スケジュール管理＝日程調整サービスの導入
日程調整サービスとはなにか？
日程調整ツールは、今まで相手先との日程調整にかかっていた作業のすべてを自動化するツールのことを言います。呼び方は様々ですが最近では、「日程調整ツール」「スケジュール調整ツール」（※スマホ対応なら日程調整アプリ）などと呼ばれています。
基本的にお互いのスケジュールを合わせていく上で下記の作業が発生します。
- 会議に参加するメンバーの予定を把握し候補日をさがす
- 候補日程を仮押さえする
- 候補の仮日程を相手先にメールや電話で伝える
- 相手先から確定日をいただく
- 会議の参加メンバーのカレンダーに確定日を入力
- 仮押さえした日程は間違えないように削除
- オンライン会議用の場合はZoom、Teams、Googlemeetなど自分でURLを発行する
- 会議参加メンバーにオンライン会議用のURLをメール送付
- 必要な場合は前日に会議日程をリマインド連絡する
大体このようなことが打合せ日程を決定する際に発生しますね。この大変面倒な作業を、日程調整ツールを利用すればミーティングの予定もすぐに確定できるようになります。日程調整サービスは画期的なツールです。
日程調整ツールを利用する場面
ビジネスシーンでのミーティングにおいて、全ての場面で利用できます。例えば、
- 採用面接では、候補者との日程調整
- 顧客打合わせでは、顧客先との日程調整
- 社内打合わせでは、メンバーとの日程調整
- セールスでは、商談先との日程調整
さらに、「日程調整ツール」を使うと１対1の打合せはもちろんのこと、OR条件やAND条件という設定ができます。
- OR条件・・・複数人の誰か一人が参加する
- AND条件・・・複数人全員が参加する
【例】
①１人をメンバーの中で誰か日程が空いている人で調整したい…OR条件
②全員が空いている日程の中で調整したい…AND条件
このような複雑な条件の形の日程調整も日程調整ツールを使えば簡単に設定できますので打ち合わせの調整などの手間が大幅に少なくなります。
日程調整は主に３つの種類。
日程調整ツールは、大きく分けると3つの種類があります。
候補提案型
候補提案型は、日程候補を主催者側でピックアップし、空いている日時を提案します。調整相手が、提案された日程候補の中から日時を選択すると、自動的にカレンダー（多くの日程調整ツールが外部カレンダー連携可能）に入り、日程が確定する方法です。日程候補を主催者側で選択する必要があるので、少し主催者側での作業も発生します。
予約受付型
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部カレンダーツールと連携してる場合、自分の空いている日程候補が日程調整用のカレンダーに自動的に抽出し反映されます。相手先は、調整用カレンダーの中から、好きな日程を選択すると、自動的に自分のカレンダーと相手先のカレンダーに予定が入り日程が確定されます。これはよく使われる調整方法だといえます。
投票型
投票型は、「調整さん」や「伝助」などビジネスシーンよりも、忘年会や飲み会などの調整に利用されている昔ながらの日程調整です。カレンダーとの連携は特になく、主催者は、候補日を複数あげて参加者に「〇」「△」「✕」で答えてもらい、日程を決める方法です。
ビジネス利用なら最初から法人向け日程調整サービスから選ぼう
現在日程調整サービスは数多くあり一体何がいいの？できるならば無料がいいけど…という方がとても多いと思います。
無料だとよく聞くのがTimeRex、eeasyあたりですね。0円から使える日程調整サービスなのでとりあえずどんなものなんだろうと使ってみたい方にはおすすめです。
ですが無料を謳っているものでもビジネスシーンで使うとなるとこの機能もっと欲しいな…などオプションをどんどん追加していったら結局有料のサービスと最終的な価格は変わらなかった、などの口コミが多いのでビジネスにおいては完全無料だとカバーしきれないということがほとんど。
それに沢山のサイトでおすすめの日程調整サービス比較をされていますがそもそもの比較数が多すぎて比べきれない！
それならば最初からビジネスシーンで使うことに着目して開発されている日程調整サービスを比較するのがおすすめです。
ここでは実際に多くの上場企業やベンチャー企業がシェアしていて企業シェア率が上位である人気の日程調整サービスを厳選ピックアップしてご紹介します。
