知ってましたか？日程調整にかけている時間はなんと１日４０分
ビジネスに限らず他者とのスケジュール調整というものはいつの時代も大変ですよね。ビジネスの場合は自分がホストになり周りの予定を聞きながら複数人のスケジュール調整をしていかなければなりません。
この誰もが無駄と感じるストレスな時間を調査し１日の平均を調べてみたところなんと１日４０分。
１日４０分くらいまあ仕方ないんじゃない？と思ってる方！！よく考えてみてください。
月換算８００分、年換算９６００分です。１６０時間も日程調整に時間をかけているんです。
これは平均ですから…もっと時間をかけている会社も多いでしょう。はっきり言ってこれってとても無駄な時間なんです。
無駄な時間→自由時間にできる日程調整ツール
この１日４０分…年間１６０時間…もっと有意義に使いたくないですか？他の業務や他の事業の拡大、自分のスキルアップの勉強、もちろんプライベートな家族の時間、筋トレ。習い事。家でNetflixも。笑
タイムイズマネーです。今波に乗っている会社は必ずといっていいくらい福利厚生が充実、社員の休みを大事にしています。生産性をあげながら社員を大事にする、そのために１番見直せる部分がこの日程調整かけている時間だと思いませんか？
最近の業績の良い会社が最近こぞって取り入れているのが日程調整ツールです。日程調整ツールって一体何？そんな方に簡単に説明していきましょう。
日程調整５分で完了！？日程調整ツールとは
日程調整ツールは名前の通りの説明になってしまいますが
日程調整ツール＝スケジュール調整を簡略化するツールです
今まではメール作成をして、カレンダーから自分の空いている日時をお相手に提案、メールに日程候補を3-4件記載し、問題ないか確認して…お相手から連絡がきてうまく行けば一回のやりとり、合わなければ何回も同じやり取りをし…確定した場合は御礼のメールと自分のカレンダーに自分で入力。これが今までのやり方でした。対応する人数が多くなればなるほど業務負荷がかかっていました。
１日４０分→１日５分 これを実現させたのが日程調整ツールなのです。
日程調整サービスと調べると色々なツールを比較している記事が沢山出てくるでしょう。なのでもう大体の機能は知ってるよーなんて方もいるかもしれません。
法人向け日程調整ツールの特徴
法人向けは無料の一般向けと何が違うか一言でいうと細かい複雑な設定が可能であるかないかです。
- 基本的な日程調整機能に加えて複数の担当者で対応できる振り分け機能
- 毎月の進捗を可視化できるデータダウンロード機能
- ZoomURL自動発行(Googlemeet,teams利用も可）
- メール本文や送る頻度のカスタムなど機能が充実
ここまでの機能は正直言って無料でできるものはありません！
どの会社でも無料版は本当に予定をすり合わせるくらいのことで細かなカスタムはできないことがほとんどなので無料で何でもできるやつほしいんだけど…は諦めましょう！！（断言）
仮にあったとしても広告がついてきてしまったりするのでとても見にくくなったり会社のイメージと合わない広告が表示されたりビジネスでお客様に対して見やすい日程調整することには向かないですね。
ただ日程調整ツールを導入すれば、ほとんどのタスクを自動化できるのでダブルブッキングやヒューマンエラーも減らせることを踏まえると、有料だとしても多少のコストをかけても導入するメリットは大きいです。
有料だったり法人向けに特化している日程調整ツールだとどこまで細かい設定が可能なのでしょう。
法人向け日程調整ツールで１０００社以上が導入していて、使いやすさで圧倒的な高評価を得ているWaaqLinkを例にご紹介します。
法人向け日程調整ツールNO1,WaaqLinkでできること
実際WaaqLinkを使っている企業からの口コミをまとめたリアルな声です。
（※IT製品比較サイトより抜粋しまとめたものです）
ビジネスシーンでのミーティングにおいて、全ての場面で利用できる
ビジネスシーンでのミーティングにおいて、全ての場面で利用できます。例えば
- 採用面接では、候補者との日程調整
- 顧客打合わせでは、顧客先との日程調整
- 社内打合わせでは、メンバーとの日程調整
- セールスでは、商談先との日程調整
WaaqLinkではOR条件やAND条件という設定ができます。
- OR条件・・・複数人の誰か一人が参加する
- AND条件・・・複数人全員が参加する
【例】
①１人をメンバーの中で誰か日程が空いている人で調整したい…OR条件
②全員が空いている日程の中で調整したい…AND条件
このような複雑な条件の形の日程調整も日程調整ツールを使えば簡単に設定できますので打ち合わせの調整などの手間が大幅に少なくなります。
日程調整は主に３つの種類だが全てに対応
日程調整ツールは、大きく分けると3つの種類があります。
候補提案型
候補提案型は、日程候補を主催者側でピックアップし、空いている日時を提案します。調整相手が、提案された日程候補の中から日時を選択すると、自動的にカレンダー（多くの日程調整ツールが外部カレンダー連携可能）に入り、日程が確定する方法です。日程候補を主催者側で選択する必要があるので、少し主催者側での作業も発生します。
予約受付型
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部カレンダーツールと連携してる場合、自分の空いている日程候補が日程調整用のカレンダーに自動的に抽出し反映されます。相手先は、調整用カレンダーの中から、好きな日程を選択すると、自動的に自分のカレンダーと相手先のカレンダーに予定が入り日程が確定されます。これはよく使われる調整方法だといえます。
