こんにちは！waaq運営事務局です。
今回はビジネスマン・営業マン向けの日程調整メールの作成の仕方をご説明します。
日程調整メールの作成自体がめんどくさい！
なんかいい方法はないの？
という方は、こちらをご覧ください。
それでは、日程調整のメールを送る場合のわかりやすいテンプレートはこちらでご紹介します。
日程調整メール テンプレート【お問い合わせ編】
お相手の方から、お問い合わせがあり、その内容に答える場合のテンプレートです。
○○様
お世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
この度はお問い合わせいただきましてありがとうございます。
> 【引用】お問い合わせいただいた内容
こちらは、○○となっております。
お問い合わせいただいた内容につきまして、
もう少し詳しくご紹介させていただければと思いますが、
1時間ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
1月15日（水） 14:00〜15:00
1月20日（月） 16:00〜17:00
1月21日（火） 15:00〜16:00
場所: 貴社オフィス
もし上記日程でご都合が合わない場合、お気軽に仰ってください。
ポイント1: できるだけ丁寧に気を遣う
よっぽどお相手の方と顔なじみでない限りメールでは、丁寧に対応するほうが無難です。仲が良さそうアピールをしてメールを送ったところで、相手か引いてしまっては意味がありません。
また、メールではお相手の上司の方なども見る可能性があります。
誤字脱字、お相手の名前や会社名などには細心の注意を払いましょう。
ポイント2: お問い合わせ内容などの質問には簡潔に答える
メールの受け取り手が、すぐに内容を理解できるよう、遠回しな表現は避け、できるだけ簡潔に聞きたいことに答えます。付属して、詳細や経由、理由などを記載してもいいですね。
ポイント3: 日程の提案はできるだけばらつかせる
日程調整をする上で大事なのは、同じ日付や曜日、同じ時間をできるだけ提示しないことです。
仮に毎週水曜日に社内の定例があるとしたら、優先度によっては社外との日程調整を入れることはありません。
同様に、日付が違っていても、同じ時間で提案されては、毎日埋まっている日次での会議やイベントがある場合もあります。
提示する日程候補は、3 ~ 4箇所が平均で、できるだけ幅をもたせてお相手の方が決めやすいように設定しましょう。
また、日程をカレンダーから抽出するのに、どうしても時間がかかってしまうので、そういう場合は以下のようなツールを利用して、できるだけ早くミスなく対応できるように意識するのも大事ですね。
その他のメールテンプレートはこちらをご覧ください。
日程調整メール テンプレート【最初の営業メール編】
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
突然のご連絡で失礼いたします。
この度○○の件でご連絡させていただきました。
○○では、○○様にとって非常にご利用いただけやすい内容となっております。
■メリットを伝える■
もう少し詳しくご紹介させていただければと思いますが、
1時間ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。
1月15日（水） 14:00〜15:00
1月20日（月） 16:00〜17:00
1月21日（火） 15:00〜16:00
場所: 貴社オフィス
もし上記日程でご都合が合わない場合、お気軽に仰ってください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
日程調整メール テンプレート【お礼のメール編】
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
お忙しい中、お時間を頂きまして誠にありがとうございます。
それでは、ご連絡頂きました下記の日程にてお伺いいたします。
1月15日（水） 14:00〜15:00
場所: 貴社オフィス
当日は何卒よろしくお願いいたします。
