社内のスケジュール管理としてエクセルを使っているという企業はまだまだ多いと思います。共有設定にすれば誰が開いても最新の状況が見れるし今でも特に困ってません！なんて方もいるかもしれません。
でも実は若手の社員たちにはうちの会社まだエクセル管理なの？古いなあ…なんて思われているかも…！？
スケジュール管理ツール＝日程調整ツール。
スケジュール管理・通知・共有などに使えるシステムで、機能や特徴は製品ごとに異なります。ここでは、ビジネスに役立つスケジュール管理ツールのご紹介です。
エクセルでのスケジュール管理方法とは何が違うのか？をこの記事を読むことで理解できるでしょう！
エクセルを使ったスケジュール管理のメリットとデメリット
メリットは日程の管理のしやすさ
エクセルはビジネスシーンでは標準的なツールのため、企業内や企業間で利用する場合はおそらく全員が使い方を知っており準備や説明が不要な点がメリットです。
また表を手軽に作成でき、かつ関数を使えば集計も簡単なため、全ての出席者のスケジュールを一覧表で管理できます。
デメリットは社外の人との日程調整
デメリットとしては社外の人、例えば一般顧客や個人事業主のPCやスマホに、エクセルが入っていない場合があります。
もちろんインストールすれば利用可能ですが、中にはエクセルソフトを使ったことない方もいるかもしれません。
またエクセルファイルは、ファイルのやり取りを繰り返すとどれが最新のファイルか判らなくなる可能性があります。
そのためエクセルを利用する日程調整は
- 出席者全員がエクセルを利用できる
- ファイルの版管理をできる
の2点が前提となり万人向けとは言いがたいです。
しかしメリットでお話したように社内では管理が容易なのも事実なのでまだまだ継続してエクセルで社内の日程調整をしている会社も多いのでしょう。
エクセルで日程の管理はできる…けどその日程を決める工程自体を減らしたくないですか？
ツールを使用せず、エクセルによってスケジュールやタスクを管理することもできることはできます。スケジュール調整のツールなんかが開発される前はエクセルで管理していたという会社は多いかもしれません。実際、エクセルでフォーマットさえ作ってしまえば社内のスケジュールの管理、共有はできてしまうでしょう。
ですがその共有するまでの日程調整はどうでしょうか？
メール作成をして、カレンダーから自分の空いている日時をお相手に提案、メールに日程候補を3-4件記載し、問題ないか確認して…お相手から連絡がきてうまく行けば一回のやりとり、合わなければ何回も同じやり取りをし…確定した場合は御礼のメールと自分のカレンダーに自分で入力。これが今やっている日程調整だと思います。対応する人数が多くなればなるほど業務負荷がかかっているでしょう。
これがなくなったら他の業務にももっと集中できるのでは…？そう思いませんか？
日程調整ツールで工数を減らすことができる
先述した今まで相手との日程調整にかかっていた作業の時間１日４０分→１日５分 これを実現させたのが日程調整ツールです。
日程調整ツールとは、2人以上の複数の人が、同時にスケジュールを調整するためのツールです。この日程調整ツールの特徴は、様々なビジネス上のシチュエーションに対応できるように作られているところにあります。
日程調整サービスと調べると色々なツールを比較している記事が沢山出てくるでしょう。なのでもう大体の機能は知ってるよーなんて方もいるかもしれません。
ビジネス向け日程調整ツール
ビジネス向けのものになると外部カレンダー（Googleカレンダーなど）と連携できたり先方とミーティングの設定が容易にできたりなどの日程調整がしっかりできるようになり無料で提供されているサービスに比べると一気にできる事の幅が広がります。ビジネスにおいて導入するならば有料の方が結果的に生産性があがり導入するメリットの方が大きいです。ここでは今人気の日程調整ツールをご紹介します。
WaakLink
「WaakLink」は料金の公開はないですがハイスペックだと口コミで人気を博し大手企業からベンチャー企業まで様々な業種で使われている日程調整ツールです。提案型、予約型、投票型の基本の３つの日程調整方法を提供。日程調整が開始されてから出席者の応答がない場合、自動的にリマインドメールが送信されるため、日程調整の漏れを防ぐことができます。担当者自動割り当て機能では、ゲストからの予約が入ると、スケジュールの空き状況や割当の設定に応じて適切なホストを自動でアサインします。
