Google Workspaceとは？ Google Workspaceの基本を解説

2023年2月16日

Google Workspace とは？

Google Workspace とは、Google が提供する組織向けのオンラインアプリケーションセットのことです。

ビジネスに必要な多種多様なツールが集約されたクラウド型グループウェアでGmail や Google カレンダー、Google ドライブなどを中心として、コミュニケーションやファイル作成など、さまざまなアプリケーションを目的に応じて利用できます。

Google Workspaceはインターネット上で利用するクラウドツールなので、PCやタブレットなどデバイスをまたいで、通信環境さえあればどこからでもツールやデータを活用可能です。
また、企業や教育の現場ではもちろん、非営利団体など組織の規模感を問わず、さまざまな組織で活用が進んでいます。生産性向上に寄与するアプリケーションを安全に活用したい場合には、心強い味方になってくれるでしょう。

Google Workspace と「G Suite」は違う？

Google Workspace と混同されてしまうサービスに G Suite が挙げられます。そもそも Google Workspace は、G Suite が2020年10月にリブランディングされて、提供を開始したサービスです。なので￥ G Suite とは、Google Workspace の以前の名称であり、基本的には同じサービスと認識して問題ありません。
ただしコラボレーション機能だったりビデオ会議機能が新機能として追加され、サービス内容がアップデートされています。またエディション（ソフトウェアの機能や構成内容）や料金プランなども変更されています。

Google Workspace でできること・メリット

Google Workspace は、アプリケーションの利用にメリットをご紹介しましょう。

様々なデバイスとブラウザから利用できる

Google Workspaceはデバイスやブラウザの種類関係なく利用でき、すべてのデータはクラウドで管理されるシステムです。これによりユーザーは自由に好きなデバイスやブラウザを選んで、スムーズに業務等に取り組めるようになります。情報共有

情報共有.コミュニケーションを強化できる

Google Workspaceは、チャットやWeb会議などの環境さえ整えれば、いつでもどこからでもチームメンバー間でコミュニケーションを取れる機能が充実しています。Googleカレンダーを使ってスケジュールを一元管理したり、ファイルを複数人でリアルタイムに共有・同時編集したりもできるので、メンバー間のコラボレーションを促進できます。

アプリケーション連携によって生産性の向上

Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライド・Google フォームといったオフィスツールで業務を記録したり、組織内で共有することができるので生産性の向上も期待できます。Google Workspace では共同編集ができるので、内容をリアルタイムで確認したり、チャットやコメント機能でスムーズに作業できます。
また、先述したとおり全てのファイルをクラウド上に保存できるため、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからいつでもどこでもアクセスできます。さらに更新内容は自動的にドライブに保存されるので、常に最新のファイルにアクセス可能です。

情報の管理や、保管とアクセスを安全に

Google Workspace では、2段階認証プロセスやシングルサインオンなど、セキュリティ対策がとても充実しています。デバイスの紛失時やスタッフの離職時のデータ管理も可能で、安全に利用できる点が魅力のひとつです。また、管理者は24時間365日電話・メールで Google のサポートを受けることができるので、業務における心強い味方です。

Gmail: 企業ドメインが使える

無料版の場合、メールアドレスドメインは「@gmail.com」が基本です。無料のGmailでも独自ドメイン（企業が所持しているドメイン）の設定は可能ですが、ユーザーのアカウントでひとつずつ設定が必要なため管理は複雑で、現実的とは言えません。それに対してGoogle Workspaceの場合は、管理者が一括してドメイン設定できるので、簡単に独自ドメインを用いてGmailを利用できます。また、社内外問わず連絡先も管理者が一斉に登録可能なので、誰かのメールアドレスが変わった場合も各ユーザーがその都度連絡先を修正せずに済み、連絡先の管理負担を減らせます。

ドライブ: 容量が大きい

Google Workspaceと無料版ではドライブの容量も異なります。無料版の場合、容量の上限は15GBです。しかし、Google Workspaceの場合、プランにもよりますが最低30GBから5TBまでの大容量のストレージが用意されています。これにより各ユーザーは細部の消費ストレージ量を気にかけずに業務を行えます。昨今では個人レベルで所有するデータ量も劇的に増加している上、2021年6月1日からはこれまで容量にカウントされなかったGoogleドキュメントやフォトも容量としてカウントされるようになりました。したがって、大容量のストレージが使えることは非常に大きなポイントです。また、プランによってはチームで共有ドライブも使えるので、資料の引き継ぎも簡単に行えます。

