【企業向け】日程調整ツールを使ったZoomで面接のススメ【簡単】

2023年1月16日

Zoomで面接することのメリット

Zoom面接を導入する企業増加しています。しかし、はじめてZoom面接を導入する企業の採用担当者の方の中には、オンラインの面接に対して疑問や不安を持っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、はじめてZoom面接を導入する企業の採用担当者の方がわかりやすいように、日程調整サービスを使った簡単な導入の仕方をご紹介します。

この記事を読めば、今まで面倒でなかなかZoom面接を導入しようと思えなかった方も、今まで導入してたけどもっと簡単に事前準備ができないか…と思っていた方もZoomでおこなうオンライン面接の事前に準備しておくべきことや企業側が失敗しがちな注意点を知ることができ、戸惑うことなく成功できるでしょう。

企業側のメリット

Zoom面接を導入することで得られる企業側のメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

面接会場の準備などが必要ないため、採用工数・コストがおさえられる
いつでもどこでも面接ができるため、スケジュールが合わせやすい
遠方に住む求職者の採用が容易になる
見慣れた場所で面接を行うため、応募者の普段の様子や本音を知ることができる

応募者側のメリット

Zoom面接を導入することで得られる応募者側のメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

会場までの交通費など、就職活動の費用を大幅に削減できる
場所の移動がないため、1日で多数の面接を受けられる
自分の部屋など、リラックスできる場所で面接を受けられる

交通費が費用の中でもずば抜けて多い（出典キャリタス就活2021 学生モニター調査結果）

感染症の影響で2021年度の交通費や宿泊費が2020年度より減少していることがわかりますね。

Zoomでのリモートでの面接、面談を取り入れた企業が多くなってきたことが伺えます。

Zoomでの面接なかなか導入できない理由

メリットはわかっているけどなかなか導入に踏み切れない企業には大きく２つの理由があります。

ZoomURL発行の手動が面倒

ひとくちにZoomで面接！と言ってもまずミーティング設定画面で各項目を入力しなくてはならないので面接や面談の度にURLを発行するという作業が必ず出てきてしまいます。

応募者へのメール作成が手間

これに関しては直接オフィスに来て頂く場合でも生じる作業ですがメール作成作業とともに先程のZoomURLを貼り付ける…などしなくてはいけない点や人為的作業によるURL貼り付けミスが生じてしまったりなどのデメリットが挙げられます。

大きく分けるとこのような形ですが、日程の再調整をまたメールで送る、色々な書類の受け取りのため対面したほうがいい、など企業によって様々な要因がありまだZoomを取り入れていないというところも多いようですね。

全部解決できるのが日程調整ツール

ここまで読んでデメリットも細かく上げていくとそこそこあるじゃないか…やっぱりうちは導入しなくていいかな…人手も多くないし新しいことを導入するって時間も手間も必要だし今のままで頑張るか…なんて思っている担当者のあなた！

人手が少なく大変な時こそ是非導入していただきたいのが日程調整ツールです。

日程調整ツールとは？

日程調整ツールは、今まで相手先との日程調整にかかっていた作業のすべてを自動化するツールのことを言います。呼び方は様々ですが最近では、「日程調整ツール」「スケジュール調整ツール」（※スマホ対応なら日程調整アプリ）などと呼ばれています。

オンラインの面接となんの関係があるの？と思った方もいるでしょう。

実は日程調整サービスを導入するだけで上記でご紹介した導入に踏み切れない大きな２つの理由は解決できます。日程調整サービスとZoom面接は切っても切り離せない、むしろ導入したらもう前のやり方には戻れない。

そんな絶対的に便利なツールなのです。

Zoom面談において日程調整ツールでできる嬉しいこと

日程調整の際のやり取りの自動化

まず最初の日程調整の際のやりとりです。採用者の空いている予定と面談希望者の予定をすり合わせる作業がありますね。大体メールでのやり取りになると思いますが、お互いに仕事や用事ですぐに即レスできませんよね。

日程確定できない間のタイムラグやお互いメール作成をする時間など勿体ないと思いませんか？特に採用側は対象者を複数抱えるわけですから人数が増えるほど気の遠くなるような作業ですね。これらのやりとりは日程調整ツールを導入するだけで全自動化できます。

簡単にご説明するとあらかじめ採用側が作成しているフォームから応募者が空いている時間を希望してクリックするだけでよいのです。この複数人との日程調整がなくなるだけで採用者の仕事の工数はグッと減らすことができますね。

ZoomURLも自動発行

最初にも言及しましたがZoomURLを手動で発行し応募者にメールに貼り付けるのって正直とても面倒ですよね。

日程調整ツールではこのZoomURLも自動発行してくれます。ZoomURLも自動発行してくれてそれを自動的に日程確定とともにメールで応募者の元に届いたらどうでしょう？

さっきまでデメリットとして挙げていたことが日程調整ツール導入だけで解決してしまいましたね。

採用担当者の選択、振り分けができる

Zoomのアカウントを持っている担当者さえ最初に登録していけば複数の担当者で複数の応募者の面談が可能になります。

１対１，１対複数人、とどんなシーンでの面談も可能です。

外部のカレンダー機能と連携し自動で予定を作成

予定をいちいちカレンダーに登録する作業って少し面倒ですよね。ですが採用側として面談を忘れてたなんてことできないのでみなさん少し大変でも予定の管理というのはすでにしっかりされていると思います。

日程調整ツールは各社から出ていますが大体のサービスで外部カレンダー（Googleカレンダー、Microsoft）と連携できるものが多いので連携しておけば自動的に予定を埋めてくれるので作り忘れもなくなりますね！しかもWwb面談でもZoomURLも一緒に

Googleカレンダーなどまだ取り入れていない方はこちらも一緒に読むとよりスケジュール管理がスムーズになるのでチェックしてみてください♪

リマインドメールも自動送信できる

前日までに明日の予定をリマインドすることによって応募者が忘れてしまっていた場合でもしっかり思い出せるので心構えができるようになりますし、Zoom面接の場合は特に当日に面談に不備がないようにリマインドメール内に当日の通信環境などの注意事項を添えて送ることができます。

添付機能がある場合だと履歴書も事前にアップロードできる

これは日程調整サービスを提供している会社にもよりますが日程確定時に応募者側がPDFファイルなどアップロードできる機能がある場合は事前に履歴書を添付することができます。採用側で先に履歴書をチェックすることができそのままデータ化して保存できるとなればペーパーレスになるので紙媒体での保存をしなくてもよくなりますね。