良い産業医が見つかったのに、日程調整が難しい？
50名を超える事業場では産業医の職場巡視が少なくとも2か月に1度は義務づけられているため、一度訪問すれば終わりではなく、長きにわたり訪問していただく形になりますね。
ただ昨今、深刻な産業医不足も叫ばれています。
そのなかで長いお付き合いとなるため、日程調整はスムーズに行いたいですよね。
しかしここで自社に合ったぴったりマッチングするような良い産業医が見つかっても、訪問がままならない、ということが発生することが問題となっています。
それは「訪問の日程・時間が希望と合わない」という状況です。
大手企業の場合は専属で産業保健医を雇用している企業もありますが上の表のように3000人に対して2人の割合になってくるとうまく社員と予定をマッチングさせるのに担当部署に大きな負担がかかりますね。
スムーズな日程調整をするメリット
50名以上の従業員が存在する事業場では、法令で産業医の訪問が義務づけられていますが産業医の先生が決定した後、よく聞くのが「訪問時に次回の日程を決めましょう」という流れになります。
ですがこのやり方だと管理が複雑になり、どちらかがその日を忘れやすくなったり、先生と企業側との調整がつきづらくなっていきますね。
調整ができず、結果訪問が行われない月が発生してしまうこともありとても大きなリスクになってしまいます。
また訪問ができない月が発生した場合、どちら側の理由で訪問できなくなったのか不明確になります。
産業医の中には嘱託産業医である場合もあり予定が変わりやすく管理しにくい点があるので簡単でかつスムーズな日程調整が必要になります。また企業側も産業医のスケジュールが確定してから衛生委員会の開催日などの準備にも余裕ができますね。
パワハラ、マタハラ、長時間労働などさまざまな会社への不満叫ばれる昨今、あらゆる企業に「健康経営」が求められるようになっています。
企業が福利厚生の一貫で従業員の健康づくりに投資することで、従業員のモチベーションが高まるだけでなく、生産性向上にもつながっていきます。
定期問診以外での突発的な日程調整の必要も
職場巡視等で定期的な訪問が義務づけられているケース以外でも、さまざまな形で産業医面談を希望する人は増えてきます。
ストレスチェックの結果による高ストレス者への面談をはじめ、ある日急に従業員が診断書を持って出社し、休職にかかる面談を急遽調整しなくてはならない、ということもよく聞く話です。
休職にともなう面談など緊急性のある場合は、なるべく早くに面談を行わなくてはなりません。
もし定例で訪問日を決めている場合でも緊急な場合、別途産業医と日程の調整が必要になります。
産業医の先生は嘱託の場合や通常業務の合間に産業医の業務を行っている場合があります。
それ以外の時間は常勤先である病院や、クリニックで他の患者様を診察しています。絶対に手の離せないような、人命に関わる対応をしている場合は予定を変えられない場合がほとんどです。
したがって、可能な日時を産業医から提示してもらい、そこから面談対象の従業員と調整をしていくという形になります。
その際に担当者が産業医と企業の間にはいり人為的な日程調整をするのは従業員が増えれば増えるほど担当部署の負担になってしまいますね。
産業医と従業員をスムーズにつなぐ！日程調整ツールWaakLink
日程調整ツールの中でも利用企業が多いWaaqLinkを例に使い簡単にどのようなことができるかご紹介します。
予約受付機能
専用の予約カレンダーから予約フォーム、問合せフォーム、などすべてワンステップで構築できます。
またシンプルに必要な予約フォームだけだったり詳しくアンケート機能をつけたり用途に合わせながら、予約画面のカスタマイズすることができます。このため、業務状況に応じた予約サイトの構築をすることが可能です。
もちろん再調整も簡単にできるので日常業務の負担にならず日程調整が可能です。
業務で使っている外部カレンダーと連携し業務時間内の予約が可能
産業医の外部カレンダーをあらかじめ日程調整ツールに共有しておけば産業医が空いている時間を従業員が日程調整ツールを通して可視化でき、自身の業務時間内での面談設定を第三者を挟まずに決定できます。
産業医は社員個人の面談以外にも衛生委員会に出席や意見だしなど様々な仕事があるのでなかなかメールや電話でのやり取りができないことも多いのです。日程調整ツールと外部カレンダーとの連携をしておけばメールでのやり取りなどなくスムーズな日程調整が可能になりますね。
