日程調整ツールを使って作業削減
ビジネスにおいて1つのミーティングの日程調整をするために平均7.3通のメールのやりとりをしているといわれています。
営業が本業である中で相手との日程調整というのはなかなか時間をとる作業です。本来の本業は営業で数字をとることですがこの地道な作業が億劫でモチベーションが上がらないなんてこともあるのではないでしょうか？
日程調整ツールを利用すれば、会議のスケジュール調整のやりとりを最大限省くことで営業サイクルを加速させることができるのです。
どんなシーンで日程調整を使っているかおさらい
提案や打ち合わせにおける日程調整
自社商品の提案や新規契約に向けた打ち合わせ、ミーティングなど、顧客とのビジネスの際には日程調整が必ず発生します。
しかしながら、商談は時間を確保したからといって、そこで完結するわけではありません。
商談においてはまず、決裁権を持つ重要人物との面談を取りつけることが重要で、さらに顧客により理解を深めてもらうため、面談の時間延長が可能かも考慮しておかなくてはなりません。
そして面談をおこなう場所は、オープンスペースなどではなく、落ち着いて話せる場所であることも大切です。
こうした条件を満たすことが求められるビジネスにおける日程調整は、単に日時を調整するだけにとどまらず、商談に臨む「人」と「場所」を同時に確保しなければならない大事な業務といえます。
アポイントのキャンセルに対する日程調整
ビジネスにおける営業活動では、顧客側の都合で日程の変更を余儀なくされる可能性を常に考慮しなければなりません。
そして、キャンセルされたアポイントメントはできるだけ早く再調整が必要です。ところがこれに手間取っていると、顧客の購買意欲が冷めてしまうことにより、商談が不成立となる恐れがあります。
そこで日程変更が急に発生した場合、商談などのビジネスを立ち消えにしないためには日程の再調整も非常に重要です。
他部署との連携における日程調整
商談だけではなくときに他部署のスタッフとミーティングをしたり同行を依頼した方が成約率が高まる場合があります。
たとえば営業担当だけでは説明しきれないような専門的な話題が想定されるケースなどがそのひとつです。こうした場合は他部署の専門スタッフが同席していると商談はよりスムーズに進めることができます。しかしながら、顧客の日程調整のみならず、複数人の社内メンバーの日程調整することは単独の調整よりも困難です。
このため、各方面にわたる円滑な日程調整をおこなうことは営業手腕が試される重要な場面といえます。
ビジネスにおける日程調整の課題
ここまでご紹介したように営業活動のなかでも重要性が高く難しいのも日程調整です。このため、日程調整には業務上のいくつかの課題がみられます。
日程調整に割く時間の増大
冒頭でもご紹介したように営業活動における生産性の低下は日程調整に割く時間が招いているといっても過言ではありません。
通常、商談にかかわる日程調整ではクライアントへの日程の打診からはじまりそれに対する返信の対応、さらに日程を再調整し、最終回答するといった段階を踏み、このそれぞれに一定の時間が必要です。
また同様の調整を複数人に対しておこなわなければならない場合、さらに時間を要し、営業本来の業務を圧迫します。
成約チャンスの逸失
日程調整は時間を要することで本来業務に割く時間を圧迫するだけでなく、調整に失敗すると商談不成立のリスクも高めます。
すると、クライアントが競合他社からも同様の提案内容を受けている場合などでは、アポイントがとれていないことによって成約のチャンスを逸することにもなりかねません。
ビジネスに役立つ日程調整ツールとは
日程調整の過程で業務効率が低下するのは、これまでその手段を電話やメールといった方法だけしかなかったのが原因の１つです。
こうした方法では提案した日程でなかなか都合がつかないだけでなく、日時の間違いや、度重なる日程調整の繰り返しで顧客の気分を害するといったことが起こってしまうかもしれません。
そこでこれらのストレスを排除し、スムーズにビジネスを進めることができるのが日程調整ツールです。
日程調整ツールをビジネスに導入すれば、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを活用し、複数人とのスケジュールの調整や連絡を自動化・簡略化することでビジネスにおける日程調整の負担を軽減することができます。
日程調整ツール活用のメリット
日程調整ツールを活用することで煩雑な日程調整業務から解放されるため、日々の営業活動のなかで次のようなメリットが期待できます。
業務の効率化
日程調整ツールはクライアントを含む複数人のスケジュール確認とその調整、さらに連絡や商談場所の設定を一元管理可能です。
これにより営業担当者の日程調整にかかわる負担を軽減し、生産性のある本来の営業業務に注力することができます。
ダブルブッキングの防止
日程調整はスケジュール変更を重ねることでダブルブッキングをはじめとした調整ミスのリスクが高まります。
その点、日程調整ツールを活用すれば急なスケジュール変更も即座に反映されることから、こうしたリスクを軽減することができます。
ビジネスに役立つ日程調整ツールの機能
日程調整ツールで提供される機能は製品によって異なります。
このため導入の際には事前に確認が必要ですが、多くの日程調整ツールで共通して営業活動に役立つ機能としては、主に以下のようなものがあります。
カレンダーツールとの同期
外部のカレンダーツールとの連携により、候補日時の抽出やスケジュールの自動登録などをおこないます
代表的な外部カレンダーはGoogleカレンダーなどがありすでに社内の共有カレンダーとして利用している企業も多いのではないでしょうか？
Googleカレンダーについてはこちらも御覧ください。
メール通知・リマインド機能
日程調整のほか、確定日時の連絡メールを商談相手に自動送信するほか、返答を求めるリマインドメールも自動送信します。
マルチデバイスへの対応
通常日程調整ツールは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスに対応し、シーンを選ばすにアクセス可能です。
ビジネスに活用できるおすすめの日程調整ツールを厳選
日程調整ツールはその機能から営業活動だけでなく、社内メンバー同士のスケジュールの調整など企業活動の中で幅広く利用され、またさまざまな製品が登場しています。
そこで、特にビジネスに特化した日程調整ツールをご紹介しています。
２０２３年最新の厳選日程調整ツールはこちらを御覧ください。
調べていくと有料と無料の日程調整ツールがありますがその違いについてもこちらの記事でも詳しくご紹介していますので日程調整ツールの検討している方はこちらの記事は必読です。
日程調整ツールを導入すれば、ほとんどのタスクを自動化できます。ダブルブッキングやヒューマンエラーも減らせることを踏まえると、多少のコストをかけても導入するメリットは大きいです。有料ツールの中には無料トライアルを用意している会社が多いのでまずは試してみるのもいいかもしれませんね。
最初にご紹介したWaaqLinkではアンケートに答えるだけで日程調整サービス３０項目を比較できる比較表をプレゼントしているので見てみるとより日程調整サービスへの理解が深まるかもしれません。
