こんにちは、田沼です。
日程調整ツールを利用していない方にとって、どのくらい便利になるかあまり理解できないと思いますが、各社のツールで書かれていることをもとに算出すると約80%以上が日程調整の手間が省けると記載があります。
少し前にGoogle Workspaceの indivisualという個人用の有料アカウントで先行利用ができた日程調整ツールが、この度Google Workspace （旧 Gsuite）でも利用が可能になりました！今まで使っていたツールでそのまま日程調整までできるなんて便利ですよね！
今回はその使い方とできることについてまとめてみました。
使い方
- Googleカレンダー上で、日程調整として確定していい枠を設定する。
- 調整相手にメールなどにそのURLを共有する。
- 確定してもらうと自動的に予定が埋まり、メールで通知が飛んでくる。
具体的に見ていきましょう！
1. Googleカレンダー上で、日程調整として確定していい枠を設定する
まずはGoogleカレンダーを開き、予約枠として表示したい日程を選択します。自動で空き日程から枠を抽出しませんので、手動で調整相手が確定していい日程を選択していきます。
有料のGoogle workspaceを利用すると、イベントのタブの中に「予約枠」というタブが表示されますので、これに変更してください。
作成した予約時間枠をクリックし、右上の編集ボタンから編集していきます。
予定の時間枠に対して、以下の項目を編集できます。
会議のタイトル、会議の時間単位を入力して保存します。ここでは「調整可能枠」と記載していますが、このまま会議名になりますので、ご注意ください。
ここで設定した枠を確認して、問題ない場合は、設定した枠をもう一度クリックし、「予約ページを開く」を押して、調整できるページが開けるので、このURLをコピーします。
2. 調整相手にメールなどに添付してそのURLを共有する
先ほどの会議タイトルで入力した「調整可能枠」と記載がある部分が、調整相手が確定できる日程の候補枠になります。
3. 確定してもらうと自動的に予定が埋まり、メールで通知が飛んでくる
調整相手にURLを共有したあと、調整相手がログインしている場合は、自動的に出席者にその名前が入力され、確定（保存）すると同一のカレンダーの予定として登録されます。
ちゃんと調整相手が確定した予定が入っているのを確認できますね！
Google workspaceの日程調整ツールを利用するメリット
ここまで日程が確定するまでの流れを説明してきましたが、どのような場合でGoogleのスケジュール調整ツールにメリットがあり、使えるのか。どういうケースだとサードパーティ製の日程調整ツールを利用した方がいいのかを整理します。
1. 格安で利用を開始できる
日程調整ツールが1アカウント800-1500円するのに対して、Google workspaceをすでに有料で利用している方にとって、追加の費用をかけずに利用できるのは魅力的ですよね。
2. なんといってもすぐに日程調整を開始できる
Google上からイベントを登録できるから、今まで使い慣れた環境で利用を開始することも大きなメリットになります。
3. 調整相手がGoogleカレンダーを利用している場合は、どこが埋まっているかがすぐにわかるから確定しやすい
調整相手がGoogleカレンダーを利用している場合には、そのまま「自分の予定」を照らし合わせることができるので、予定が空いているところで提案しやすいです。
※現時点では代理で日程を選ぶ場合、自分以外の「他のカレンダー」と照らし合わせることはできないため、代理で登録する場合などはカレンダーの予定を確認しに行く必要はありそうです。
Google workspaceでは難しい、、サードパーティ製の日程調整ツールの魅力
ここまで Google workspaceで利用できることを確認してきましたが、ではサードパーティ製の調整ツールと何が違うの？と思われる方も多いかと思います。日程調整にもいろんな種類がありますが、今回は汎用性が高いwaaqLinkと比較してみたいと思います。
1.候補日程の自動抽出
現在のところGoogle workspaceでは、日程の自動抽出ではなく、手動で候補を選んでいく必要があります。日程調整ツールを利用すると、空いているところや条件にあった日程候補を自動で抽出してくれるので、毎回空いているところから選んで送る手間がなくなります。また無視キーワードや反転キーワードを設定できるので、より柔軟に提案する日程をコントロールできます。
2. 調整相手が複数人から日程を集める提案ケースに対応できる
1:1の調整であれば、調整相手がそのまま確定できるGoogle workspaceでも十分対応ができると思います。ただ調整相手が複数になる複雑なケースだと現状では対応ができなくなり、またメールでの調整に戻ってしまうことになります。
お相手複数人から複数の日程候補を提案受けができて、御社側で確定したり、特定の指定したユーザーに確定してもらうなんてこともできるから複雑なケースでも効率化できます。
3. 担当者が複数人のうちから出席するケースを1つの予約受付ページで対応できる
面接だったり、インサイドセールスがフィールドセールスに割り振る場合など、複数人の担当者を「または」でつなぎ、担当者を振り分けたいケースもあります。こういった場合にGoogle workspaceだと1:1に絞られているため、1:1の担当者ごとのページから「事前に作成した空き枠」からのみでしか確定することができません。waaqLinkだと、担当者の空いている日程を自動で抽出し、かつ割当ルールを均等、ランダム、比率によって設定できるからかたよらずに日程を担当者に振り分けることができます。
4. 調整相手に入力してもらうフォームの内容を変更したり、別のイベントで作成したいなど、細かいケースに対応できる
調整相手からフォームに入力してもらい、アンケートのようにいろんな情報を事前に集めたいときがありますよね。例えば電話番号や複数選択肢などGoogleフォームのように自由自在にフォームが作れるのは魅力の一つです。また同一のGoogleのイベントで作成してしまうと、そこに調整相手の対応内容などメモをしたい場合にも、調整相手に漏れてしまうのはちょっと・・というケースだったり、調整相手に直前に確定した日程をキャンセルされると困る・・といったキャンセル可能期限を事前に設けたりできるのも弊社waaqLinkの魅力です。
最後に
いかがでしたでしょうか。Google workspaceでも今後かんたんな調整であれば十分に機能することがわかりました。なによりすぐにカレンダーを立ち上げて自動抽出ではないですが、候補をかんたんに選べるのは魅力的ではないでしょうか。
※（追記）Google workspaceの場合、可能枠を設定した後に、予定が入ったとしても自動でその枠は削除されないので、自分で消していく必要があります。
ぜひこの機会にお試しして、足らないと感じたら汎用性の高いwaaqLinkをご検討ください。きっと御社の業務効率化に貢献できます。
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