人材紹介の面接日程調整メール文例｜候補者向け・企業向け・催促・確定連絡

2026年11月15日

人材紹介の面接日程調整で送るメールは、4種類を用意しておくと足ります。候補者に候補日を聞くメール、企業に候補日を提示するメール、返信がないときの催促メール、日程の確定連絡です。どのメールにも、誰の・どの求人の面接か、いつまでに・何を返してほしいかを1通の中に書くと、聞き返しの往復が減ります。

人材紹介の面接日程調整で用意する4種類のメールと必ず入れる項目

人材紹介会社が面接の日程調整で送るメールは、候補日の依頼、候補日の提示、催促、確定連絡の4種類です。人材紹介会社は候補者と求人企業の間に立つため、同じ種類のメールを候補者向けと企業向けに書き分けます。

次の表から、4種類のメールは送る相手と返してほしいことがそれぞれ違うことが分かります。

メール	送る相手	送るタイミング	返してほしいこと
候補日を聞くメール	候補者	書類選考を通過し、面接に進むと決まったとき	面接に参加できる日時
候補日を提示するメール	求人企業	候補者から候補日を受け取ったとき	面接を行う日時の選択
催促のメール	候補者または求人企業	回答期限を過ぎても返信がないとき	回答、または回答できない理由
確定連絡のメール	候補者と求人企業の両方	面接の日時が決まったとき	確定内容の確認

人材紹介の面接日程調整で用意する4種類のメール。候補日を聞く（候補者へ）、候補日を提示する（求人企業へ）、催促する（候補者または求人企業へ）、確定を連絡する（両方へ）と、それぞれ送るときと返してほしいこと

面接の日程調整メールでは、受け取った人がそのメールだけで何をすればよいか分かることが大切です。次の表は、4種類のどのメールにも入れておきたい項目です。

項目	書く内容	抜けると起きること
誰の面接か	候補者の名前（企業向け）、企業名（候補者向け）	複数の候補者や企業の話と混同される
どの求人か	求人名・職種、選考段階（一次面接など）	同じ企業に複数の求人がある場合に取り違える
面接の形式と所要時間	オンラインか対面か、所要時間、対面なら場所	候補日を選ぶ前に、聞き返しが発生する
返してほしいこと	候補日、日時の選択、確認の返信など	相手が何を返せばよいか分からず、返信が遅れる
回答期限	日付と時刻	返信が後回しにされ、調整が止まる
連絡先	人材紹介会社の担当者名と連絡方法	変更や質問が、人材紹介会社を通らずに伝わる

候補日を聞く・提示する・催促するメール文例

候補日のやり取りでは、候補者から幅を持たせて候補日をもらい、企業には選ぶだけで済む形で示します。返信がない場合は、回答期限を過ぎた時点で催促します。文例の「◯◯」は、自社の情報に置き換えて使います。

候補者に面接の候補日を聞くメール文例

候補者に候補日を聞くメールでは、面接の形式と所要時間を先に伝え、参加できる日時を複数挙げてもらいます。

件名：【株式会社◯◯】一次面接の日程調整のお願い（◯月◯日までにご返信ください）

◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
株式会社◯◯の「◯◯（求人名）」について、一次面接に進むことが決まりました。面接の日程を調整するため、参加できる日時をお知らせください。

■面接の内容
企業名：株式会社◯◯
求人：◯◯（職種名）
選考段階：一次面接
形式：オンライン（Web会議）／対面（場所：◯◯）
所要時間：◯分程度

■お知らせいただきたいこと
・◯月◯日（◯）から◯月◯日（◯）までの間で、面接に参加できる日時（できるだけ多く）
・オンラインと対面のどちらで参加できるか

■回答期限
◯月◯日（◯）◯時まで

このメールに返信する形で、「◯月◯日（◯）◯時〜◯時」のようにお知らせください。候補日をお知らせいただいた時点では、日程は確定しません。企業と確認したうえで、確定のご連絡をお送りします。

ご不明な点は、◯◯（担当者名・電話番号）までご連絡ください。

候補日をもらう期間と時間帯の書き方の例を示すと、候補者の返信の形がそろいます。
候補日を答えただけでは確定しないことを書いておくと、候補者が予定を空けたままにする行き違いを防げます。

