ビジネスシーンで必ずやらなくてはいけない「日程調整」。クライアントとのやりとりや社内での会議設定など、ほとんど毎日日程調整をしている、という方も少なくないのではないでしょうか。
仕事柄様々な人種の顧客とやり取りすることもあるかと思います。
今回は英語で日程調整をする！をテーマにしています♪是非ビジネスの参考にしてみてください！
日程調整の流れの基本
挨拶から始める
日程調整の会話やメールを始めるときは、挨拶から始めることが重要です。状況に応じて、”Hello,” “Hi,” “Dear,” “Good morning/afternoon/evening”などが使われます。
目的を述べる
次に、メッセージの目的を述べます。たとえば、「あなたとのミーティングをスケジュールしたい」とか、「来週あなたと会うことができるかどうか知りたい」というように言います。
日時の候補を提供する
目的を述べたら、ミーティングやイベントの複数の日時候補を提供します。日時とタイムゾーンを明確に示します。たとえば、「次の日時でいかがでしょうか」とか、「月曜日の午前10時（日本時間）が都合が良いです」というように提案します。
確認を取る
相手の都合が合うかどうか確認します。相手が応じる前に、すべての候補を提供することが重要です。また、相手の返信が遅れた場合は、追跡メールを送信することができます。
確定する
相手が確認したら、確定します。確定した日時や場所、アジェンダなどの詳細を確認し、必要ならば変更を加えます。
以上が、英語での日程調整の基本的な手順です。日程調整には、明確なコミュニケーションと柔軟性が求められるため、相手との信頼関係を築くことが重要です。
英語で相手のスケジュールを確認してみよう
日程調整の基本中の基本が、「相手のスケジュールを確認する」ことですね。
自分のスケジュールに余裕があったり、候補日が決まっておらずざっくりと相手の予定を知りたい場合は、「いつご都合がよろしいでしょうか？」を「available（空いている、余裕がある）」「convenient（時間がある人に対して）都合がいい」「suitable（適した）」などの単語を使うことが多いです。
例文：
When would be your available date?
（何日がご都合よろしいでしょうか？）
→dateをtimeに変えて都合の良い時間を聞くこともできます。
Could you please let me know your availability?
（ご都合を教えていただけますでしょうか？）
When will it be convenient for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？）
What time is convenient for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？）
When would be suitable for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？）
Please give me some time slots of your availability.
（ご都合がいい時間帯を教えてください）
→「time slot」で「時間帯」を聞くことができます。
英語で自分の日程を伝える
続いて、自分の日程がある程度決まっていて、都合が良い／悪いことを表現したいときに使えるフレーズをご紹介します。相手から自分の予定を聞かれたときにも使える表現です。
たとえば、先ほどのように「available（空いている、余裕がある）」を使っても良いです。また、忙しいときは「busy（忙しい）」や「tight（キツイ＝忙しい）」を使っても伝えられます。都合がつかないときには文頭に「I’m afraid（すみませんが）」と付け加えると丁寧な表現になります。
例文：
I’m afraid my schedule is not available on that day.
（申し訳ありませんが、その日はスケジュールが埋まっています（余裕がありません）。）
I’m afraid my schedule is a bit tight on that day.
（申し訳ありませんが、その日はスケジュールが少しタイトなのです。）
I’m available on Wednesday.
（水曜日は空いています。）
I will adjust my schedule to match yours.
（あなたのご予定に合わせて調整します。）
I’m available anytime after ２pm tomorrow.
（明日の午後２時以降でしたらいつでも空いています。）
I will adjust my schedule to accommodate yours.
（あなたのご予定に合わせて調整します。）
日程を変更する
一度決めたスケジュールを変更したいこともあるでしょう。相手も決まっていた日程に合わせて別のスケジュールを組んでいる可能性がありますので、変更するときには謝罪の言葉を一言付け加えましょう。また、日程の変更が必要になった時点ですぐに相手に連絡しましょう。
例文：
I’m afraid I will readjust the meeting schedule.