Google Workspace の機能

Google Workspace では上記のようなできること・メリットがありました。ここからはさらに具体的なGoogle Workspace の機能として、アプリケーションとセキュリティに関してご紹介します。

Google Workspace で利用できるアプリケーション

Google Workspace では、目的に応じて数多くのアプリケーションを利用できますが、ここでは代表的な11種類のアプリケーションをご紹介していきます。

Google Meet（ミート）

Google Meet は、ビデオ会議に使えるアプリケーションです。ビジネスや組織内のスタッフ同士のコミュニケーションに利用できます。また会議を設定し、リンクを共有するだけで利用できるので、スムーズに利用できます。

Gmail（ジーメール）

Gmailは、Google の提供するメールアプリケーションです。広告なしの安全なメール機能はもちろん、チャットや音声・ビデオ通話も Gmailの画面から直接行えます。

Google Chat（チャット）

Google Chat は、直感的に操作できるチャットツールです。個人間の直接のメッセージはもちろん、グループチャットにも対応しています。ファイルやタスクの共有もスムーズに行え、生産性アップに期待できます。

Google ドライブ

Google ドライブでは、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォームで作成したファイルをまとめて管理できます。また Google Workspace ではストレージサイズを柔軟に選択できるので、ファイルの保存スペース確保も手軽に行えます。さらに、ファイルの閲覧権限や編集権限をユーザーごとに割り当てることができ、ファイルを安全に保つことも、管理者が一元的に行えます。

Google カレンダー

Google カレンダーは、Gmail やドライブ、Google Meetと簡単に連携できるので、スケジュール管理における業務効率の向上に期待できます。個人の予定はもちろん、メンバーの予定をまとめて共有して管理することができます。

Google ドキュメント

Google ドキュメントは、個人・チームで使える文章を処理するツールです。テキストの作成・編集をウェブ上で行うことができます。、複数人での同時編集ができ、編集内容は自動保存されるので、保存せずに閉じてしまってやり直し、ということもありません。

Google スプレッドシート

スプレッドシートは、表計算をベースとして、計画書の作成や売上高の計算、人材管理などに活用できます。Microsoft Excel との互換性があり、Excel のファイルをスプレッドシートで編集したり、スプレッドシートで作成したシートを Excel 形式で保存することもできます。

Google フォーム

Google フォームは、アンケートや質問を作成できるツールです。フォームに回答された内容は、スプレッドシートにデータを出力することができるので、データ分析にも有用です。

Google スライド

Google スライドは、個人・チームでプレゼンテーションを作成・編集できます。またコメント機能やチャット、リアルタイムの共同編集で、素早く簡単にプレゼンテーションに関する業務を勧められます。

Google サイト

Google サイトは、組織やチーム、プロジェクト、イベントなど、目的に応じてサイトを作成できるツールです。また作成したサイトはPCやスマホなど、画面サイズに応じて最適に表示されるので、専門的なプログラミング作業は必要なく利用できます。

Google Keep

Keepは、シンプルなメモツールです。アイデアやリストを作成・管理することができます。またリマインダー設定で通知を受け取り、作業抜け・漏れをしないようにできます。

Google Workspace におけるセキュリティと管理

組織で Google Workspace をはじめ、新たなツールやシステムを活用する際にとても大事なことが、セキュリティや情報の管理についてです。企業であれば従業員や顧客の情報は業務において重要な要素です。それらの情報漏洩には、十分に気をつける必要があります。
また教育機関でも、生徒や親御さんの情報の扱いには十二分に注意が必要です。ここではセキュリティと管理に関する機能を3種類ご紹介します。

Google 管理コンソール

管理コンソールは、ユーザーの追加・端末管理などのセキュリティに関する設定ができるので、常にデータの安全性を確保できます。

Google エンドポイント

エンドポイントは、スマートフォン・タブレットの紛失や盗難に備え、パスコード設定や重要なデータのアクセスを管理できます。

Vault

Vaultは、重要なデータを把握でき、選択したデータを保持したり、書き出す際に活用できるツールです。例えば、メールの内容やチャットの履歴などを記録し、権限を保持した管理者が確認することができます。スタッフの離職に伴う、データ損失を事前に防止できます。

