【人事必見】難しいメール作成はもういらない！就活シーズンが楽になる！便利な日程調整ツール

2023 1/16

2023年1月16日

人事部の仕事は、採用面接・入社や退社の手続き・給与計算・社員の教育・社員情報の管理などがありますが特に採用面接は大きな仕事であり社外の人とのやり取りになるため、気を使うこと仕事でしょう。
そして、採用面接に日程調整は必ずつきものです。日程調整メールの作成に時間がかかったり面接がの日程調整が遅くなると、優秀な候補者から信頼を得られず他社に取られてしまう可能性もあります。
お互いの信頼関係の構築や担当する社員の作業を軽減、効率よくするためには日程調整ツールを利用するのがおすすめです。

今回は日程調整ツールを使うとどんなことが便利になるのか？を中心に日程調整ツールの良さを解説していきます♪

日程調整ツールとは

日程調整ツールは名前の通りになってしまいますが

日程調整ツール＝スケジュール調整を簡略化するツールです

利用すると、次のようなことを行えます。

面接を担当するメンバーの予定確認
面接可能時間（および面接所要時間）の設定
予定の確認メールや前日のリマインドメールの自動送信
面接予定が自動でGoogleカレンダーに追加される

他にも様々な機能があってを状況に合わせて設定をカスタムできます！日程調整ツールを導入することで面接にかかる工数を減らせるほか、空いた時間を他の業務に充てることも可能になるのです。

日程調整ツールが採用において重要な２つの理由

日程調整ツールの機能の説明の前になぜ導入するといいのか？を大きく２つにわけてご紹介します。

採用業務を効率化できる

採用活動における面接や面談では、大体の場合応募者が複数名いるため、調整中の日程がわからなくなったり、その結果日常業務に手が回らなくなってしまったり時間内で業務を終わらせることができなかったりでその時期になると残業続きになってしまう…といった問題が起こりがちです。

また、昨今では感染症の影響で体調不良での日程調整など急な予定変更が生じた場合などは、日程を最初から組み直さなければならないこともあったり負担も大きくなっています。
日程調整ツールを導入すると日程のキャンセル、再調整も人為的な作業を挟まずツール内で完結できます。

面接の日程調整を自動化でき仕事がスムーズになった、工数が減ったという声が多く一番メリットとして挙げられる意見です。

面接や面談の辞退が減らせる

採用活動ではまず書類選考→面接や面談をおこなうのが一般的ですが、この期間が何かしらが原因で遅れてしまうと、応募者が他の企業に流れてしまう恐れがあります。応募者側も、複数の企業に並行して応募しているケースがほとんどなのでここがスムーズでない場合に辞退という流れになってしまうのでしょう。
面接や面談までに期間が空くことは応募者の熱量を下げてしまったり、スケジュールが決まらないことで応募者が苛立ちを感じ、面接や面談の辞退につながります。
こうした事態を避けるために採用側からあらかじめ複数の面接日程を最初に提示したり、さらにリマインドをおこない、求職活動で忙しい応募者がこの面接自体を忘れないようにしなければなりません。
そこで日程調整ツールで自動送信できるリマインドメールがとても役立ちます。リマインドをおこなうことは応募者の入社意思の確認にも役立ちます。