企業から面接候補日の返信が来ないときの催促｜タイミング・回数・文面の決め方

2026年11月15日

企業から面接候補日の返信が来ないときの催促は、担当者の気づきに任せず、いつ・何回・誰から・どの手段で送るかを決まりにしておきます。最初の依頼に回答期限を書き、期限を過ぎたら決めた間隔で催促します。決めた回数で反応がなければ、電話や企業の別の担当者への連絡に切り替えます。

企業から面接候補日の返信が止まりやすい理由

企業からの返信が止まるのは、企業の担当者が社内の確認を待っているときや、何をいつまでに返せばよいかが伝わっていないときです。返信が遅い理由が分かると、催促の文面で何を伝えればよいかが決まります。

面接官の予定確認に時間がかかる：人事の担当者が、現場の面接官に予定を確かめてから返信する場合があります。
回答期限が書かれていない：期限がない依頼は、ほかの業務より後回しにされやすくなります。
返し方が分からない：示した候補日がどれも合わないときに、何を返せばよいかが書かれていないと、返信が止まります。
メールがほかの連絡に埋もれる：件名から候補者や選考段階が分からないと、後から探しにくくなります。
選考を進めるか社内で迷っている：面接に進めるかどうかの判断が決まらず、返信を保留している場合があります。

企業の返信を待つ時間は、面談確定リードタイム（面談の日程が確定するまでにかかる時間）を延ばします。どこで時間がかかっているかの測り方は、面談確定リードタイムの定義と測り方で解説しています。

催促の決まりで決める4つの項目

催促の決まりでは、いつ・何回・誰から・どの手段で送るかの4項目を決めます。決まりがあると、担当者が替わっても同じように催促でき、催促の漏れや重複を防げます。

次の表は、4項目と決め方の例です。日数や回数は例であり、自社の取引の状況や企業との取り決めに合わせて決めます。

項目	決めること	決め方の例
いつ	回答期限と、期限を過ぎてから催促する間隔	例：回答期限の翌営業日に1回目を送る
何回	メールで催促する回数の上限	例：メールは2回まで。それでも返信がなければ電話に切り替える
誰から	催促を送る担当者	例：企業を担当するRAが送る。RAが不在のときは調整担当が代わる
どの手段で	メール、電話、企業の別の担当者への連絡	例：メールで動かないときは電話、その次は企業の採用責任者へ連絡する

企業への催促の決まりで決める4つの項目。いつ、何回、誰から、どの手段で送るかと、それぞれの決め方の例

最初の依頼文に回答期限を書く

催促の決まりは、最初の依頼に回答期限が書かれていることが前提です。回答期限がないと、どの時点から催促してよいかが決まりません。

回答期限は、日付と時刻まで書きます。あわせて、示した候補日がどれも合わないときの返し方と、社内で確認中のときは回答予定だけ知らせてほしいことを書いておくと、企業が返信しやすくなります。

■回答期限
◯月◯日（◯）◯時までに、面接を行う日時をお知らせください。
候補日がどれも合わない場合は、面接が可能な日時を複数お知らせください。社内でご確認中の場合は、回答のご予定だけでもお知らせいただけますと幸いです。

企業への催促メールの文例と、メールで動かないときの切り替え先

催促のメールには、いつ何を送ったかと、新しい回答期限だけを書きます。2回目は、候補者の予定を空けてもらっていることと、期限を過ぎたときの扱いを書き添えます。文例の「◯◯」は、自社の情報に置き換えて使います。

催促メールの文例（1回目）

1回目の催促では、前回の依頼を再掲し、確認の状況を尋ねます。

件名：【ご確認のお願い】候補者◯◯様一次面接の日程（◯月◯日ご提示分）

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日にご提示した、候補者◯◯様の一次面接の候補日について、ご確認の状況を伺いたくご連絡しました。
お手数ですが、◯月◯日（◯）◯時までに、面接を行う日時をお知らせいただけますでしょうか。

■ご提示した候補日
①◯月◯日（◯）◯時〜◯時
②◯月◯日（◯）◯時〜◯時
③◯月◯日（◯）◯時〜◯時

候補日が合わない場合は、面接が可能な日時をお知らせください。社内でご確認中の場合は、回答のご予定だけでもお知らせいただけますと幸いです。

催促メールの文例（2回目）

2回目の催促では、候補者の予定を空けてもらっていることを伝え、期限を過ぎたら候補日を確かめ直すことを書きます。電話でも回答できることを添えます。

件名：【再度のご確認】候補者◯◯様一次面接の日程について

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
◯月◯日と◯月◯日にご連絡した、候補者◯◯様の一次面接の日程について、再度ご連絡いたしました。

