派遣社員が多い日本において、その重要性も増している人材派遣業ですが、人と人をつなぐ業種ですから業務効率化日々の課題となってきますね。
多くの人が利用する人材派遣業では、スケジュール調整をいかに効率よくしていくかが要となっていきます。
本記事では、人材派遣業では重要である日程調整についてまとめました。
人材派遣業に従事しているあなたも人材派遣業ではないけど業務効率アップしたいなと感じている方にも有益な記事になっています。
派遣業務での日程調整シーンをいま一度おさらい
人材派遣会社にお勤めならば、日程調整が必要なシーンが多々あり日程調整に時間を多く費やしていると思います。
現在、自社に所属している派遣の労働者の方はもちろんのこと、これから契約する求職者、派遣先企業の担当者、そして自社内での各部署やスタッフとの打ち合わせや会議など、スケジュールを管理して、調整しなければならないシーンが多岐にわたりますね。
人材派遣会社は業績が良くなると、契約する派遣労働者や派遣先の企業が増加します。そうなると、日程調整やスケジュール管理に時間と手間がかかり、営業活動や派遣労働者、派遣先企業へのフォローがどうしても疎かになりがちです。その結果、これまでに積み上げてきた派遣労働者や派遣先企業とのうまく連携がとれなくなってきて信頼関係が崩れたり業績が悪化することも出てきてしまいます。
そこで導入したいのが、日程調整ツールと呼ばれるスケジュール管理ツールです。日程調整ツールを使うことで、スケジュール管理を効率化するだけでなく、連絡ミスやダブルブッキングといった「人的ミス」のリスクを大幅に軽減することができます。
日程調整ツールをどのような場面で使えるか見ていきましょう。
1.求職者との日程調整
日程調整ツールは、人材派遣会社が募集する案件に応募した求職者との面談日程を決める際に役立ちます。
このケースでは、面談をするまでの期限がある程度決まっているため、自分のスケジュールに空きのあるいくつかの面談日時の候補を提示し、求職者に選択してもらう方法が良いでしょう。ご自分の空き時間を提示する際には、面談時間がどのくらい必要か、就業までのどのタイミングで面談を実施すべきかなどを考慮してください。
2.登録者との日程調整
求職者が面談後にあなたの派遣会社と契約し、登録が完了すれば、次に登録者が応募した案件についてのスケジュール管理を行わなければなりません。
そして派遣先の選考を無事パスすれば、登録者の職場見学や派遣先との打ち合わせ、契約といった日程調整が発生しますね。このようなケースでは、個々に連絡を取り合うため、日程の調整や確認ミスが最も起きやすくなります。
日程調整ツールを導入することで、派遣元・登録者・派遣先の3者が早く、そして確実にスケジュールを共有できるのでしょう。
3.派遣先企業との日程調整
自社からのスタッフ派遣が決まれば、派遣先企業への職場見学や、各種契約書類の受け渡しの日程を調整しなければなりません。ここでも、派遣元と派遣労働者、派遣先企業のスケジュールを合わせる必要があるため、個々の調整が必要です。
このスケジュールを調整する際に日程調整ツールを利用することで、自分の空き時間をすぐに確認できるだけでなく、他に管理する仕事とのダブルブッキングを起こす心配もなくなります。
お相手として他の企業様が関わってくる段階ですのでスムーズでミスがない日程調整が求められます。
4.派遣労働者との日程調整
自社に登録している派遣労働者の管理にも、日程調整ツールが役立ちます。
派遣先への職場見学や各種契約書類の作成、受け渡しなどのスケジュール管理には、日程調整ツールが欠かせません。またそれ以外にも、派遣労働者の抵触日となる期日前に、契約を更新するか否かについての意思確認も必要となります。
これらを日程調整ツールで管理し、社内のスタッフで共有することで、見落としや更新漏れなどのミスを防ぐことができます。
5.同僚・部下など社内との日程調整
社内でのスケジュール管理にも有効活用できます。
特に営業部門では、各営業スタッフの商談の動向やスケジュールの空き状況などをリアルタイムに把握できるため、忙しいスタッフに仕事が集中することを防げます。
これにより、新規派遣先との契約や、重要な商談を効率良く管理できるでしょう。
また、部署を問わず全てのスタッフのスケジュールを一元管理することで、少数精鋭の組織で大きなプロジェクトを遂行することも可能です。
