打ち合わせやミーティングをする上で、まずしなければならないタスクが「参加者全員の日程調整」です。
社内・社外問わず、メールで日程を調整することは地味に面倒で煩雑な作業ですが、ここを間違えると当日大変なことになってしまいます。
今回は、メールで打ち合わせの日程調整をする際のポイントをご紹介します。
目次
相手に日程の候補日を提示する
こちらで日程を決めるのではなく、いくつか候補日を提示しましょう。
事前の面談で「いつでもいいですよ」との声をもらっていた場合でも、3パターン程度は日にちを提示するのがマナーです。
候補日だけではなく、おおよその時間帯を示しておくのも親切です。
「その日は難しいです」などのやり取りを最小限にするための心配りをしておきましょう。
もちろん、初めて会う相手であれば、こちらから日程を申し出るのが失礼にあたる場合もあります。
相手との関係に合わせて、どのように打ち合わせを持ちかけるのかの判断が必要です。
日程調整の負担を最小限にする
メールで日程の調整をする場合、大きくは3つの流れを踏まえることになります。
- 打ち合わせの目的、日程の候補日を伝える
- 相手からの返信を待つ
- 日程確定のメールを送る
1対1の打ち合わせならまだしも、複数人が関われば全員のアポイントを取らなければなりません。
少なくともこちらが出すメールには、候補日の日付間違えなどのミスがないように、最新の注意をしましょう。
面倒な日程調整メールとはさよなら！waaqのサービス
何度かあったことがあるお相手や社内のメンバーであれば、waaqのサービスをつかった日程調整がおすすめです。
こちら側からカレンダーを設定することで、空いている時間にお相手から予定を入れることが出来ます。
その際、お相手は会員登録等の必要がありませんので、社内でも社外でも同じように簡単に日程調整することが可能です。
定型文を保存しておけば、都度都度煩雑なメールを送る必要もありません。
日ごろの打ち合わせの日程調整に、ぜひご活用ください！