候補者の◯◯様には、ご提示した候補日を空けていただいています。◯月◯日（◯）◯時を過ぎた場合は、候補者に候補日を改めて確認したうえで、もう一度ご提示いたします。

お電話でのご回答も承ります（担当：◯◯／電話番号：◯◯）。

メールで動かないときの切り替え先

決めた回数のメールで返信がない場合は、連絡の手段か相手を切り替えます。切り替える順番も、催促の決まりの中に入れておきます。

企業の担当者に電話で確認します。返信が止まっている理由（面接官の予定確認中、選考を見合わせているなど）を聞きます。
担当者に連絡がつかない場合は、企業の別の担当者（採用の責任者など）へ連絡します。誰に連絡してよいかは、取引を始めるときに企業と決めておきます。
企業を担当する営業や自社の上長から連絡するかどうかを、社内で判断します。
候補者に状況を伝え、示している候補日がまだ空いているかを確かめます。

催促から切り替えまでの流れの例。回答期限を書いた依頼、1回目の催促、2回目の催促、電話で確認、別の担当者へ連絡。あわせて候補者にも状況を伝える

企業の返信が止まったときの候補者への連絡や、仮押さえの扱いを含む調整全体の進め方は、人材紹介の三者間調整が止まるときの進め方で解説しています。

面接日程の催促を自動で送る方法

催促を自動で送ると、担当者が忙しいときや不在のときでも、決まりどおりに催促が届きます。メールの送信予約や、日程調整の仕組みが持つリマインドの機能を使う方法があります。

自動で送る場合も、催促の間隔と回数、日程が確定したら止まることを確かめておきます。自動の催促に反応がないときに、電話へ切り替える担当者も決めておきます。

waaq Linkで催促を自動で送る場合

waaq Link（ワークリンク）は、日程調整を自動化するビジネス向けのツールです。2026年11月時点で、waaq Linkのステップ自動調整（ワンタイム調整）では、メールが届く順番（A→B）を設定して送信します。Aが可能な日程を選択し、Bが日程を確定します。調整が進まない場合は、対象者に毎日リマインドメールが自動送信されます。

2026年11月時点で、waaq Linkでは、未確定の相手への催促リマインドを自動で送信できます。日程確定前・後のリマインドメールの送信タイミングと回数は、カスタム通知で設定できます。催促の決まりで決めた間隔と回数を、設定に置き換えて使えます。

人材紹介・三者間調整向けの機能の詳細を見る

催促の決まりを作って運用する方法が向いているケース／向いていないケース

催促の決まりは、複数の担当者が企業とのやり取りを分担している場合に向いています。企業との取り決めで連絡の頻度や窓口が決まっている場合は、その取り決めを優先します。

催促の決まりを作って運用する方法が向いているケースは、次のとおりです。

複数の担当者が、企業とのやり取りを分担している
企業の返信待ちで止まっている調整が、担当者ごとにばらばらに残っている
催促を送ったかどうかを、担当者の記憶に頼っている

催促の決まりを作って運用する方法が向いていないケースは、次のとおりです。

企業との取り決めで、連絡の頻度や窓口がすでに決まっている
企業の採用活動が一時的に止まっていて、催促より状況の確認が先になる
企業の担当者と電話で日常的にやり取りしていて、メールでの催促が合わない

企業への催促でよくある失敗と対策

催促の失敗は、催促のきっかけがないときと、催促する人や相手への伝え方が決まっていないときに起きます。次の表から、多くの失敗は、最初の依頼と催促の決まりを整えると防げることが分かります。

よくある失敗	起きること	対策
最初の依頼に回答期限を書かない	いつ催促してよいか決まらず、待ち続ける	日付と時刻まで書いた回答期限を入れる
複数の担当者が、同じ企業へ別々に催促する	企業に同じ内容の連絡が重なって届く	誰から催促するかを決まりに入れる
催促のたびに文面が強くなる	企業との関係が悪くなる	いつ何を送ったかと、新しい期限だけを書く
企業の返信を待つ間、候補者に何も伝えない	候補者が予定を空けたまま待ち続ける	企業の確認を待っていることと、次に連絡する日を伝える
古い候補日のまま催促を続ける	候補者の予定が変わった日時で確定する	候補日の有効期限を決め、過ぎたら候補者に確かめ直す