投票型
投票型は、「調整さん」や「伝助」などビジネスシーンよりも、忘年会や飲み会などの調整に利用されている昔ながらの日程調整です。カレンダーとの連携は特になく、主催者は、候補日を複数あげて参加者に「〇」「△」「✕」で答えてもらい、日程を決める方法です。
これらすべての方法で日程調整が可能です。
Zoomでの設定が柔軟
WaaqLinkでは
①共有のZoomアカウントを設定し、日程確定時に空いているZoomアカウントより会議URL自動発行
②各担当者のZoomアカウントを設定し、日程確定時に割り当てられた担当者のZoomアカウントより会議URL自動発行
このような形でただ自動で発行するだけではなく設定に合わせた形でZoomURL作成をします。
複数のZoomアカウントを使用しているような企業ですと、日程調整時に空いているzoomを自動で振り分けて発行してくれるツールというのはとても便利です。いちいち空いているZoomを探したり、手動でURLを発行して相手にメールで送る手間が省かれる点はもちろんご自身の外部カレンダー、Zoomアカウントを連携しておけば日程確定をしている時間帯にZoomアカウントがダブルブッキングのような状態になることはありません。
こういった人為的ミスも防げる部分がWebミーティングを活用する企業は重宝しているようです。
Zoomを使っている企業が多いですがTeamsやGooglemeetでのWebミーティングにも対応しています。
フォーム作成の自由度が高い。アンケートフォームも作れる
そしてWaaqLinkの良さとして多く挙げられたのが予約フォーム作成の自由度と見やすさ。
説明会や接客後に顧客向けにアンケートを取り、リアルなお客様の声を収集したかったのでこの機能は嬉しいという企業も多いようです。
そしてもともと自社サイトを持っていてイメージを崩したくないという企業様でもフォームの自社HPに埋め込むだけで利用できるので大幅なシステム改善をしなくて良い点も人気の1つです。
実際にWaaqLinkを導入してオンライン相談を開催している企業様の例が詳細に載っているのでこちらも一緒にチェックしてみるといいでしょう♪
その他のリアルな口コミも是非参考に
IT製品比較サイトから抜粋した法人の利用者様からWaaqLinkへのリアルな意見
（※ITreviewより抜粋しています）
・金額が安く簡易に導入できる点、チームスと連携できる点が非常に良いかと思います。
更新や設定も難しくありません。
・今まで営業が架電して面談設定するケースがほとんどでしたが、このツールを入れてから月間で30～50件程度自動で面談設定予約がされていて、営業の架電工数削減につながっています。
ＭＡツール、メルマガ施策を組み合わせて効果を発揮しています
・初めて日程調整ツールを導入しました。
これまで営業担当が電話でアポイントを取っていましたが、
waaqlinkを導入したことで営業担当の工数を大幅に削減することが出来ました。
また日程確定後社内のチャットツールに自動で通知が出来るため、
共有する手間が掛からないことが大きなメリットとして感じています
・このツールを使用する前は、アナログにカレンダーから候補日を抽出しており、日程調整依頼メールの準備に時間を要しておりました。waaq Linkを活用することで、複数名でのアポイント打診も非常に快適で日程調整依頼の時間短縮となりました。また、前日にリマインドも自動送付になっているので、これまでアナログにリマインドしていた時間も短縮可能となり、別業務に注力ができるようになりました。
Zoomとの連携もでき、リンク発行のタスクもなくストレスなく日程調整が可能となっております。
・同時に複数社とのアポイント打診の際に非常にストレスなく日程調整が可能となり、ダブルブッキングのストレスがなくなりました。
・アポイント獲得代行のベンダー様に、waaqのURLを共有し、スムーズにアポ調整ができるようになりました。
・web商談のお申し込みフォームとして活用しています。
以下2点で特にメリットを感じました。
①日程調整時に社内にも自動で通知することが可能なため、共有する手間を省くことができた。
②当日も候補日として提示可能だったため、見込客とすぐに商談を設定することができる。
・クライアントとの予定調整にかかる時間の削減、長期に返信がなかった顧客対象からの返信率が上がったこと、毎回アポイント取得後にZoomの空き予定の確認と入力の手間があり、それが解消されまひた
・予約カレンダーのURLからいつでも最新の空き予定が確認できる点と多人数のメンバーの予定を調整するカレンダーを作成できるのは重宝しています。Zoomとの連携機能はアカウントが今後も増えていくことを考えると必須機能です
実際にWaaqLinkを導入された企業様のインタビュー記事も参考にしてみてください♪
日程調整ツールで1番よかったのは工数の削減
その他のリアルな口コミにある内容で多かったのはやはり工数の削減でしたね。
・日程調整件数が多く、業務負荷が高い方
・３者以上の日程調整を行っている方
こういった場合は特にお互いの予定をすり合わせるという点で多くの時間を費やしている企業様が多いようでした。
ここまで読んで日程調整サービスへの理解やメリットも深まったのではないかと思います。
こちらの記事でも2023年に導入したい日程調整サービスをご紹介していますのでぜひご覧ください。
今回中心にご紹介したのはwaaq Linkの日程調整ツールでした。
まずは資料請求ができるので早速導入したい方はこちらから資料請求して詳しく見てみるとよいでしょう！
