こちらの都合で打ち合わせ日程の再調整が必要になった場合
せっかくお相手に予定を合わせて頂いたのに、急遽動かせない別の予定が出来てしまった。
大変気まずいですが、出来るだけ早く全員に連絡をして、再度日程調整を行いましょう。
その際に送るメールのポイントをお伝えしたいと思います。
メールの件名は分かりやすく、簡潔に
つい焦ってしまったり、申し訳ないという気持ちが先に出てしまうと件名にまで「申し訳ございません」と書いてしまうことがありますが、これは間違いと言えます。
本文でしっかり理由を説明すればいいのですから、件名は簡潔に。
墨付きのカギカッコ【】などをうまく利用して、何のプロジェクトのミーティング、打ち合わせなのかが分かるようにするのも一つです。
また、何かのメールの返信なのであれば、もとの文は消さずにおくこと、件名の「Re」を消さずにおくことも気遣いです。
急用の内容は詳しく書かなくてもOK
日程の再調整が必要になった理由を、事細かく正直に書かなくても構いません。
お相手も何か外せない用事があったことは分かるので、「業務の都合」「急遽予定が出来てしまい」等で大丈夫です。
むしろ、あまり具体的に書いてしまうことで、「こちらの打ち合わせの重要度が低いのでは」と心象を悪くしてしまう場合もあります。
謝罪文は冒頭で、1回で潔く
「大変申し訳ございません」は冒頭で、1度すれば問題ありません。
お相手の手間を考えると、何度も謝りたくなってしまうかもしれませんが、何度も謝罪するとかえってくどくなってしまいます。
実際に次回の打ち合わせでお会いした時に、謝罪と日程を再調整して頂いたお礼を一言伝えれば大丈夫です。
【テンプレート】こちらの都合で再度日程調整する場合のメール
以下にテンプレートを用意してみました。適宜、参考にしてご活用ください。
件名:【プロジェクト名】お打ち合わせ日程調整のお願い
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。
先日予定して頂いた「プロジェクト名」のお打ち合わせですが、大変申し訳ございません、急遽別件が入ってしまい、当日お伺いが出来なくなってしまいました。
つきましては、下記日程より再度調整をお願いできますでしょうか。
- 〇月〇日(〇)11:00~12:00
- 〇月〇日(〇)13:00~14:00
- 〇月〇日(〇)15:00~16:00
お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い致します。
![](https://waaq.blog/media/2023/03/c658f61d-f9fb6a063d1856da86a06def2dc6b921-300x169.jpg)
日程の再調整もwaaq Linkなら簡単!
waaq Linkを使えば、日程の再調整もお相手に手間を取らせることがありません。
一度電話などで再調整の謝罪と要件をお伝えし、「日程の再調整については、メールのリンクからカレンダーをご参照ください。」とご連絡すればOK。
お相手は登録されたカレンダーから希望の日程を選択し、一発で再調整が可能です。
![](https://waaq.blog/media/2020/10/b3aefc0c-e9390374df1779a27722a6fe22d69d82-1024x591.png)
メールで長々と謝罪するよりも、電話1本で「申し訳ない」と伝えた方が誠意は伝わります。
その後の流れは簡単なほうが、お相手の心象もGOOD。こちらも煩雑なメールをやりとりする必要がありません。
ぜひこの機会に、ツールの使用をご検討ください!
![](https://waaq.blog/media/2020/10/10bcf0b6-2c86ac3c63ad3a6cbfbd09d1dbba3bda-1024x851.png)