２０２３年に使いたい！多機能日程調整サービス厳選４選
waaq Link（waaq株式会社）
（出典：waaq Link公式Webサイト）
料金の公開はないですがハイスペックだと口コミで人気を博し大手企業からベンチャー企業まで様々な業種で使われている日程調整ツールです。提案型、予約型、投票型の基本の３つの日程調整方法を提供。日程調整が開始されてから出席者の応答がない場合、自動的にリマインドメールが送信されるため、日程調整の漏れを防ぐことができます。担当者自動割り当て機能では、ゲストからの予約が入ると、スケジュールの空き状況や割当の設定に応じて適切なホストを自動でアサインします。
進捗管理機能もあり、リモートワークやテレワーク中でもチームの調整進捗を把握しやすい。また、日程調整フォームはカスタマイズが可能な上、自社の問い合わせや無料相談などのページ内に埋め込んで表示することもでき自由度がかなり高いです。
- 料金：要問い合わせ
TimeRex（ミクステンド株式会社）
（出典：TimeRex公式Webサイト）
無料版でも一般的に知られている「調整さん」を提供するミクステンドが開発したツールです。リマインドメールや日程調整完了のメール、メッセージなどのフォロー機能、「商談で聞きたいこと」など設問項目のカスタマイズを設定できる点が特徴的です。日程調整方式は、1:1 、全員が参加、誰か1人が参加、など様々なシーンで利用できます。
日程調整APIがあるため、よりこだわった日程調整ができそうです。
※API…「アプリケーション・プログラミング・インターフェース（Application Programming Interface）」の略称
- 料金：月額750円/ID（ベーシックプラン）〜 ※無料プランからあり
スケコン（株式会社TIME MACHINE）
（出典：スケコン公式Webサイト）
オンライン名刺交換に強みを持つ日程調整ツールです。名刺交換ができると売りなので商談に強いのがウリ。スケジュール調整をしたメンバーとは自動で名刺交換がされて、情報はアドレス帳に登録されます。登録された情報はCSV出力も可能で、営業に利用しやすいと人気の日程調整。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーにも連携可能。回答を自動更新してくれたり、予定が決定されると自動で反映されたりなど余計な手間もかかりません。また、定期的なツールの脆弱性検査やAWSでのデータベースの暗号化などセキュリティ対策も万全。
※AWS…Amazonが提供するサーバー、ストレージ、データベースなど200以上のフル機能サービスをクラウド上で管理することができるサービス
- 料金：月額600円（スタンダードプラン）〜 ※無料プランあり
Jicoo（ジクー株式会社）
（出典：Jicoo公式Webサイト）
jicooは「チームで使える」をコンセプトに開発された日程調整ツールです。Google カレンダーやOffice365予定表といった外部カレンダーツールを含め、様々なアプリと連携が可能なのも魅力の一つ。1on1からグループ間の調整までビジネスで想定される幅広い日程調整に対応しています。カレンダーへの反映や、Web会議の作成、管理者への共有まで自動化できる基本機能はもちろん予約ウィジェットの埋め込みやロゴの変更、メッセージのカスタマイズなど、フォームを自由に設定できる点も強み。
- 料金：月額980円（税込）/ID（Startup）〜 ※無料プランあり
２０２３年は日程調ツールを使って仕事をよりスムーズにしよう
今回は、法人向け日程調整ツールを４社に絞ってピックアップしました。
それぞれの会社でフォームの作り方や機能が違ったりするのでまずは資料請求してみると良いでしょう。
日程調整ツールを導入すれば、ほとんどのタスクを自動化できます。ダブルブッキングやヒューマンエラーも減らせることを踏まえると、多少のコストをかけても導入するメリットは大きいです。有料ツールの中には無料トライアルを用意している会社が多いのでまずは試してみるのもいいかもしれませんね。
最初にご紹介したWaaqLinkではアンケートに答えるだけで日程調整サービス３０項目を比較できる比較表をプレゼントしているので見てみるとより日程調整サービスへの理解が深まるかもしれません。
まだ日程調整ツールを導入していないなら２０２３年はマストで取り入れていきましょうー！(^^)/