外部カレンダーに詳しくない方はこちらも御覧ください♪
質問機能（アンケート機能）
先程の予約の際にアンケート機能のお話をしましたが事前にヒアリングしておきたい事項をカスタマイズしておくことにより業務の効率化に繋がります。備考欄を作成することによって既往歴など社員へのヒアリングなども効率的省けます。
メール配信、リマインド機能
前日やその前にリマインドメールを自動で送信する機能です。
受診者の「忘れてた！」を防ぐことで再調整の手間を減らし受診率UPに繋がります。
基本的に健康診断の予約受付は数週間後、数カ月後の日程であることがほとんどだと思いますが、受診者が予約していたこと自体を忘れてしまうことも多いと思います。
そんなときには送信時間を予め設定して、リマインドメールを送信できるメール配信機能はとても有効です。
予約した際の予約完了メールなども全部自動ですのでわざわざ確認して予約完了した旨のメール作成をしなくてもよくなります。
健康診断後のアンケートの作成機能
先程の記述した事前のアンケートとは別に定期健康診断が終わったあとに受診者から満足度などアンケートをとることができます。健康診断の感想や今後の改善点なども聞くことが可能なので次回にむけてスムーズな流れを作るための参考にできます。
定期健康診断以外であればミーティングの満足度調査にも使うことができるのでこの機能さえあればいちいちメールで確認するような作業もなく業務の生産性向上に繋がります。
産業医との日程調整に日程調整ツールを導入するメリット
予約の重複や受付ミスによるトラブルを防止できる
今までの産業医の予約では、電話で通話時の受付の際に聞き間違いがあったり、登録間違いなどの受付ミストラブルが発生する可能性が少なからずあったと思いますが、日程調整ツールはこういった人為的ミスを防ぎます。
受付の重複という初歩的なミスもぐんと減ります。
自動化によって時間やコストの大幅削減
健康診断の受診日程の調整は今まで、人事・総務担当が電話やメールでおこなうのが一般的でした。
ですが日程調整ツールはこれを自動化することができるので、予約カレンダーで空き状況を確認し、予約を入れられるため、これまで個人対応にかかっていた時間や工数の削減につながります。従業員が多ければ多いほどこの日程調整ツール導入をすれば時間を有効に使えますね。
受診率アップ＆時間の有効活用
日程調整ツールは事前予約によってしっかりとしたスケジュール管理が可能です。
予約枠人数や時間も管理者が詳細に設定できるので受診者は待ち時間もなくスムーズな受診ができるようになりストレスが軽減されるので、日常業務への負担も最大限に抑え受診率のアップが期待できます。
企業で利用するなら法人向け日程調整ツールがおすすめ
上記でご紹介した日程調整ツールのメリットはほんの一部。
法人に特化している日程調整サービスは基本的な機能に加えて企業の特色に合わせて内容をカスタマイズできるのが最大のメリットです。
今回のような産業医との日程調整だけでなく、お客様に向けての日程調整、社内でのミーティング日程調整、など職種や人数を限定しないのでどのシーンでも便利に活用できます。
さまざまな日程調整サービスがある中でも今多くの企業が導入しているのがWaaqLinkです。
日程調整ツールと調べると無料のも出てくるのでやはり費用がかからないのは魅力的に感じるかもしれません。
無料ツールと有料ツールを比較しわかりやすくご紹介している記事も是非参考にしてみてください。
上記でご紹介した機能は一部であり、どの業種の方も使いやすいように利用者の声を聞きながら開発されているので使いやすいと評判になりさまざまな会社が導入しはじめています。
外部カレンダー連携も便利な機能ではありますが外部カレンダーに連携はしたくない、という方はこのWaaqLink内だけでも利用できます。
WaaqLinkてどんな会社？と気になる方は資料請求ができるのでまずはお気軽にお問い合わせしてみてくださいね♪
どんな運用の仕方がある？うちの会社ではどのように使っていける？どんな質問もお答えします。
これからもっと社員への健康管理への需要も高まり産業医とのスムーズなスケジュール調整が重要視されていくことでしょう。
現在、まだ企業内で日程調整ツール導入していないのであればぜひ検討してみましょう。
まずは資料請求ができるので早速導入したい方はこちらから資料請求して詳しく見てください！