Google Workspace の料金プラン

Google Workspace は、機能や料金、目的に応じて4種類の料金プランから選択できます。また教育機関向けのGoogle Workspace for Educationも、無償版を含めて4種類の料金プランから選択が可能となっています。

Google Workspace （企業版）の料金プラン一覧

ここでは企業版 Google Workspace の4種類の料金プランの金額と特徴についてご紹介します。

Business Starter

Business Starterは1ユーザーにつき月額680円で利用できるプランです。安全なカスタムメールや100人まで参加可能なビデオ会議が特徴で、比較的小規模な企業におすすめです。

Business Standard

Business Standardは1ユーザーにつき月額1,360円で利用できるプランです。ビデオ会議は150人まで参加でき、録画も可能です。さらに1ユーザーにつき2TBまでの保存容量を利用できます。

Business Plus

Business Plusは1ユーザーにつき月額2,040円で利用できるプランです。ビデオ会議は250人まで参加でき、録画や出欠状況の確認も可能です。1ユーザーにつき2TBまでの保存容量を利用でき、特に高度なセキュリティ対策が魅力的です。

Enterprise

Enterpriseは、メールのeDiscovery、データ保持、S/MIME 暗号化がされています。、ビデオ会議は250人まで参加可能で録画や出欠状況確認、ノイズキャンセルなども可能になります。また必要に応じて保存容量の変更もできます。直接の問い合わせで料金や詳細を確認できます。

Google Workspace for Education（教育機関向け）のプラン一覧

ここでは、教育機関向けの Google Workspace for Education の4種類の特徴をご紹介していきます。

料金については公式HPにも要お問合せと記載されていますのでここではプランのみご紹介します。

Education Fundamentals

Education Fundamentals は、ドメイン全体で100TBまでの容量が使え、無料で利用できる点が特徴です。上記でご紹介したアプリに加え、オンライン授業に有効活用できる学習管理プラットフォーム「Google Classroom」も含まれています。これから教育機関でGoogle Workspace を使いたい場合は、こちらから利用してみるのも1つです。

Education Standard

Education Standardは、高度なセキュリティと分析機能が魅力なプランです。ただし生徒全員分の購入が必要になるので、その点は注意しましょう。また、生徒用ライセンス 4 つにつき、教職員用ライセンス1つが無料になります。詳細はお問い合わせにより確認できます。

Teaching and Learning Upgrade

Teaching and Learning Upgradeは、教員用のツールが特徴のプランです。大きな特徴としては、ビデオ会議ツールの Google Meet が250人まで参加可能になることでしょう。さらに、1万人が視聴できるライブストリーミング、ノイズキャンセル、アンケート、Q&Aなど、Google Meet プレミアム機能が充実しています。詳細はお問い合わせにより確認できます。

Education Plus

Education Plus は、Teaching and Learning Upgrade のビデオ会議機能に加え、10万人が視聴できるライブストリーミングを開催できます。また、Education Plus 特有の機能として、Google Cloud Search が利用できます。Google Cloud Searchとは、組織内の全コンテンツを横断して、特定のワードが含まれたファイルなどを検索することができる機能です。

Google Workspace（企業版）の料金プラン変更の方法

企業版の Google Workspace では、当月にご利用のユーザーアカウント数に基づいて月額料金を支払うフレキシブルプラン、1年分または複数年分のサービスを購入する年間・定期プランの2種類があります。
フレキシブルプランから年間プランに切り替えたい場合は、直接切り替えられないので「Googleクラウドパートナー」の企業へ問い合わせます。

年間プランからフレキシブルプランに切り替えたい場合は、無料試用期間中であれば有料サービスが開始する前に年間プランからフレキシブルプランに切り替えられます。また無料使用終了後は、サブスクリプションの更新時にフレキシブルプランに切り替えられます。それぞれ「Google 管理コンソール」から変更可能です。

Google Workspace for Education（教育機関向け）の有料プランを利用するには？

教育機関向けの Google Workspace for Education には、企業版とは異なります。フレキシブルプランと年間プランの違いは存在しません。あらかじめ定めた任意の期間分のライセンスを購入するシステムです。
無料の「Google Workspace for Education Fundamentals」を除き、その他の３つの有料のプランは、Google for Education 販売パートナー企業経由で契約することができます。ただし、販売パートナーの中でも有料プランのライセンス販売資格を持っている企業は限られているため、確認が必要です。