企業に面接の候補日を提示するメール文例

企業に候補日を提示するメールでは、候補日に番号を付けて並べ、企業が番号を選ぶだけで返信できる形にします。

件名：【日程のご確認】候補者◯◯様一次面接の候補日（◯月◯日までにご返信ください）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
「◯◯（求人名）」の一次面接について、候補者の◯◯様から、面接に参加できる日時をいただきました。次の候補日から、面接を行う日時をお選びください。

■候補者：◯◯様
■選考段階・形式：一次面接／オンライン

■候補日
①◯月◯日（◯）◯時〜◯時
②◯月◯日（◯）◯時〜◯時
③◯月◯日（◯）◯時〜◯時

■ご返信いただきたいこと
・面接を行う日時（候補日の番号）
・面接官のお名前
・オンラインの場合、Web会議のURLを貴社でご用意いただくかどうか

■回答期限
◯月◯日（◯）◯時まで

候補日がどれも合わない場合は、面接が可能な日時を複数お知らせください。候補者の◯◯様に確認いたします。

候補日がどれも合わないときの返し方を書いておくと、企業からの返信が止まりにくくなります。
Web会議のURLをどちらが用意するかを、提示の段階で決めておきます。

返信がないときの催促メール文例

催促のメールでは、いつ送った何についての連絡かを最初に書き、新しい回答期限を示します。回答できない場合の返し方も書いておくと、相手が返信しやすくなります。

候補者向けの文例です。

件名：【再送】株式会社◯◯ 一次面接の日程調整のお願い

◯◯様

株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日にお送りした、株式会社◯◯の一次面接の日程調整について、まだご回答を確認できていないため、改めてご連絡しました。
企業へ候補日をお伝えするため、◯月◯日（◯）◯時までに、面接に参加できる日時をお知らせください。

候補日を挙げにくい場合や、選考を見合わせたい場合も、このメールへの返信でお知らせいただけますと幸いです。

企業向けの文例です。

件名：【ご確認のお願い】候補者◯◯様一次面接の日程（◯月◯日ご提示分）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日にご提示した、候補者◯◯様の一次面接の候補日について、ご確認の状況を伺いたくご連絡しました。
◯月◯日（◯）◯時までに、面接を行う日時をお知らせいただけますでしょうか。

■ご提示した候補日
①◯月◯日（◯）◯時〜◯時
②◯月◯日（◯）◯時〜◯時

候補日が合わない場合や、社内で確認中の場合は、その旨と回答のご予定をお知らせください。

調整全体が止まったときの役割分担や仮押さえの扱いは、人材紹介の三者間調整が止まるときの進め方で解説しています。

面接日程の確定連絡メール文例（候補者向け・企業向け）

確定連絡のメールは、候補者と企業の両方へ、同じ日時・形式・参加方法を書いて送ります。2通の内容がそろっていることを、送る前に見比べます。

候補者向けの確定連絡メール文例

候補者向けの確定連絡には、当日の参加方法と、変更が必要になったときの連絡先を書きます。

件名：【面接日程確定】株式会社◯◯ 一次面接 ◯月◯日（◯）◯時〜

◯◯様

株式会社◯◯の◯◯です。
株式会社◯◯の一次面接の日程が、次のとおり確定しました。

■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■企業名・求人：株式会社◯◯／◯◯（求人名）
■形式：オンライン（Web会議）
■参加方法：Web会議のURL　◯◯
（対面の場合は、場所・受付方法・持ち物を記載）
■面接官：◯◯様（人事部）

日程の変更が必要になった場合や、当日に遅れそうな場合は、企業へ直接ではなく、当社の◯◯（電話番号）までご連絡ください。

企業向けの確定連絡メール文例

企業向けの確定連絡には、候補者へ確定を伝えたことと、当日の連絡の窓口を書きます。

件名：【面接日程確定】候補者◯◯様一次面接 ◯月◯日（◯）◯時〜

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
候補者◯◯様の一次面接について、次の日時で候補者へ確定のご連絡をいたしました。

■日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
■候補者：◯◯様
■求人：◯◯（求人名）
■形式：オンライン（Web会議のURL　◯◯）