（申し訳ありませんが、会議のスケジュールを再度調整します。）
I will let you know as soon as we fix the schedule.
（スケジュールが決まり次第ご連絡します。）
I’m sorry but could we change the meeting date from the 10th to the 15th, please?
（申し訳ございませんが、ミーティングの日にちを10日から15日に変えることはできますか？）
I’m going to have to postpone our meeting tomorrow.
（明日のミーティングは延期しないといけません。）
I need to ask you to reschedule our plan because of a meeting.
（会議が入ってしまったため、予定を変更できるかおうかがいしたいです。）
Could we move up the meeting by 30 minutes?
（ミーティングを30分早めることは可能でしょうか？）
→予定を早めたいときには「move up（前に進む）」という表現が便利です。
Would it be possible to push back the meeting by 30 minutes?
（ミーティングを30分遅らせることは可能でしょうか？）
→予定を遅らせたいときには「push back（うしろへ押す・うしろにずらす）」という表現が便利です。
英語で予定をキャンセルする
一度決めた予定ですが、どうしてもキャンセルしなければならないこともあるでしょう。なお、都合がつかないとわかった時点で早めに相手にそのことを伝えましょう。
例文：
I’m very sorry but I would like to cancel our meeting on Monday, please.
（大変申し訳ございませんが、月曜日のミーティングをキャンセルしたいのですが。）
I’m afraid I won’t be able to make it to the meeting on 30th of November.
（大変申し訳ございませんが、11月30日の会議に出席できません。）
Unfortunately, I can not make the meeting tomorrow.
（申し訳ございませんが、明日のミーティングには行けません。）
I am very sorry, I have to cancel tomorrow’s meeting because something urgent has come up.
（大変申し訳ございませんが、急用のため、明日のミーティングをキャンセルしなければなりません）
→「用事ができた」は「something came up」で表現することができます。「急用」「重要な」というニュアンスを付け加えたいときには、「something important/urgent has come up」と表現します。
英文のメールで日程調整する
続いて、メールで日程調整をするときに便利な表現やわかりやすい件名についてご紹介します。ビジネスメールの文面は、ダラダラと長く書かずに、ポイントを絞って簡潔に表現しましょう。
日程調整の時の英文での件名
ビジネスでは、一日にたくさんのメールのやりとりを行うことが多いです。そのため、大切な日程調整のメールがほかに埋もれてしまわないよう、件名は一目見て日程調整だとわかるものにするのがポイントです。
例：
Meeting with Mr. James
（ジェームスさんとのミーティング）
Online Meeting regarding next project on the 15th
（15日の次のプロジェクトに関するオンラインミーティング）
Meeting to decide the budget
（予算を決めるためのミーティング）
Request to set up a meeting
（ミーティング設定のお願い）
Weekly project meeting request
（週例プロジェクトミーティングのお願い）
Urgent: Request for a meeting
（至急：ミーティングのお願い）
Urgently requesting a meeting
（至急のミーティングのお願い）
Please reply to: Schedule a meeting
（ご返信ください：ミーティングの設定）
Requesting to schedule a meeting at your earliest convenience
（ご都合に合わせたミーティング設定のお願い）
Requesting a meeting at your earliest convenience
（ご都合に合わせたミーティングのお願い）
英文で候補日を提示する
自分の都合が付く具体的な候補日を提示して、相手の都合が付くかどうか知りたいときには、以下のように尋ねてみましょう。
例文：
I would be available on the following dates;
– Fri 4 November
– Mon 7 November
– Tue 8 November
Could you let me know your availability please?
（私の都合が付くのは以下の日にちです
11月4日（金）
11月7日（月）
11月8日（火）
ご都合を教えていただけますでしょうか？）
日程調整の英語表現
いかがでしたか？
今回は、日程調整の英語表現について、「相手のスケジュールを確認する」「自分の日程を伝える」「日程を変更する」「予定をキャンセルする」など状況別に例文を用いてご紹介しました。あわせてご紹介したメールでの日程調整に便利な件名や候補日の提示など、ぜひ覚えて使ってみてくださいね。
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