどが起こらないように注意しながら、ある程度テンプレートを用意して手間を省きましょう。
面接の日程を確定する際のポイントと、メールのテンプレートを用意しました。
候補者と面接の日程を確定する際のポイント
オフィス、面接会場までの地図を添付する
オフィスへの行き方、面接会場の地図を添付しておきましょう。
候補者がわざわざ調べなおしたりしないような気づかいが必要です。
面接会場についてからの流れを記入する
オフィスによっては内線電話で担当者を呼び出すなど、面接会場についてからの流れがある場合、
あらかじめ書いて説明しておくことで候補者の混乱を防ぐことができます。
緊急連絡先を記入する
面接の日に限って電車の遅延がある、体調が悪いといった事態は想定できることです。
緊急連絡先を教え、候補者が関係のない部署に電話連絡することを防ぎましょう。
【企業向けテンプレート】面接の日程を確定する際のメール
お世話になっております。○○株式会社 採用担当 ○○と申します。
面接の日程について、下記で確定させて頂きたくご連絡いたします。
- 日時：〇月〇日（〇） 〇時～〇時
- お持ちいただくもの：職務経歴書、履歴書
- 場所：弊社オフィス 〇〇区○○～（住所）、GoogleMAP等リンク
- ご来社後の流れ：受付設置の電話より、内線番号〇〇、担当者〇〇をお呼び出し下さい
- 緊急連絡先：○○○ー○○〇ー○○○〇
当日までになにかございましたらお気軽にご連絡ください。
お手数ですが、当メールへの返信をもって日程の確定とさせて頂きます。
なにとぞよろしくお願いいたします。
株式会社○○ 採用担当〇〇
面接の日程調整は面倒！ツールを使えば簡単に確定可能
面接の日程をスムーズに確定できたとしても、ひとりの候補者との間に複数回のやり取りが必要です。
採用時期が来るたびにメール処理が煩雑になっているのであれば、ツールを使って時短するのはいかがでしょうか？
社内も社外も日程調整が可能なwaaqなら、多くの候補者と簡単に面接の日程調整が行えます。
日程の確定は簡単、こちらが提示したカレンダー画面に候補者がアクセスをして、希望日時を選択するだけ。
面接官ごとに担当者を変えて日程を提示できるので、企業側の調整もシンプルです。
直感的に操作しやすいデザインなので、特に候補者に操作説明をする必要もありません。
毎年忙しい時期がやってくる前に、ぜひ一度お試しください！