当日の候補者との連絡は、当社の◯◯（電話番号）が承ります。選考結果は、当社の◯◯までお知らせください。

企業の採用担当者が候補者へ直接送る確定メールの文例は、企業向けの面接日程確定メールのテンプレートにまとめています。確定後に日程を変え直すときの一般的な文例は、日程の再調整をメールで依頼する文例を参考にしてください。

面接の日程調整メールの往復を減らす方法

日程調整メールの往復は、1通に足りない情報を後から聞き直すときと、候補日が合わずに出し直すときに増えます。書き方と送り方を決めておくと、往復を減らせます。

候補日は期間と時間帯で聞く：候補者には、決まった数の日時ではなく、期間の中で参加できる時間帯を挙げてもらいます。
合わないときの返し方を先に書く：企業に候補日を示すメールに、どれも合わない場合に何を返せばよいかを書きます。
回答期限を必ず書く：日付と時刻まで書き、期限を過ぎたら催促する決まりにします。
文例を社内で1つにそろえる：担当者ごとに書き方が違うと、入れる項目に抜けが出やすくなります。
相手が日程を選べるページを使う：メールの本文で候補日をやり取りする代わりに、日程を選べるページのURLを送る方法もあります。

面接の日程調整メールの往復を減らす5つの書き方・送り方。候補日は期間と時間帯で聞く、合わないときの返し方を先に書く、回答期限を必ず書く、文例を社内で1つにそろえる、日程を選べるページを使う

waaq Linkで日程調整メールを送る場合

waaq Link（ワークリンク）は、日程調整を自動化するビジネス向けのツールです。2026年11月時点で、waaq Linkには仲介調整（調整ページ自動作成機能）があります。各候補者が同じ日程回収用URLから面接可能な日程を複数回答すると、候補者ごとの調整ページ（調整URL）が自動で作成されます。

2026年11月時点で、人材紹介会社は、作成された調整URLを各企業の担当者へ送ります。調整URLはwaaq Linkから送信でき、各企業がそれぞれ日程を確定します。候補者用・企業用の予定確認画面では、今後の予定の確認と変更ができます。

2026年11月時点で、waaq Linkでは相手指定のワンタイム調整URLを発行し、送信用テンプレートを選んで一斉送信できます。未確定の相手への催促リマインドと、開催日前のリマインドも自動で送信できます。送信のタイミングと回数は、カスタム通知で設定できます。

人材紹介・三者間調整向けの機能の詳細を見る

文例メールで日程調整を進める方法が向いているケース／向いていないケース

文例メールで進める方法は、調整する件数が限られていて、担当者ごとの書き方をそろえたい場合に向いています。件数が多く、候補日のやり取りの往復が追いつかない場合は、日程を選べるページを使う方法が合うこともあります。

文例メールで進める方法が向いているケースは、次のとおりです。

担当者ごとにメールの書き方が違い、入れる項目に抜けが出ている
新しく入った担当者に、日程調整の進め方を覚えてもらいたい
調整する面接の件数が限られている

文例メールで進める方法が向いていないケースは、次のとおりです。

調整する面接の件数が多く、メールの往復の管理が追いつかない
1人の候補者に複数の企業を紹介していて、候補日の重なりを手作業で確かめている
求人企業が、自社の決めた方法での日程調整を指定している

人材紹介の日程調整メールでよくある失敗と対策

日程調整メールの失敗は、1通に必要な情報が足りないときと、候補者向けと企業向けの内容が食い違うときに起きます。次の表から、多くの失敗は、送る前の確認と文例の統一で防げることが分かります。

よくある失敗	起きること	対策
回答期限を書かずに候補日を聞く	返信が後回しにされ、調整が止まる	日付と時刻まで書いた回答期限を入れる
候補者向けと企業向けの確定連絡で、日時や形式が食い違う	候補者と企業が別の日時や場所を予定に入れる	2通を同じ確定情報から作り、送る前に見比べる
件名に企業名や候補者名を入れない	受け取った人が、どの面接の連絡か探せない	件名に、企業名または候補者名と選考段階を入れる
企業へのメールに、候補者のほかの選考状況を書く	候補者が伝えてほしくない情報が伝わる	企業へは、候補者が参加できる日時だけを示す
変更の連絡先を書かない	候補者が企業へ直接連絡し、人材紹介会社が変更を知らない	確定連絡に、変更の連絡先として自社の担当者を書く