進捗管理機能もあり、リモートワークやテレワーク中でもチームの調整進捗を把握しやすい。また、日程調整フォームはカスタマイズが可能な上、自社の問い合わせや無料相談などのページ内に埋め込んで表示することもでき自由度がかなり高いです。
- 料金：要問い合わせ
（出典：WaakLink公式サイト）
TimeRex（ミクステンド株式会社）
「TimeRex」無料版でも一般的に知られている「調整さん」を提供するミクステンドが開発したツールです。リマインドメールや日程調整完了のメール、メッセージなどのフォロー機能、「商談で聞きたいこと」など設問項目のカスタマイズを設定できる点が特徴的です。日程調整方式は、1:1 、全員が参加、誰か1人が参加、など様々なシーンで利用できます。
日程調整APIがあるため、よりこだわった日程調整ができそうです。
※API…「アプリケーション・プログラミング・インターフェース（Application Programming Interface）」の略称
- 料金：月額750円/ID（ベーシックプラン）〜 ※無料プランからあり
（出典：TimeRex公式Webサイト）
Jicoo（ジクー株式会社）
「Jicoo」は「チームで使える」をコンセプトに開発された日程調整ツールです。Google カレンダーやOffice365予定表といった外部カレンダーツールを含め、様々なアプリと連携が可能なのも魅力の一つ。1on1からグループ間の調整までビジネスで想定される幅広い日程調整に対応しています。カレンダーへの反映や、Web会議の作成、管理者への共有まで自動化できる基本機能はもちろん予約ウィジェットの埋め込みやロゴの変更、メッセージのカスタマイズなど、フォームを自由に設定できる点も強み。
料金：月額980円（税込）/ID（Startup）〜 ※無料プラン
（出典：Jicoo公式Webサイト）
日程調整ツールとエクセルを組み合わせての利用
ここまで読み進めてみて日程調整ツールが便利なのはわかったけどやはりエクセルで他部署ともわかりやすくエクセル表で日程調整管理をしたいなあなんて思った方もいるかも知れません。そんなあなたには日程調整ツールとエクセルを組み合わせて管理する方法をご紹介します。
前提として利用する日程調整ツールににCSV形式でのデータ出力（ダウンロード）機能が必要となります。
社内での日程調整にエクセルを使った管理が必要な場合
今までエクセルを見慣れていた方や社外では日程調整ツールを使っているが社内ではまだまだエクセルでの運用が大部分を締めているのでエクセルでミーティングの可視化ができたらいいなあということもあるかもしれません。
自身で入力しなおすにしても入力間違いも発生しやすくビジネスに影響が出る危険もあります。
そのため日程調整ツールから項目と日程のデータを出力して、エクセルに取り込み管理できる機能がある日程調整ツールがおすすめです。
日程調整ツールからデータをエクセルに移して管理する方法
まずは日程調整ツールの管理画面で外部出力の項目を探してデータをダウンロードします。
保存する形式は大体がCSVのため拡張子「.csv」で保存、エクセルで保存したファイルを開きます。
すると各セルにデータが並ぶシートが表示されます。
上記の例では空白ですが日程調整ページの詳細ををこのようなエクセル表で出力できるので自身で入力しなおすことがありません。どんなミーティングで何人、誰が出席するのかなどが表になるので後の確認もしやすくなり便利な機能となっています。
入力ミスなどのヒューマンエラーも減り、業務も減り他の作業に注力できるようになります。
エクセル×日程調整ツールの活用で効率的な日程調整をしよう
日程調整ツールを導入すると業務効率化にたくさんのメリットがあります。どの日程調整ツールが良いか選択にお困りの方は、まず使いやすくサービス連携や必要に応じたデザインのカスタマイズなどの機能も十分に備わっている日程調整ツールの導入がおすすめです。
今回エクセルデータダウンロード機能があるということでWaakLinkを例にご紹介しました。
WaakLinkの機能がもっと知りたいというかたはこちらから資料請求ができるので是非お問い合わせしてみてくださいね。
