ビジネスシーンで頻繁に行われる「日程調整」。しかし、メールや電話で何度もやり取りをするのは手間がかかり、相手にとっても入力や返信が煩わしいものです。そこで注目を集めているのが、ワンタッチで日程調整ページを作成し、自動の催促メール送信からリマインド、アンケート回収まで自動化するツールの存在です。
本記事では、「ビジネス日程調整ツール」における画期的な機能や活用方法、そして導入することで得られるメリットについてご紹介します。面倒だった日程調整のプロセスを効率化し、スタッフも相手もみんなハッピーになれる秘訣を、実際のインタビュー内容をもとにまとめました。
Q.アドレス帳から相手を指定してワンタッチで日程調整ページを作成する仕組みを開発したきっかけは何でしょうか？ また、どんな課題を解決したかったのでしょうか？
A.通常の日程調整ツールでは、結局自分でメールを書いて送る必要があり、相手側も毎回名前やメールアドレスなどをフォームに入力しなければいけません。送る側はゼロからメールを作り直す手間があり、受け取る側も同じ情報を何度も入力するのが面倒です。そこで、アドレス帳を使って事前に情報を埋め込み、相手の手間も自分の手間も減らせるようにしたかったんです。さらに、メールアドレスを把握できていれば、リマインドメールの送信なども自動化できますよね。これなら双方にとって便利だと考え、開発しました。
Q.なるほど。では、「初回のメール送信からリマインド、さらにその後のアンケート送信まで一連の流れをすべて自動化した」ということですか？
A.そうです。自動リマインドと一口に言っても、他社の日程調整ツールでは確定後に「明日会議があります」といった通知を送る程度が多いですよね。一方、私たちの仕組みでは「まだ日程選択をされていないようですが、いかがですか？」といったフォローのリマインドメールも自動で送ることができます。これは他のサービスではあまり見ない機能だと思います。
Q.自動化によって、ユーザーや企業側にはどのようなメリットがあるのでしょうか？
A.メール送信や日程設定の手間が大幅に減りますし、相手も同じ情報を二度三度入力しなくて済むので、双方にとって効率的です。
Q.実際にワンタッチで日程調整ページを作成する手順はどのようになっていますか？
A.画面の右側にある「フォームに事前入力したURLを生成」というボタンを押します。すると「アドレス帳から埋める」という選択肢が出るので、そこから送りたい相手を選びます。その後、「メールを作成して日程調整を開始」を押すと自動的にメール本文が作成されるので、あとは送信を押すだけですね。数ステップで完了します。
Q.とても簡単ですね。では、SMS送信や、任意のタイミングでのメール送信など、デフォルト以外の通知方法も可能ということですが、その理由とメリットを教えてください。
A.メールアドレスを持っていない、あるいはメールよりSMSのほうが確実に届くというケースもありますよね。ITリテラシーが高い方ばかりとは限りませんし、メールアドレスがない方にも対応できるように、電話番号を入力すればSMS通知を送れる仕組みにしています。こうした柔軟性で利用のハードルを下げています。
Q.他の一般的な日程調整ツールやリマインド機能との大きな違いや、他社が真似しにくい部分はどこですか？？
A.まず、アドレス帳を連携して事前に情報を埋めるという機能が他社にはほとんどありません。アドレス帳をグループ化し、「このグループの100人に送りたい」「このグループの50人に送りたい」などをワンタッチでできるので、メールを送る際の手間が大幅に削減されます。これが大きな差別化ポイントですね。
Q.導入することで、実際にどのくらいの時間やコストが削減できたという声はありますか？
A.企業やユーザーごとに作業量が違うので一概には言えませんが、10％の削減が大きな成果になる場合もあれば、作業が半分以下になったという例もあります。いずれにせよ、導入いただいた企業は継続して使ってくださっているので、何らかの形で必ず効果を感じてもらえています。
Q.セキュリティ面で力を入れているポイントはありますか？ 情報漏洩やフィッシング対策、アドレス帳連携時のプライバシー保護など、どのように対応しているのでしょう？
A.アドレス帳を使う場合でも、事前にグループを作って特定の相手だけにURLを発行します。通常の日程調整ツールのように誰でもアクセスできるURLを送るより安全性が高いです。もちろん、ユーザー側でも適切な運用をしていただく必要はありますが、漏洩リスクを抑える仕組みになっています。
Q.送信メールの内容は、どの程度カスタマイズできるのでしょうか？
A.メール本文はすべて自由に編集可能です。テンプレートを複数作っておくこともできるので、「このグループにはこの文面で送る」といった運用が簡単にできます。
Q.事前にアドレス帳情報が埋め込まれるとのことですが、社内システムや他のCRMとの直接連携は可能ですか？
A.直接的な連携は現状ありませんが、CSVでアドレス帳をアップロードしていただければ、それをサービス上に取り込んで使えます。定期的に更新されたデータを流し込む運用も可能です。
Q.では最後に、ワンタッチ日程調整やアドレス帳連携などがもたらす一番の強みを一言でお願いします。
A.やはり「みんながハッピーになれるシステム」ですね。作成する側は手間が減るし、受け取る側は入力作業が少なくて済む。結果的にお互いが無駄な作業に費やす時間を減らせるのが最大のメリットです。
ビジネスにおいて日程調整がスムーズに進むと、やるべき本来の業務に集中できる時間が増え、生産性が向上します。さらに、自動リマインドやSMS送信などの柔軟性を備えたサービスなら、幅広い相手先とストレスなくやり取りできるでしょう。セキュリティ面やカスタマイズの自由度も十分に考慮されているため、安心して利用できるのも大きな魅力です。そして、今回ご紹介した機能をトータルに実現しているのが「waaqlink（ワークリンク）」です。メール・SMSによる自動送信、アドレス帳連携、ワンタッチでの日程調整ページ作成など、煩雑になりがちなプロセスを一気に効率化してくれます。
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