このように、日程調整システムは、派遣労働者や派遣先の企業とのスケジュール調整だけでなく、社内の各部署やスタッフとの縦と横の連携強化を可能にします。
関わる人が多くなるほど役立つ日程調整ツール。
日程調整ツールとは、2人以上の複数の人が、同時にスケジュールを調整するためのツールです。この日程調整ツールの特徴は、様々なビジネス上のシチュエーションに対応できるように作られているところにあります。
例えば、派遣先の担当者や派遣労働者と職場見学会などイベントの予定を合わせたい時に、お互いにメールなどを使って空き日程を送りあったとしても、それぞれの空き時間を揃えて共有するまでには、相当な時間がかかるでしょう。
そのようなシーンでも、日程調整ツールを使えば、オンラインでリアルタイムに情報を共有できるため、最短でスケジュールを調整できます。
日程調整ツールを導入することにより、これまで煩雑だったスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。その結果、時間とコストの削減とともに、スケジュールの調整ミスのリスクを軽減できます。
日程調整でツールはここがいい！
日程調整ツールの便利さは書き出したら収まらないほどあります。
みなさんが1番は求めているのはスケジュール管理の工数を少なくしたい。
これに限りますよね。日程調整ツールを導入するといままでの日程調整がこうなります。
URLを送るだけ
日程調整ツールの多くは、1つのURLを送るだけで相手が都合の良い日程を回答してくれます。そのため、個別に文面を変更して調整をする手間が省けます。
求職者の方にとっても、何度も往復する必要がなく、負担が少なくなります。
Web上で作業が完結
ツールを利用すれば、Web上で一連の作業が完了します。
人材会社様はパソコンからURLを送り、受け取った側はスマートフォンから回答するなど、デバイスが異なっていても対応できます。
このURLで送るページの作成も簡単にできるものが多いのでやらなければいけない仕事はぐっと減り、業務がスムーズになります。
日程調整ツール選ぶ際のポイント
使いやすいツールであること
日程調整ツールを導入する際には、ツールの使いやすさが最も重要となるでしょう。特にツールを使う相手がPCではないケースもあるので、スマホでも見やすくて使いやすいツールを選ぶことをお勧めします。
特に派遣スタッフとの調整では、相手がスマホ利用であったり、ITリテラシーが高くないこともあるでしょう。そこで、マニュアル無しでも使えるようなわかりやすさが重要となります。日程調整ツールには、現在多くの種類が出回っているので、自社に必要な機能が備わったツールの中から、できるだけ使いやすそうなツールを選択しましょう。
見やすいツールであること
見やすさは、使いやすさにも直結する重要な要素です。使いやすさでも解説したように、常にPCを使える環境にない派遣スタッフの中には、スマホのみで対応される方も多いはず。つまり、スマホなどPC以外のデバイスからでも見やすくて操作しやすいツールであることが重要です。派遣企業に登録する方の中には、比較的高齢の方もおられるため、文字が大きく表示されていたり、シンプルな画面、シンプルな操作性のツールをお勧めします。
ダブルブッキングが発生しないような即時反映
日程調整ツールにおいては、オンラインでリアルタイムに対応できるかが重要です。もしもスケジュール管理にタイムラグが生じると、複数の方が同時に1つの枠に登録してしまい、ダブルブッキングとなってしまう可能性があります。ダブルブッキングが生じると、派遣会社側でスケジュールの再調整を行わなければならず、結果として手間が増えたり、最悪のケースでは契約が不成立となる可能性もあります。このような事態を防ぐためにも、即時性の高い日程調整ツールの導入が必要です。
法人向け日程調整ツールWaakLink。アンケートに答えると比較表プレゼント
日程調整ツールを導入すれば、ほとんどのタスクを自動化できます。ダブルブッキングやヒューマンエラーも減らせることを踏まえると、多少のコストをかけても導入するメリットは大きいです。有料ツールの中には無料トライアルを用意している会社が多いのでまずは試してみるのもいいかもしれませんね。
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WaaqBLOGでは日程調整ツールに関する記事やビジネスに役立つ記事を更新しています！
今後の記事もお楽しみに(^^)/
