もうメールはいらない?!ビジネス版日程調整ツール | waaq Link

こんにちは!waaq運営事務局です。

日程調整は、日々あらゆる職種の方々が現場でされていますよね。でも、現場では効率よく進められないことがよく発生します。

メールでやりとりするのは大変・・。

やりとりが途中で止まってしまったり、複数人での調整が面倒くさくて全然決まらない・・。

働き方改革??現場は今でも地道にメールのやりとりをして日程が確定するまで手間を惜しんでいます。。

時代の流れとともにそろそろツールを導入して日程調整にかける手間を最小限にしたい!

そこで日程調整を圧倒的にラクにするクラウド日程調整ツール「waaq Link(ワークリンク)」のご紹介です!

目次

圧倒的に決まる! ビジネス版 日程調整ツール | waaq Link(ワークリンク)とは

1on1のミーティングから複数人の日程調整でも、

空いている日程のみが自動で抽出され、一発で確定できる日程調整ツール

です。

メールを自分で作らなくても、自動でメールを作成して送信、返信がない場合にはリマインドまでしてくれます。

日程調整は自動的に候補を抽出

具体的にwaaq Linkの特徴を確認していきましょう!

1. 確定したら自動でWEB会議ツール連携

2020年新型コロナ以降WEB会議でオンラインのミーティングを行う機会が大幅に増えています。今までは外部連携せず実際に会議室をとって、社内は会議室予約、社外との日程調整では場所をはめていましたが、今は共通のURLを発行してお相手にメールで伝える必要がありました。

waaq Linkでは、お相手が確定すると自動でWEB会議(Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsと)連携してくれるから、お相手にメールを送る必要も、発行手続きも不要です。

他社の対応状況もまとめていますので、併せてご覧ください。

WEB会議ツール(Zoom・Google Meeting・Microsoft Teams)と日程確定時に自動でURLを発行してくれるから自分で登録する必要がなくなる

2. カレンダー連携が必須ではない

GoogleやMicrosoftのカレンダーの登録がなくても利用を開始できます。また、連携することで日程が確定した際に、自動で予定が登録されたり、ダブルブッキングを防ぐことができます。もちろん、調整するお相手もカレンダー連携しなくてもいいのは安心ですよね。

調整するお相手も自分も、カレンダー連携不要(カレンダー連携しておくと自動でカレンダー登録)

3. 社内外問わずあらゆる人数での日程調整で効果を発揮

1:1での調整はもちろん、大企業の全体会議・グループ会議でも全員が空いている予定を自動で抽出します。

ん?社内だったらGSuiteの機能であるよ?MSスケジュールの機能であるよ?

社内でも部署間によって見えない日程間の予定でも付け合わせることができますし、社外との調整でGoogleやMicrosoftのカレンダーを直で他の会社と共有するのは少し不安ですよね。でも日程調整のためだけで、かつ相手にスケジュールの内容を読み取られないから安心です💪

社内外の日程調整で、複数人で安心して共有・やりとりができる

4. メッセージ機能が付属でメール不要

チャットでやりとりが煩雑になりません

メッセージ機能が一緒に使えるから、コミュニケーションはメールで・・という別々の管理ではなく、メッセンジャーライクなメッセージ機能で日程調整と一箇所でまとめられます。これでメールでのやりとりが今後不要になります!

メールしないといけなかったやりとりも、サービス内で完結

圧倒的に決まる! そのヒミツ。

お相手に送られるメールから「一発確定」や「自動リマインド」まで調整役のあなたが「手を抜ける」しくみが充実

日程調整が開始されたり、メッセージが来たら調整するお相手にはメールで通知がいきます。サービス内ではお相手が「メールを開封したか」や「サービスを見ているか」などの細かい情報から現在の進捗を確認できます。

もし、時間が経っても連絡が来ない場合、催促メッセージを送らなくても適切なタイミングで催促するメールが自動で送信されます。

また、ユーザーがサービスの「リマインド」ボタンから手動で送信することもできるので、催促メールをわざわざ作成してお伺いを立てる必要もなくなりました。

日程調整を開始すると、お相手に送られるメールがコレ↓

メール文中に確定ボタンがあるから即決定可能

メールから直接一発で確定できたり、日程が合わないときは、調整ルームでそれ以外の候補も選択できるから、わずらわしいメールのいったりきたりもなくなりますね!

複数人で調整している場合、日程候補を出していないユーザー宛にのみ催促メールを送信してくれるのも、細かい配慮があって嬉しいですね。

自動リマインドなどのサービスのしくみによって、コンバージョン増加を期待できる

ご利用を開始する方法

1. サインインページから登録

こちらのサインインページから、メールアドレスまたはGoogleアカウント(Gsuite、Gmail)、Microsoftアカウント(Office365、Hotmailなど)でログインします。

2. 調整可能な日程を入れておける限定カレンダーを作成

日程調整可能な時間を入力します。カレンダー連携しない場合は、可能な日程候補を「プレビュー」から登録していきます。カレンダーを連携することで、空いている日程を自動で抽出されます。

3. 日程調整を開始するための調整ルームを作成

調整するお相手との情報を入力したら、お相手のメールアドレスに自動抽出した日程候補と調整ルームへのカギが送られ、そのお相手のみと調整が可能になります。メール上の候補をクリックすることでも日程が確定できます。今までメールで候補を抽出して、作成していた手間がウソのようになくなりますね👏👏

さていかがだったでしょうか。日程調整もようやく手間が省ける時代到来ですね!無料でも使いえるトライアルもありますし、価格もリーズナブルなのですぐに使い始められます!それでは、よい日程調整ライフを〜!

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この記事を書いた人

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