【日程調整のメール】面倒じゃない?最低限確認したいポイント

2020 10/18
【日程調整のメール】面倒じゃない?最低限確認したいポイント

打ち合わせやミーティングをする上で、まずしなければならないタスクが「参加者全員の日程調整」です。

社内・社外問わず、メールで日程を調整することは地味に面倒で煩雑な作業ですが、ここを間違えると当日大変なことになってしまいます。

今回は、メールで打ち合わせの日程調整をする際のポイントをご紹介します。

目次

相手に日程の候補日を提示する

こちらで日程を決めるのではなく、いくつか候補日を提示しましょう。

事前の面談で「いつでもいいですよ」との声をもらっていた場合でも、3パターン程度は日にちを提示するのがマナーです。

候補日だけではなく、おおよその時間帯を示しておくのも親切です。

「その日は難しいです」などのやり取りを最小限にするための心配りをしておきましょう。

もちろん、初めて会う相手であれば、こちらから日程を申し出るのが失礼にあたる場合もあります。

相手との関係に合わせて、どのように打ち合わせを持ちかけるのかの判断が必要です。

日程調整の負担を最小限にする

メールで日程の調整をする場合、大きくは3つの流れを踏まえることになります。

  1. 打ち合わせの目的、日程の候補日を伝える
  2. 相手からの返信を待つ
  3. 日程確定のメールを送る

1対1の打ち合わせならまだしも、複数人が関われば全員のアポイントを取らなければなりません。

少なくともこちらが出すメールには、候補日の日付間違えなどのミスがないように、最新の注意をしましょう。

面倒な日程調整メールとはさよなら!waaqのサービス

何度かあったことがあるお相手や社内のメンバーであれば、waaqのサービスをつかった日程調整がおすすめです。

こちら側からカレンダーを設定することで、空いている時間にお相手から予定を入れることが出来ます。

その際、お相手は会員登録等の必要がありませんので、社内でも社外でも同じように簡単に日程調整することが可能です。

定型文を保存しておけば、都度都度煩雑なメールを送る必要もありません。

日ごろの打ち合わせの日程調整に、ぜひご活用ください!

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