日程調整ツールを複数試してたどりついた、自社の要件にフィットしたワークリンクとは

弊社は人材紹介事業を行っており、求職者様からのお問い合わせ後、まず面談を実施します。その際の面談調整にワークリンクを活用してます。複数人の担当者のスケジュールを共有して空いているスケジュールを開放し、求職者様に日程を選んでもらい面談を確定する形で運用しています。

従来は、メールで希望日程を伺い、30名以上の担当者のスケジュールを手動で確認しながら調整していましたが、非常に手間と時間がかかっていました。

求職者対応数の増加に伴い、業務効率化とマッチング率の向上が課題となっていました。そのため、対応件数を増やしつつ、質を確保する方法を模索していたことが導入の背景です。また、夜間や早朝などの営業時間外のエントリーや、競合他社への同時応募が多い中で、応募から確定までのリードタイムを短くすることも重要な課題となっていました。

一般的な人材紹介向けのツールを調べて、いくつかの企業に話を聞いたのですが、なかなか求めている機能が揃ったものが見つからず、正直諦めかけていました。そんなときに『最新おすすめ日程調整ツール18選』という記事で御社のツールを知りました。
他社のツールでは、やりたいことが微妙に実現できないことが多かったのですが、御社のツールは私たちが求めていた機能をしっかり満たしていて、コスト面も含めて「これならいける」と確信を持てたのが決め手でした。

ワークリンクを導入したことで、担当者のスケジュールがリアルタイムで共有され、求職者が営業時間外でも面談日時を自分で確定できるようになりました。その結果、アポイント獲得率が大幅に向上しました。さらに、Googleカレンダーとの連携で空いている時間帯が自動的に反映され、面談調整がスムーズに進むようになり、メールのやり取りが不要となり、求職者と面談調整にかかる工数が半分以下になりました。

月間の問い合わせ数に対して約10%のアポイント率向上が見られるなど、具体的な数字として成果を実感しています。

面談日程の調整では「確定型」を基本としています。
確定型は求職者に最終的なアクションを任せることで、責任感を持って日程を確定してもらう意図があります。また、リードタイムが長いほどキャンセル率が上がるため、できるだけ直近の日程で設定できるよう確定型を使用しています。一方、「提案型」は、担当者のスキル差や求職者の経験に応じて対応を柔軟にする場合や、連絡が途絶えた求職者への再アプローチで活用しています。広く日程を提示し選択肢を増やすことで、心理的なハードルを下げる効果も期待しています。このように、状況に応じて確定型と提案型を使い分けています。

フォームの回答内容に応じて、担当者を振り分ける機能を利用しています。またエリアによって、営業日で日程候補を表示する機能も利用していますね。過去の結果から、地域によって営業日を最適化しているのでこの機能は重宝しています。

弊社では年間数千件以上ある面談設定の対応をほぼ一人で行っており、エントリーや面談が増えても一人で回せています。メールでのやり取りだった場合、3人ほどの対応が必要な規模感なので一人で対応できていることで、人件費や工数の大幅な削減が実現できていると感じます。

担当者によってお申込みの比重、優先順位がつけることができる設定ですね！
同じ求人や求職者でも、面談後の売上に繋がる可能性を考慮すると、担当者に優先順位をつけて割り振る必要があります。その点、貴社のツールを活用して自動的に優先順位に従いアポイントを割り振れる仕組みができたのは非常に助かりました。また、すでに埋まっているアポイントの再調整や担当者の変更も可能となり、この柔軟性は業務効率化に大いに役立ってます。
私たちのチームは単なるアポイント調整だけでなく、「誰にどの求職者をどれだけ割り振るか」を判断する役割も担っています。そのため、自動化において懸念していたのは、適切な担当者と求職者が結びつかないことでした。しかし、このツールではスキルや相性を考慮して割り振れるため、意図通りのマッチングが可能になりました。
従来は、求職者と担当者のスケジュールを手動で調整し、最適な組み合わせを模索していましたが、このツールの導入によりプロセスが効率化され、調整がスムーズに進むようになりましたね。

まず担当者変更の機能があることが、御社のツールを選んだ決定的な理由の一つでもあります！
一度その日時で面談を確定した後でも、必要に応じて担当者を変更できるのは本当に助かっています。最初に最適な担当者を割り当てるのが難しい場合でも、後から求職者に通知することなく調整できるので、案件を意図的に振り分けたいというこちらの要望にピッタリなんですよね。
他社ツールでは、一対一でしか担当者を紐付けられず、複数の担当者と連携する一対Nの仕組みがないケースが多く、優先順位に基づいた割り振りも困難でした。その点、御社のツールはこれらの課題を解消してくれるので、導入の決め手となりました。

基本的に満足しているのですが、今後の改善に期待を込めて、評価は4.5点ですかね。メールはビジネスの場では広く使われていますが、1ユーザーの視点ではメールを見ないことが多いという現状があるので、SMSで通知が届く仕組みがあるとより良いなと思います。

そうなんですね！SMS通知あるのは便利なのでそれは嬉しいです！

まず、人材紹介業界の企業には共通する課題が多いので、私たちのような業界には非常に有用だと思います。また、人事部門の方々にもおすすめできます。特に、面接官が複数いる企業、例えば大手企業や地方に面接官がいる場合などには効果的だと感じます。
面接スケジュールの調整を人事部門が中心に行っている企業であれば、現場で使っているカレンダーを共有して、『この中から一次面接の日程を選んでください』という形で調整できるのがとても便利です。一対一ではなく三者間でスケジュールを調整する必要がある場合には、特に使いやすいシステムだと思います。また、自社側で『誰にどの案件を振るか』を柔軟に管理する必要がある企業にも非常に適していると感じます。
他のシステムではどうしても「帯に短し襷に流し」な部分が出てしまいがちですが、御社のツールはリーズナブルでありながら、導入のしやすさも含めて非常にバランスが良いですね。実際、御社にたどり着くまでにいくつかの企業と話をしましたが、これほど柔軟性のあるツールはなかなか見つからなかったので。