【日程調整ツール紹介】無料で使える!受付システム連動型ビジネスツール「調整アポ」

2020 9/10
【日程調整ツール紹介】無料で使える!受付システム連動型ビジネスツール「調整アポ」

どうも。日程調整オタクのKossyです。
ビジネス向け日程調整サービスを紹介するシリーズの第④弾は、
クラウド受付システム連動型日程調整サービスの「調整アポ」です。

目次

「調整アポ」とは

調整アポとは
「調整アポ」とはクラウド受付システム 「Receptionist」内の1機能として提供されている日程調整サービス

「調整アポ」はクラウド受付システム「Receptionist」内の1機能としてディライテッド株式会社が提供する
Google/Microsoft カレンダー連携ができる候補提案型の日程調整サービスです。

スタンダードプランで10名以下の組織なら「調整アポ」の機能が無料で利用できます。
※ 2019年12月時点

「調整アポ」の特徴:受付システムと連動した「候補提案型」の日程調整ツール

調整アポは候補選択&提案型の日程調整ツール
調整アポは候補提案型の日程調整ツール

調整アポの使い方は5ステップ(調整者3ステップ、先方2ステップ)

調整アポを実際に使ってみました。
全5ステップにてアポ調整が半自動化できました。

調整者は3ステップ:
 ステップ1:「新規のアポを作成&初回のみカレンダー連携」
 ステップ2:「アポに参加する担当者選択」
 ステップ3:「日程候補を選択し、専用URLを先方に共有」

先方は2ステップ:
 ステップ4:「提案候補から日程確定&受付コードを取得」
 ステップ5:「アポ当日に来訪&受付コード入力」

各ステップについて順に説明します。

<調整者>ステップ1:「新規の調整アポを作成&初回のみカレンダー連携」

調整アポ ステップ1 調整開始
調整アポ ステップ1 調整開始
調整アポ ステップ1 新規アポイントメント
調整アポ ステップ1 新規アポイントメント

(初回のみ)カレンダーを連携すると予定が同期できます。

画像
調整アポ ステップ1 カレンダー連携
調整アポ カレンダー連携後の画面
調整アポ カレンダー連携すると予定が同期できます

<調整者>ステップ2.:「アポに参加する担当者選択

調整アポ 参加者の選択
調整アポ アポに参加する担当者を選択
調整アポ 候補者選択画面
調整アポ アポに参加する担当者一覧
調整アポ MTG参加メンバの予定も同期される
調整アポ 参加担当者選択後は全員の予定も表示されます ※選択した担当者側でもカレンダー連携が必要

<調整者>ステップ3: 「日程候補を選択し、専用URLを先方に共有

調整アポ 都合の良い候補選択
調整アポ 都合の良い候補選択。会議室連携していれば会議室も同時に抑えることが可能
調整アポ 5つ日程候補を選択した様子
調整アポ 5つ日程候補を選択した様子

選んだ候補日程は日程調整相手(先方)に専用URLを共有します。
URL共有のためのメールも自動で作成&プレビューが可能です。メールを先方に送信しない細かい設定も可能でした。

調整アポ 先方に送信するメールプレビュー
調整アポ 専用URLを先方に共有するメールのプレビュー
調整アポ 日程調整依頼完了
調整アポ 日程調整依頼完了

以上の3ステップで調整者のタスク終わりで後は先方の反応を待つだけです。
また、調整依頼完了と同時に、全担当者と会議室の仮日程分の予定を仮押さえしてくれるのは便利です。

Googleカレンダー  仮押さえされた予定
Googleカレンダー 仮押さえされた予定

<先方>ステップ4:「提案候補から日程確定&受付コードを取得」

調整アポ 先方が候補から最終日程を確定
調整アポ 先方が候補から最終日程を確定

確定すると調整者と先方に確定メールが送信され、受付コードが取得できます。

調整アポ 日程確定メール<調整者>
調整アポ 日程確定メール<調整者>

確定と同時に仮押さえしていた予定がキャンセルされます。
会議室のリリース忘れからも開放されるのでとても便利です。

Googleカレンダー 確定後は仮予定が自動でキャンセルされます
Googleカレンダー 確定後は仮予定が自動でキャンセルされます


<先方>ステップ5.アポ当日に来訪&受付コードを入力
アポ当日に先方が来訪し、取得した受付コードをReceptionistのiPadアプリに入力すれば、
来訪通知が行われ、アポ調整〜受付までシームレスに業務が半自動化できました。

調整アポ Slackに来訪通知
調整アポ Slackに来訪通知

「調整アポ」はこんな人に向いてる:社外の方と自社開催の日程調整シーンに!

「調整アポ」は受付システム「Receptionist」の拡張機能ということもあり、
社外の方が自社に来訪する調整シーンにぴったりな機能だと思いました。

社外来訪が多く受付業務と社外との日程調整業務でお悩みの企業さんでは導入の検討をされてみてはいかがでしょうか。

「調整アポ」類似の日程調整ツール

類似の「候補提案型」の日程調整サービスとして思い浮かんだのは2つです。

類似1:アイテマス

Googleカレンダー連携に対応した「候補提案型」の日程調整ができるサービスです。
Webだけでなく、iOS/Androidアプリも提供されています。

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類似2:eeasy(イージー)

調整者が選択した候補を、1対1の2者間の調整に限らず、3者以上に対応したユニークな日程調整サービスです。

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日程調整ツール「調整アポ」と 「waaq Link」の比較

カレンダーイメージ
「調整アポ」と 「waaq Link」の比較

社外の方が自社に来訪するピンポイントなシーンに特化した「調整アポ」に対し、
waaq Link」 は、1対1の2者間調整に限らず、3者以上での調整シーンに対応しており、
自社開催以外の場での調整シーンのあらゆる調整シーンでご利用いただけるサービスになっております。
ご興味がありましたら、紹介記事をご覧いただけたら幸いです。

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まとめ

日程調整ツール紹介シリーズの第④弾として、
受付業務と社外との日程調整業務にお困りな企業にぴったりな「候補提案型」の日程調整サービス「調整アポ」を紹介しました。
それでは、次回投稿をお楽しみに。

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(参考) 「調整アポ」 画面キャプチャ ※2019年12月時点

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Receptionist 料金プラン
Receptionist 料金プラン

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Googleカレンダー 調整アポで確定した予定
Googleカレンダー 調整アポで確定した予定

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調整アポ 調整中アポ一覧
調整アポ 調整中アポ一覧
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調整アポ 調整用URL確認

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