新入社員やインターン生でなくても、初めての相手にアポイントメントを取るのは緊張するもの。
ましてや、顔の見えない電話ならなおさらです。メールと違い読み返すことも出来ませんし、相手によって即時に様々な状況に対応する必要があります。
場合によっては電話自体が嫌いになってしまったり、電話での応対に恐怖を覚えてしまう方もいるでしょう。
そこで今回は、新入社員時代に1年間コールセンター勤務だった筆者が、苦手意識をなくして電話でアポイントメントを取る方法、コツについてご紹介します。
アポイントメントの電話をかける時間帯
一体何時に電話すれば失礼がないのか、怒られないのか、正解を知りたい方が多いかと思います。
ですが結論は、「一般的な時間帯」以外に正解がない、というのが正直なところです。
「一般的な時間帯」というのは、いわゆる法的に電話営業の時間が認められている9時から21時を指します。
会ったことのない初めての相手に電話するのであれば、常識的にはこの時間帯に連絡するのがベターと言えます。
また、始業開始直後や退社時間も避けたほうが良いと言われています。
しかし、では夕方が良いのか、朝方が良いのかと言うと、どちらとは言い切れません。朝礼が終わった以降はスロースタートという部署もあれば、朝の時間帯が一番忙しく迷惑という会社もあるでしょう。逆に、手隙になりやすい夕方以降であっても、その時間にいつもお相手が外訪しているかも知れません。
なにはともあれ、アポイントメントを取りたいお目当ての相手とお話してから。相手にお話してもらえるまでは、朝だろうが夕方だろうがお電話をし続けましょう。
運よく電話が繋がってお話が出来たあとで、最後に次回以降のお電話の了承を取りましょう。そこで初めて、アポイントメントの電話をかける適切な時間帯を伺うことが出来ます。
苦手意識をなくすために｜話の内容を準備しよう
そうは言っても電話が怖いという場合は、入念に準備してからアポイントメントに臨んでみてはいかがでしょう。
基本的には自分の社名、名前を名乗り、まずは相手に取り次いでもらいます。その後要件を話して、ぜひ一度お会いしたいとお話するのが一般的です。
この内容を紙に書いたり印刷してデスク傍に置き、常に目に入るようにするのも良いでしょう。
あらかじめこちらが話すフレーズ、応対のパターンをしっかりと準備しておけば、どんな事態が起きても大丈夫だと安心して電話することが出来るかも知れません。
私がコールセンターで勤務していた頃は、この会話パターンを何個も用意し、事前に頭の中に入れてからお電話をしていました。
もちろん、一字一句想定と同じ対応が出来るわけではありませんが、事前準備は安心材料としては十分なものです。また、必要な知識を調べてすぐに答えられるようにしておくのも重要です。
例えば以下のようなことは最低限調べておきましょう。
- 話の導入や基本的なフレーズ
- 自社の商品内容
- 自社の最新ニュースリリース
- 相手の会社の商品内容
- 相手の会社のホームページ
- 相手の会社の最新ニュースリリース
- 相手の競合会社のホームページ
これらは本当に最低限の情報で、商談を取りたいアポイントメントの内容によってはもっと準備が必要になるでしょう。
反対に、上記の情報も調べないで電話に臨むのは、装備も無しに戦に臨むようなもの。無謀な戦いで傷ついて電話に苦手意識を持つのではなく、万全に準備してから対応しましょう。
【基本フレーズ】初回アポイントメント電話のパターン、例文、フレーズ
ではどんな話の導入が良いのか、基本的なフレーズを挙げてみました。
初めてアポイントメントのお電話をするパターンと、既に取引がある相手の場合で分けてあります。
ぜひ自分なりにアレンジをして、あなただけの「必勝フレーズ」を編み出してみてください！
初めてお電話する相手の場合
突然恐れ入ります、わたくしは〇〇社の〇〇と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか？
今回は弊社（要件）をご紹介したく、お電話させて頂きました。△△さまは、（想定できる困りごと）でお困りではございませんか？/ご関心はおありでしょうか？
よろしければ、ぜひ一度お伺いしてお話させて頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか？
既にお取引がある相手の場合
いつもお世話になっております。○○社の〇〇と申します。△△様はいらっしゃいますでしょうか？
今回は弊社（要件）の件でお電話させて頂きました。つきましては一度ご説明に伺わせて頂きたいのですが、△△様のご都合はいかがでしょうか？
お客様になって頂いたあとのアポイント
晴れてお客様、クライアントになって頂いた後も、アポイントメントの電話は続きます。
しかし、残念ながら電話は誤解を生みやすいツールなので、話し方によっては「言った、言わない」やアポ取りの日付間違いが起こることもあり得ます。
また日程調整があれば何度も電話を掛けなおししなければならず、お互いにとってデメリットになりかねません。
そのような場合には、ぜひwaaqのサービスをお使いください！
waaqの日程調整ならストレスになる無駄なアポイントメント電話は不要、失礼なくお相手と時間を合わせることが出来ます。
初めて使う方にも理解しやすい操作方法なので、クライアントにも負担をかけずにお使い頂けます。
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